Office Manager (m/w/x)

Conova Communications Gmbh; Salzburg; Hybrid; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Home-Office möglich

Weiterbildung

Betriebliche Gesundheitsförderung

Mitarbeiter-Events

Job summary

Conova Communications Gmbh sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. einen Office-Manager zur eigenverantwortlichen Organisation des Office Managements.

Sie empfangen Kund:innen, Geschäftspartner und Besucher:innen und tragen durch Ihre professionelle, herzliche Art zu einer Willkommensatmosphäre bei. Sie betreuen die Telefonzentrale, koordinieren Termine und Meetings, unterstützen das Fuhrpark- und Reisemanagement und arbeiten eng mit dem Geschäftsführer sowie dem HR-Team zusammen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen
• Erfahrung im Office Management/Assistenz wünschenswert
• Interesse an IT und Full-Service IT-Dienstleistungen
• Microsoft 365 sicher nutzen (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
• Strukturiertes, selbstständiges Arbeiten
• Serviceorientierung mit Organisationstalent
• Teamgeist und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Innovatives, erfolgreiches IT-Unternehmen in Österreich

Responsibilities

• Organisiert und koordiniert Office Management eigenverantwortlich
• Empfängt Kund:innen, Geschäftspartner und Besucher:innen
• Betreut Telefonzentrale und leitet Anfragen weiter
• Koordiniert Termine, Besucheranmeldungen und Meetingräume
• Betreut Fuhrpark zusammen mit Geschäftsführer und externen Partnern
• Unterstützt Geschäftsführer und HR Team bei administrativen Aufgaben
• Plant interne Veranstaltungen, Workshops und Rechenzentrumsführungen
• Organisiert Dienstreisen und Reisemanagement
• Bringt sich in Prozessverbesserungen ein

Skills

Office Management

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Der #conovaspirit – unsere ganz eigene Kultur, in der sich alle einbringen können und Unternehmen und Produkte weiterentwickeln. Also mach doch m IT !

conova ist der langfristige strategische Partner für den hochverfügbaren und sicheren Betrieb von unternehmenskritischen IT -Services. Diese liefern wir aus einer Hand – voll gemanaged, aus den eigenen Rechenzentren, in Kombination mit Public Cloud Lösungen oder direkt vor Ort beim Kunden. Dass du bei uns echt was mit IT machst, wird dich wenig überraschen. Was dich aber sehr rasch packen wird: Der #conovaspirit – unsere ganz eigene Kultur, in der sich alle einbringen können und Unternehmen und Produkte weiterentwickeln. Und ja, das kann manchmal auch „schön anstrengend“ sein – in Freiheit steckt auch viel Selbstverantwortung. Also mach doch m IT !

Du suchst eine Umgebung, in der …

• du das organisatorische Herzstück eines IT-Unternehmens bist?
• du täglich mit unterschiedlichsten Menschen in Kontakt stehst?
• du eigenverantwortlich arbeiten und gleichzeitig Teil eines starken Teams sein kannst?
• du aktiv zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einem professionellen Auftritt unseres Unternehmens beitragen kannst?

Klingt das nach dem richtigen Job für dich?

Deine Aufgaben

• Du organisierst und koordinierst unser Office Management eigenverantwortlich und sorgst dafür, dass im täglichen Betrieb alles rund läuft
• Du empfängst unsere Kund:innen, Geschäftspartner und Besucher:innen und trägst mit deiner professionellen und herzlichen Art dazu bei, dass sich alle willkommen und wohl fühlen
• Du betreust unsere Telefonzentrale und Torsprechstelle und leitest Anfragen zuverlässig an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter
• Du koordinierst Termine, Besucheranmeldungen und Meetingräume und behältst dabei auch unser digitales Besuchermanagement im Blick
• Du übernimmst die organisatorische Betreuung unseres Fuhrparks und arbeitest dabei eng mit unserem Geschäftsführer sowie externen Partnern zusammen
• Du unterstützt unseren Geschäftsführer und das Team Human Resource Management bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und hältst ihnen im Tagesgeschäft den Rücken frei
• Du planst und organisierst interne Veranstaltungen, Workshops sowie Rechenzentrumsführungen und sorgst dabei für einen professionellen Ablauf
• Du organisierst Dienstreisen und unterstützt beim dazugehörenden Reisemanagement
• Du bringst dich aktiv bei der Optimierung von Abläufen und Prozessen ein und gestaltest deinen Verantwortungsbereich eigenständig mit

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise an einer HAK, HAS, HLW oder im Rahmen einer Lehre, erfolgreich abgeschlossen
• Idealerweise konntest du bereits Erfahrungen im Office Management, in einer Assistenzrolle oder in einem vergleichbaren Umfeld sammeln
• Interesse an IT sowie am Umfeld eines modernen Full-Service IT-Dienstleisters runden dein Profil ab
• Microsoft 365 gehört für dich zum Arbeitsalltag und du nutzt Anwendungen wie Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint sicher und routiniert
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dich zukommen
• Du gehst offen auf Menschen zu und verstehst es, Serviceorientierung mit Organisationstalent zu verbinden
• Teamgeist und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Spannende, technologisch herausfordernde und verantwortungsvolle Aufgabengebiete in einem innovativen, sehr erfolgreichen und zukunftsorientierten Unternehmen
• Die einmalige Chance, dein Potenzial bei einem der führenden Full-Service IT Dienstleister Österreichs unter Beweis zu stellen
• Zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Zahlreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Moderne Büroräumlichkeiten: Projekträume, Quiet Rooms uvm.
• Attraktive Sozialleistungen und diverse Vergünstigungen
• Betriebliche Gesundheitsförderung (Sportkurse, Massagen, …)
• Coole Betriebsausflüge und Mitarbeiter-Events, Game-Abende und Botschafter-Initiativen
• Attraktive Gewinnbeteiligung
• Flexible Ze IT rechnung (flexible Arbeitszeitmodelle, 4-Tage-Woche sowie individuelles und bis zu 100% Home‑Office mit entsprechender Ausstattung)
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder ein eigener (kostenpflichtiger) Parkplatz

Brutto-Jahresgehalt

Dein Gehalt richtet sich nach deinen Qualifikationen und Berufserfahrung. Das Mindestgrundgehalt beträgt EUR 35.658,00 (lt. KV-Informationstechnologie) bei Vollzeitanstellung.

Diese Position wurde am 03.11.2026 veröffentlicht.