Administratief Medewerker

METISELECT; Mechelen; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

METISELECT zoekt een polyvalente administratief medewerker om de dagelijkse werking van de dienst te ondersteunen. Je staat in voor het beheren van mailboxen, contracten en onboardingprocessen van nieuwe medewerkers.

Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en zet je proactief op om dossiers en projecten efficiënt op te volgen. Een sterke kennis van MS Office is vereist en teamwerk is een must.

Qualifications

• Je beschikt over een bachelor-diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring met administratieve ondersteuning, planning en organisatie.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en houdt overzicht over verschillende dossiers.
• Je bent proactief en oplossingsgericht ingesteld.
• Je functioneert goed in teamverband en ondersteunt collega's waar nodig.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.

Responsabilités

• Opvolgen en beheren van diverse mailgroepen binnen de algemene mailbox en het correct verwerken en classificeren van inkomende mails.
• Administratieve opvolging van verschillende contracten en samenwerkingen.
• Ondersteunen bij administratieve dossiers en projecten binnen de dienst.
• Up-to-date houden van interne contact- en overleglijsten.
• Instaan voor het onthaal en de oriëntatie van nieuwe medewerkers en interne opleidingen.

Connaissances

MS Office

Planning

Organisatie

Teamwork

Proactief

Nauwkeurigheid

Formation

Bachelor diploma

Outils

MS Office

Description du poste

AlsAdministratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van een operationele dienst en zorg je voor een vlotte administratieve en organisatorische opvolging van diverse activiteiten en projecten. Je werkt nauw samen met coördinatoren en collega's en draagt bij aan een gestructureerde werking binnen verschillende domeinen.

Je staat onder andere in voor:

• Opvolgen en beheren van diverse mailgroepen binnen de algemene mailbox en het correct verwerken en classificeren van inkomende mails. Bijvoorbeeld het beheren van de instroom van kandidaturen van vrijwilligers via de website.
• Administratieve opvolging van verschillende contracten en samenwerkingen. Bijvoorbeeld de opvolging van de raamcontracten met professionele voetbalclubs.
• Ondersteunen bij administratieve dossiers en projecten binnen de dienst. Bijvoorbeeld het analyseren van de uitstroom bij opleidingen tot specifieke functies die vrijwilligers bekleden.
• Up-to-date houden van interne contact- en overleglijsten.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.
• Instaan voor het onthaal en de oriëntatie van nieuwe medewerkers, inclusief het inplannen van interne opleidingen en het aanvragen van toegangen en applicaties.
• Up-to-date houden van publicaties op de website. Bijvoorbeeld het publiceren en verspreiden van omzendbrieven (dringende informatie voor vrijwilligers en andere stakeholders).
• Controle van onkostennota’s van vrijwilligers in het ERP systeem.
• Praktische ondersteuning bij de opstart en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.

Je bent een gestructureerde en proactieve administratieve professional die graag overzicht bewaart en collega's ondersteunt in hun dagelijkse werking. Dankzij je organisatietalent en nauwkeurigheid weet je taken en dossiers efficiënt op te volgen. Je werkt graag samen met anderen, communiceert helder en voelt je verantwoordelijk voor een correcte en kwalitatieve uitvoering van administratieve processen.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning, planning en organisatie.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en houdt overzicht over verschillende dossiers.
• Je bent proactief en oplossingsgericht ingesteld.
• Je functioneert goed in teamverband en ondersteunt collega's waar nodig.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.
• Personen onthalen
• Documenten of informatie klasseren
• Post en mails administratief beheren
• De status van dossiers opvolgen

• Documenten archiveren
• Personen onthalen
• Documenten of informatie klasseren
• Post en mails administratief beheren
• De status van dossiers opvolgen

Persoonlijke vaardigheden

• Verantwoordelijkheid
• Samenwerken
• Initiatief
• Plannen en organiseren
• Betrouwbaarheid
• Resultaatgerichtheid

Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.

VDAB-beroep: Polyvalent administratief medewerker

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.