Executive Assistant & Operations Lead - Finance & AI

investmentpunk; Wien; Vor Ort; EUR 39.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zentrales Büro in Wien

Flexible Arbeitszeiten

Leistungsorientiertes Arbeiten

Zusammenfassung

investmentpunk in Wien sucht eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität. Die Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung. Sie unterstützen die Geschäftsführung, koordinieren Backoffice, Finance-Controlling, Reiseplanung und Meetings.

Der Einsatz von KI-Tools sowie die Weiterentwicklung interner Abläufe gehören dazu. Flexible Arbeitszeiten, zentraler Standort und Bezahlung ab ca.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice.
• Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle).
• Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung.
• Organisation persönlicher sowie geschäftlicher Agenden.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Partner:innen.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen.
• Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc-Themen.
• Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung).
• Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools.
• Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist.

Kenntnisse

Zahlenverständnis

Organisationsfähigkeiten

Hands-on-Mentalität

Diskretion

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Tools

MS Office

digitale Tools

Jobbeschreibung

investmentpunk in Wien sucht eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität. Die Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung. Sie unterstützen die Geschäftsführung, koordinieren Backoffice, Finance-Controlling, Reiseplanung und Meetings.

Der Einsatz von KI-Tools sowie die Weiterentwicklung interner Abläufe gehören dazu. Flexible Arbeitszeiten, zentraler Standort und Bezahlung ab ca.