Ops & AI Assistant — Accelerate Executive Support (Vienna)

E&C, Industrial Solution GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 59.000 - 72.000; Vollzeit

Zusammenfassung

E&C, Industrial Solution GmbH in Wien/SCHWECHAT sucht eine Operations & AI Assistant zur eigenständigen Strukturierung des operativen Betriebs. Sie entlasten den Executive Director und arbeiten mit KI-Tools, um Abläufe im Standort-Alltag effizienter zu gestalten.

Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management oder technischer Projektassistenz, arbeiten präzise, kommunizieren sachlich und sind vertraulich. Die Stelle ist Vollzeit mit direktem Reporting.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Office Management, Operations oder technische Projektassistenz mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise.
• Nachweisbare Praxis mit KI-Tools im Arbeitsalltag – regelmäßig im Einsatz, nicht nur ausprobiert.
• Erfahrung in einem technischen Umfeld – Anlagenbau, Industrie oder Engineering-Dienstleistung.
• Outlook, Excel und Word sicher; Zahlen und Fachbegriffe kein Hindernis.
• Klare, sachliche Kommunikation auf allen Ebenen; verlässlich, diskret, belastbar.
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise; die Stelle wird nicht angeleitet.

Aufgaben

• Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination.
• Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director.
• Tägliches Briefing am Tagesrand – was am Folgetag fällig ist.
• Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung.
• Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen.
• Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten.
• Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten.
• Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag.

Kenntnisse

Eigenständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

KI-Tools

Outlook

Excel

Word

Tools

KI-Tools

Jobbeschreibung

E&C, Industrial Solution GmbH in Wien/SCHWECHAT sucht eine Operations & AI Assistant zur eigenständigen Strukturierung des operativen Betriebs. Sie entlasten den Executive Director und arbeiten mit KI-Tools, um Abläufe im Standort-Alltag effizienter zu gestalten.

Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management oder technischer Projektassistenz, arbeiten präzise, kommunizieren sachlich und sind vertraulich. Die Stelle ist Vollzeit mit direktem Reporting.