Organisationsassistent*in

Universit; Wien; Vor Ort; EUR 29.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Spannende Einblicke

Vielfältige Aufgaben

Eigenverantwortung

Flexible Arbeitszeiten

Kollegiales Arbeitsumfeld

Gute öffentliche Anbindung

Faires Gehalt

Zusammenfassung

Die Universität Wien sucht eine engagierte Organisationsassistenz zur administrativen Unterstützung des Teams im Bereich Forschung und Lehre. Sie übernehmen Datenaufbereitung, Dokumentation und Archivierung von Forschungsdaten, insbesondere für digitale Hörsaalplanung.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und serviceorientiert, verfügen über Deutsch C1 und Englisch B2 sowie erste Erfahrungen mit Datenaufbereitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Latex und Python/Julia.

Qualifikationen

• Sie haben Interesse an Daten, Datenmanagement und wissenschaftlichem Arbeiten.
• Sie besitzen Deutschkenntnisse mindestens C1 und Englisch mindestens B2.
• Sie verfügen über einen Hochschulabschluss und idealerweise erste Universitäts­erfahrung.

Aufgaben

• Sie übernehmen administrative Unterstützung des Teams und übernehmen Personal- und Reisekostenprozesse.
• Sie bereinigen, strukturieren und bereiten Daten für digitale Hörsaalplanung auf (Datenaufbereitung, Data Cleaning).
• Sie unterstützen bei Auswertung, Vergleich von Berechnungsergebnissen und Präsentationen.

Kenntnisse

Organisationsassistenz

Datenaufbereitung

Datenverwaltung

Datenanalyse

Datenbanken

Latex

Python/Julia

Deutsch C1

Englisch B2

Teamplayer

Selbstständigkeit

Ausbildung

Hochschulabschluss

Matura

Tools

Datenbanken

Latex

Python/Julia

Jobbeschreibung

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen.
Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

37 Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Besetzung ab:01.11.2026 | Stundenausmaß:20,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIa

Befristung bis:31.10.2028

Stellen ID:6236

Wenn Sie gern organisieren und mit Daten, wissenschaftlichen Ergebnissen, digitalem Datenmanagement, und Prozessenarbeiten, dann willkommen am Institut für Business Decisions and Analytics! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Organisationsassistenz für administrative, datenbezogene und wissenschaftsnahe Aufgaben. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft und wirken darüber hinaus an der Aufbereitung, Dokumentation und Archivierung von Forschungsdaten insbesondere im Bereich digitaler Hörsaalplanung mit. Die Stelle ist für 2 Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung.

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen die administrative Unterstützung des Teams, insbesondere notwendige organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnungen und weiteren administrativen Prozessen.
• Sie bereinigen, strukturieren und bereiten Daten für die digitale und automatische Hörsaalplanung auf (Datenaufbereitung und Data Cleaning).
• Sie unterstützen bei der Überprüfung, Auswertung und dem Vergleich von Berechnungsergebnissen sowie bei der Aufbereitung der Ergebnisse für Präsentationen.
• Sie verwalten und dokumentieren Test- und Forschungsdaten strukturiert.
• Sie bauen ein PHAIDRA-Archiv für unsere Testdaten auf und pflegen es, inklusive Verlinkung und Bereitstellung der Inhalte auf der Lehrstuhl-/Institutswebsite.
• Sie wirken an der Pflege und Weiterentwicklung des Department-Wikis mit, insbesondere bei der strukturierten Dokumentation von Informationen und Arbeitsabläufen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben Interesse an Daten, Datenmanagement und wissenschaftlichem Arbeiten.
• Sie zeichnen sich durch einen sicheren und sorgfältigen Umgang mit digitalen Tools und Daten aus.
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und selbstständig.
• Sie können Daten und Ergebnisse sorgfältig prüfen und nachvollziehbar dokumentieren.
• Sie haben Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 lt. CEFR
• Sie haben Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau B2 lt. CEFR
• Sie haben eine Matura.
• Sie haben Freude daran, sich in neue Systeme und Arbeitsabläufe einzuarbeiten.
• Sie haben idealerweise erste Erfahrungen mit Datenaufbereitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Latex, Phyton/Julia oder vergleichbaren Werkzeugen.
• Sie haben einen Hochschulabschluss.
• Sie haben bereits Erfahrungen im universitären Umfeld gesammelt.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Spannende Einblicke: Einblick in aktuelle wissenschaftliche Arbeiten und Forschungsprojekte im Bereich digitaler Hörsaalplanung (University Course Timetabling).

Vielfältige Aufgaben: Abwechslungsreiche Tätigkeiten an der Schnittstelle von Datenmanagement, Forschung und Organisation.

Eigenverantwortung: Die Möglichkeit, eigenständig Aufgaben zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen.

Flexible Arbeitszeiten: Arbeitszeiten, die sich gut ggf. mit einemStudium vereinbaren lassen.

Kollegiales Arbeitsumfeld: Ein kollegiales und wissenschaftlich geprägtes Team.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit , Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.