Teamassistenz (m/w/d)

Mayer Vertriebs GmbH; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice nach Einarbeitung

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Mayer Vertriebs GmbH sucht eine Assistenz-Backoffice-Position in Wien/D круп. Sie unterstützen Meetings, bereiten Protokolle und To-dos vor und pflegen CRM-Daten in monday.com. Zudem erstellen Sie Kundenpräsentationen und Reportings mit PowerPoint und Excel.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst bzw. Projektassistenz und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS/Lehre Bürokaufmann/Bürokauffrau, FH/Uni) oder vergleichbare Praxis.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder Projektassistenz.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (Muttersprache oder C1) und gutes Englisch (B2).
• Sicherer Umgang mit MS Office – Excel und PowerPoint; CRM-Kenntnisse von Vorteil.
• Hohe Zahlenaffinität sowie Offenheit für KI-Tools im Arbeitsalltag.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und gutes Prioritätengefühl.
• Verlässlichkeit und Diskretion; freundliches Auftreten.
• Führerschein B.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung interner Meetings sowie von Kunden-Jour-Fixes und Kick-offs (Terminkoordination, Agenda, Unterlagen, Raum- bzw. Teams-Setup)
• Protokollführung und Aufbereitung zu klaren To-do-Listen mit Verantwortlichkeiten und Fristen
• Nachverfolgung offener Punkte – du erinnerst, bevor etwas liegen bleibt
• Übernahme wiederkehrender administrativer und organisatorischer Aufgaben aus dem Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Kundenpräsentationen und Reportings (PowerPoint, Excel)
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Kund:innen und Partner:innen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen (Zugänge, Unterlagen, Einschulungsplan)
• Pflege und Qualitätssicherung unserer CRM-Daten in monday.com
• Aufbereitung von Leadlisten, Datenrecherche und -anreicherung
• Zusammenstellung von KPI-Auswertungen für Kundenreportings (Termine, Conversion, Pipeline)

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Strukturierte Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Diskretion

Englisch B2

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS/Lehre)

Tools

Excel

PowerPoint

monday.com CRM

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Meetings & Termine

• Vor- und Nachbereitung interner Meetings sowie von Kunden-Jour-Fixes und Kick-offs (Terminkoordination, Agenda, Unterlagen, Raum- bzw. Teams-Setup)
• Protokollführung und Aufbereitung zu klaren To-do-Listen mit Verantwortlichkeiten und Fristen
• Nachverfolgung offener Punkte – du erinnerst, bevor etwas liegen bleibt

Entlastung der Team Manager:innen

• Übernahme wiederkehrender administrativer und organisatorischer Aufgaben aus dem Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Kundenpräsentationen und Reportings (PowerPoint, Excel)
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Kund:innen und Partner:innen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen (Zugänge, Unterlagen, Einschulungsplan)

Vertriebsadministration

• Pflege und Qualitätssicherung unserer CRM-Daten in monday.com
• Aufbereitung von Leadlisten, Datenrecherche und -anreicherung
• Zusammenstellung von KPI-Auswertungen für Kundenreportings (Termine, Conversion, Pipeline)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre Bürokaufmann/Bürokauffrau, FH/Uni) oder vergleichbare Praxis
• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Backoffice, Vertriebsinnendienst oder Projektassistenz
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (Muttersprache oder C1) und gutes Englisch (B2)
• Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Excel und PowerPoint; Erfahrung mit einem CRM-Tool von Vorteil
• Hohe Zahlenaffinität sowie Offenheit und Interesse für den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Verlässlichkeit, Diskretion und ein freundliches Auftreten – auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen
• Führerschein B

Warum wir?

• Ein vielfältiges, internationales Team – verschiedene Kulturen, mehrere Sprachen und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Einblick in die Vertriebsprozesse ganz unterschiedlicher Branchen und Unternehmen
• Entwicklungsperspektive Richtung Account Management oder Sales
• Flexible Arbeitszeiten bei 20 Wochenstunden, Homeoffice nach der Einarbeitung
• Wir bieten Ihnen für diese Position gemäß Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation ein Bruttomonatsgehalt von mindestens € 1.239,58 für 20 Wochenstunden (dies entspricht € 2.386,20 brutto bei Vollzeit), abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.