Veranstaltungskoordinator*in

University of Vienna; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice bis 50%

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute öffentliche Anbindung

Gerechte Gehaltsstruktur

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Job summary

Universität Wien sucht im Veranstaltungsmanagement eine engagierte Fachkraft zur eigenverantwortlichen Planung und Abwicklung von Veranstaltungen. Sie betreuen Anfragen, beraten zu Raumanforderungen, Technik und Catering und koordinieren das Event- bzw. Projektmanagement.

Zu Ihren Aufgaben gehört die komplette Abwicklung von Angebotserstellung bis Abrechnung. Hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Flexibilität sind gewünscht, zudem Kenntnisse hybrider bzw. digitaler Events.

Qualifications

• Matura oder gleichwertiger Abschluss sowie einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement oder vergleichbaren Bereichen.
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Organisation von Veranstaltungen an Universitäten.
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie gute EDV-Kenntnisse.
• Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und Online-Event-Tools, insbesondere bei hybriden oder digitalen Events.

Responsibilities

• Telefonische und schriftliche Kundenanfragen serviceorientiert bearbeiten.
• Beratung zu Raumanforderungen, Raumsetting, technischer Ausstattung und Catering.
• Verantwortung für das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement.
• Komplette Abwicklung von Angeboten, Verträgen, Vor-Ort-Betreuung und Abrechnung der Veranstaltungen.
• Operative Betreuung von digitalen, hybriden und Präsenz-Veranstaltungen.

Skills

Projektmanagement

Veranstaltungsmanagement

Kundenberatung

Englisch

Deutsch

EDV Kenntnisse

Videokonferenzsysteme

Education

Matura oder gleichwertiger Abschluss

Tools

Videokonferenzsysteme

Online-Event-Tools

Job description

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation.

Die Universität Wien ist mit derzeit fast 100.000 Studierenden und ca. 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.300 Veranstaltungen statt. In der Dienstleistungseinrichtung Veranstaltungsmanagement erwartet Sie ein attraktives, vielseitiges Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen und guten Voraussetzungen für die berufliche Weiterentwicklung.

Ihre Aufgaben

• Serviceorientierte Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen
• Intensive Kundenberatung hinsichtlich Raumanforderung, Raumsetting, technischer Ausstattung sowie Cateringanforderungen
• Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
• Komplette Abwicklung der Veranstaltungen von der Angebotslegung über die Vertragserstellung und Vor-Ort-Betreuung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen
• Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
• Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartnerinnen (Universitätsleitung, Lieferantinnen, Techniker*innen u. a.)

Ihr Profil

• Matura oder gleichwertiger Abschluss sowie erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung (Veranstaltungsmanagement, Bankett, Hotellerie, Location-Management o. ä. wünschenswert)
• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung mit Veranstaltungen an Universitäten sowie Kenntnis universitärer Strukturen
• Sehr gute Englisch- sowie Deutschkenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und/oder Online-Event-Tools sowie deren Einsatz im Zuge von hybriden oder digitalen Events
• Verlässliche Persönlichkeit mit überdurchschnittlicher Kunden- sowie Serviceorientierung, hohes Engagement, genauer Arbeitsstil, Organisationstalent, Eigeninitiative, hohe Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität
• Lernbereitschaft, freundliches Auftreten, Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind eine Teamplayerin und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das Bieten Wir Ihnen

• Flexible Präsenz- und Homeoffice-Regelung: Möglichkeit, Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team flexibel zu gestalten und bis zu 50 % remote zu arbeiten
• Möglichkeiten zur Weiterbildung: Aktive Unterstützung der persönlichen und beruflichen Entwicklung durch ein umfangreiches, kostenfreies Kursangebot
• Gute öffentliche Anbindung: Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar
• Vertrauen und Verantwortung: Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert, mit Freiraum für eigene Ideen und eigenständiges Arbeiten an Projekten
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit), erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrung
• Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Engagiertes, facettenreiches Team mit flachen Hierarchien und wertschätzendem Umgang
• Nachhaltiges Umfeld: Arbeit an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, Mitglied in der Allianz Nachhaltige Universitäten ist und den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet; in der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events
• Gleiche Chancen für alle

Die Stelle ist unbefristet.