Administratief bediende Antwerpen

airliquidehr; Antwerpen; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Job summary

Air Liquide zoekt een administratief bediende voor de site in Antwerpen. Je ondersteunt lokale teams, beheert toegangsbeheer, bestellingen en facturatie, registreert tijdsregistratie en verzorgt documentatiebeheer.

Daarnaast organiseer je opleidingen, onderhoud je contacten met andere sites en bied je back-up waar nodig om de operationele continuïteit te waarborgen.

Qualifications

• Sterke communicatieve vaardigheden om in overleg te treden met verschillende teams.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent bedreven in het gebruik van administratieve platforms, waaronder SAP.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingen in Nederlands en Engels; Frans is een pluspunt.

Responsibilities

• Je verzorgt toegangsbeheer tot de site en ondersteunt tijdregistratie van teams.
• Je doet bestelbonnen voor goederen en diensten en volgt de facturatie op.
• Je beheert orde en structuur in documentatie (Google Drive/Procedures) en organiseert opleidingen.
• Je onderhoudt contacten met productie- en onderhoudsafdelingen en ondersteunt bij de logistiek.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Tools

SAP

Job description

WAT DOET EEN ADMINISTRATIEF BEDIENDE (M/V)?

Als administratief bediende voor de site in Antwerpen is het de belangrijkste taak de verschillende lokale teams ondersteunen. Je werkt hierbij nauw samen met je collega waarbij de verschillende taken verdeeld worden, maar waar jullie ook elkaars backup zijn. De belangrijkste taken omvatten onder andere het toegangsbeheer tot de site, bestellen van goederen en diensten en het behandelen van facturen, ondersteuning bij de tijdregistratie van de teams, documentatiebeheer, organisatie van opleidingen en algemene praktische ondersteuning. Je werkt nauw samen met de productie- en onderhoudsafdeling en onderhoudt goede contacten met de collega’s op de andere sites. Mocht het nodig zijn, kan je ook ondersteuning bieden aan de andere sites wanneer daar nood aan is.

How will you CONTRIBUTE and GROW?

Verantwoordelijkheden

Het aankoopproces

• Je maakt bestelbonnen voor goederen en diensten en volgt de facturatie hiervan op
• Je beheert de jaarorders voor doorlopende contracten
• Je draagt zorg voor de organisatie van transporten en handelt douaneformaliteiten af.
• Je ondersteunt de teams in het gebruik van de verschillende toepassingen

Toegangsbeheer

• Je biedt ondersteuning aan de teams, aan contractoren en leveranciers om toegang te krijgen tot de site
• Je staat in contact met de verschillende diensten van van de overkoepelende site om op de hoogte te blijven van de afspraken en de gebruikte toepassingen.

Tijdsregistratie

• Je volgt de maandelijkse tijdsregistratie op en ondersteunt de mensen bij het correct bijhouden van afwezigheden, overuren en wachtdiensten

Documentbeheer

• Je staat in voor het beheer van procedures en zorgt ervoor dat deze tijdig worden toegewezen aan de teams wanneer deze herzien moeten worden
• Je beheert de toegangsrechten en de structuur van de documentatie in Google Drive

Opleidingen

• Je zorgt voor de praktische organisatie van opleidingen voor het personeel en maakt de nodige reservaties bij externe bedrijven.
• Je registreert de uitgevoerde opleidingen en volgt de kwalificatie van de medewerkers mee op.

Algemene taken

• Je zorgt voor de praktische organisatie van site bezoeken en grotere vergaderingen
• Je beheert een aantal praktische diensten voor de site zoals medische controles, persoonlijke beschermingskledij, kantoorbenodigdheden,...

Are you a MATCH?

Specifieke vaardigheden / vereisten:

• Sterke communicatieve vaardigheden om op een constructieve manier in overleg te gaan met de verschillende teams.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent sterk in het gebruik van de verschillende administratieve platformen waarmee gewerkt wordt, waaronder SAP
• Je kan je vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.

Our Differences make our Performance

At Air Liquide, we are committed to build a diverse and inclusive workplace that embraces the diversity of our employees, our customers, patients, community stakeholders and cultures across the world. We welcome and consider applications from all qualified applicants, regardless of their background. We strongly believe a diverse organization opens up opportunities for people to express their talent, both individually and collectively and it helps foster our ability to innovate by living our fundamentals, acting for our success and creating an engaging environment in a changing world.