Office Manager | Assistenz Geschäftsleitung

Siegin GmbH; Lavamünd; Vor Ort; EUR 63.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Siegin GmbH in Basel sucht eine erfahrene Bürofachkraft, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und auch in hektischen Situationen den Überblick behält. Du bist zentrale Anlaufstelle im Büro und unterstützt die Geschäftsleitung sowie Projekt- und Bauleitung im täglichen Geschäft.

Zu den Aufgaben gehören Organisation des Büroalltags, Korrespondenz, Terminkoordination, Rechnungen und Offerten, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich.
• Sehr zuverlässig, verantwortungsbewusst und organisiert.
• Logisch denkst du und kannst Zusammenhänge schnell erkennen.
• Selbstständig mitdenken und nicht für jeden nächsten Schritt eine Anweisung benötigen.
• Guter Umgang mit Prioritäten und Organisation.
• Auch bei mehreren parallelen Themen bleibt du ruhig und strukturiert.
• Verbindliche und professionelle Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und allgemeiner Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Listen und Unterlagen
• Unterstützung bei Rechnungen, Offerten und weiteren kaufmännischen Arbeiten
• Kommunikation mit Kunden, Unternehmern, Lieferanten und Mitarbeitenden
• Selbstständiges Erkennen und Lösen von organisatorischen Problemen
• Mitdenken bei internen Abläufen und aktive Unterstützung dabei, diese effizienter zu gestalten

Jobbeschreibung

Wir sind ein Bauunternehmen in Basel und suchen eine starke, zuverlässige Persönlichkeit für unser Büro, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und auch in hektischen Situationen den Überblick behält.

Uns ist nicht nur wichtig, was auf deinem Lebenslauf steht. Wir suchen eine beruflich erfahrene und gefestigte Persönlichkeit mit gesundem Menschenverstand, Eigeninitiative und einem hohen Verantwortungsbewusstsein.

Die Stelle ist zwischen 80 und 100 % möglich und wird vollständig vor Ort in Basel ausgeübt.

Aufgaben

Du bist eine zentrale Anlaufstelle in unserem Büro und unterstützt die Geschäftsleitung sowie unsere Projekt- und Bauleitung im täglichen Geschäft.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und allgemeiner Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Listen und Unterlagen
• Unterstützung bei Rechnungen, Offerten und weiteren kaufmännischen Arbeiten
• Kommunikation mit Kunden, Unternehmern, Lieferanten und Mitarbeitenden
• Selbstständiges Erkennen und Lösen von organisatorischen Problemen
• Mitdenken bei internen Abläufen und aktive Unterstützung dabei, diese effizienter zu gestalten

Wir suchen ausdrücklich jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern erkennt, was als Nächstes gemacht werden muss.

Qualifikation

Für diese Position sind uns Persönlichkeit, Arbeitsweise und Verlässlichkeit besonders wichtig.

Du passt zu uns, wenn du:

• bereits mehrere Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich mitbringst
• sehr zuverlässig und verantwortungsbewusst arbeitest
• logisch denkst und Zusammenhänge schnell erkennst
• selbstständig mitdenkst und nicht für jeden nächsten Schritt eine Anweisung benötigst
• gut organisieren und Prioritäten setzen kannst
• auch bei mehreren parallelen Themen ruhig und strukturiert bleibst
• verbindlich und professionell mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern kommunizierst
• sicher mit den üblichen digitalen Büroanwendungen umgehen kannst
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift beherrschst
• gerne Verantwortung übernimmst und langfristig Teil eines Unternehmens werden möchtest

100 % Verlässlichkeit ist für uns bei dieser Position eine Grundvoraussetzung.

Benefits

Wir bieten dir:

• eine verantwortungsvolle und vielseitige Position
• direkten Kontakt zur Geschäftsleitung
• viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kurze Entscheidungswege
• einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Bauunternehmen
• ein Pensum zwischen 80 und 100 %
• einen festen Arbeitsplatz vor Ort in Basel
• die Möglichkeit, dich langfristig zu einer wichtigen Schlüsselperson im Unternehmen zu entwickeln

Wir suchen keinen klassischen Sachbearbeiter, der lediglich seine Aufgabenliste abarbeitet.

Wir suchen eine Persönlichkeit, auf die wir uns verlassen können, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und mit uns gemeinsam dafür sorgt, dass im Hintergrund alles funktioniert.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.