Operations Coordinator

UPS; Adelaide; On-site; AUD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

UPS เป็นผู้นำด้านโลจิสติกส์ระดับโลก กำลังมองหาผู้ออกแบบและประสานงานการขนส่งด้านระหว่างประเทศในตำแหน่ง Operations Coordinator เพื่อดูแลการขนส่งเข้า-ออกทุกวันอย่างเป็นระบบ

หน้าที่หลักคือวางแผน ดำเนินการ และติดตามการขนส่งต่างๆ ใช้ Maestro เป็นเครื่องมือในการติดตามและสื่อสารกับทีมงานและคู่ค้าตลอดจนดูแลเอกสารและ MAWB ให้ถูกต้องครบถ้วน

Qualifications

• มีประสบการณ์ทำงานด้านการบริการลูกค้าในโลจิสติกส์ระหว่างประเทศจะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีความรู้ด้านอุตสาหกรรมเภสัชกรรมและการทดลองทางคลีนิคจะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มุ่งมั่นคุณภาพและใส่ใจรายละเอียด
• มีใจบริการลูกค้าเป็นเลิศ
• เป็นทีมเวิร์คได้ / สามารถทำงานด้วยตนเองได้ดี
• ถนัด MS Office / Excel / Word

Responsibilities

• ติดตามและควบคุมการขนส่งเข้า-ออกทุกวันให้ตรงเวลาที่ตกลง
• ใช้ระบบ Maestro วางแผน ดำเนินการ และติดตามการขนส่งนำเข้า-ส่งออก
• ประสานงานการรับ-ส่ง ไปยังผู้เกี่ยวข้อง/สำนักงานตัวแทน/คนขับ
• สื่อสารกับทีมบรรจุภัณฑ์เพื่อให้มีอุปกรณ์พร้อมใช้งาน
• เตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องและตรวจสอบ MAWB และทิศทางการขนส่ง
• กำหนดเส้นทางที่เหมาะสมและหมุนเวียนข้อมูลใน Maestro
• ประสานงานกับผู้จัดส่งเพื่อการส่งมอบและการจองเที่ยวบิน
• จัดการข้อขัดแย้งให้สอดคล้องกับ SOPs และงานเอกสาร

Skills

Customer service ops

Air freight / logistics

Pharma / clinical trials knowledge

Quality focus

Customer focus

Team player / self-driven

MS Office / Excel / Word

Maestro system

Tools

Maestro

Job description

รายละเอียดของงาน:

• The Operations Coordinator is responsible for monitoring all inbound and outbound shipments on daily basis to ensure that shipments are delivered within agreed timelines.
• Work with our operating system “Maestro” to Plan, execute and monitor import & export shipments
• Coordinate collections, deliveries, drop offs and recoveries with other departments / Marken Offices / Agent and drivers.
• Maintain constant communication with Packaging Team to ensure availability of required supplies for collections, deliveries, drop offs and recoveries.
• Process temperature sensitive shipments designed for the special requirements of the Cold Chain transportation processes
• Prep and maintain temperature controlled shipments as required.
• Provide the proper documentation to the agent/Marken Driver for collections, deliveries, drop offs and recoveries.
• Confirm that every recovery is complete by matching the information against the manifest during reception process.
• Provide expedited dispatch to tender the shipments immediately after collection and alert the receiving agent/office.
• Notify any discrepancies to the respective department, agent or Marken Office and update Maestro accordingly.
• Confirm that the shipment is OK to Send to final destination and obtain Master Airway Bill “MAWB” consignment instructions.
• Define the best possible route to dispatch the shipment to its final destination.
• Condition shipments as required and update the proper milestones in Maestro.
• Obtain a booking with the airline and consign the MAWB as instructed.
• Enter the Route Leg for International Flights.
• Send the Alert through Maestro.
• Coordinate with Dispatch the drop off to the Airline as per the respective SOPs.
• Use Daily Schedule Report and update Maestro with all departures from the airport.
• Handling of irregularities.
• Perform additional administrative work as deemed necessary.

Qualifications

• Professional experience in customer service operations, preferentially in the international air freight, logistics or distribution.
• Preference for existing knowledge and experience of the pharmaceutical and clinical trial industry.
• Commitment to quality and attention to detail.
• Strong customer focus.
• Team player / self-dependent / motivated to succeed.
• Proficient in MS Office / Excel / Word.

ประเภทพนักงาน: ถาวร

UPS มุ่งมั่นที่จะทำให้ที่ทำงานเป็นที่ปราศจากการเลือกปฏิบัติ การล่วงละเมิด และการตอบโต้