Mitarbeiter (all genders) in der Administration

PMC International GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 27.000 - 33.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Langfristige Tätigkeit

Gute öffentliche Erreichbarkeit

SWÖ-KV 2026 Verwendungsgruppe 5

Zusammenfassung

Arbeiter-Samariter-Bund Wien sucht eine:n Mitarbeiter:in (all genders) in der Administration ab sofort mit 37 Stunden/Woche in Wien (1150). Die Tätigkeit umfasst Verwaltung, Anmeldungen, Dokumentenmanagement sowie Unterstützung bei Kursen und Prüfungen.

Flexible Arbeitszeiten, gute Öffnungszeiten und eine langfristige Perspektive in einer gemeinnützigen Organisation werden geboten. Die Position erfordert strukturierte Arbeitsweise, Kund:innenorientierung, hervorragende Deutschkenntnisse sowie

Qualifikationen

• Selbstständige Arbeitsweise auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten.
• Ausgeprägte Kund:innen- und Serviceorientierung.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und Rechtschreibung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und Word.

Aufgaben

• Bearbeitung von Anfragen, Administration der Anmeldungen und Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess.
• Pflege der Schulungsdatenbank sowie Einholung, Kontrolle und digitale Ablage erforderlicher Dokumente.
• Erstellung von Anmelde- und Antrittsbestätigungen sowie weiterer Dokumente für Behörden.
• Vorbereitung administrativer Kursunterlagen sowie Unterstützung bei Kursen und Prüfungen.
• Kursbesetzung, Koordination von Trainer:innen und Weitergabe relevanter Kursinformationen.
• Erfassung und Ablage von Anwesenheits-, Mitarbeit- und Zeiterfassungslisten.
• Erstellung von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG- und Erste-Hilfe Bestätigungen.
• Rechnungslegung, Kontrolle der Zahlungseingänge und Mahnwesen.
• Erstellung und Versand von Honorarnoten; Weiterleitung an die Buchhaltung.
• Digitale Archivierung, Aktualisierung digitaler Lernmaterialien sowie interne Statistiken
• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams.

Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Kund:innen- und Serviceorientierung

Organisationsgeschick

Deutschkenntnisse

Excel

Word

Genauigkeit

Tools

Excel

Word

Jobbeschreibung

Unternehmen

Unser Kunde, der Arbeiter-Samariter-Bund Wien, ist zur Verstärkung für den Fachbereich “Ausbildungszentrum Wien - Team Fortbildung” auf der Suche nach eine:m

Mitarbeiter (all genders) in der Administration
ab sofort | 37 Stunden/Woche

Aufgaben

Du bringst mit:

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten
• Ausgeprägte Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Organisationsgeschick
• Ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und Word
• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Kund:innen, Teilnehmer:innen und Trainer:innen

Von Vorteil:

• Interesse an Aus- und Fortbildung sowie an medizinischen Themen

Anforderungsprofil

Dein Aufgabenbereich:

• Einhaltung der Informationswege
• Bearbeitung von Anfragen, Administration der Anmeldungen und Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess
• Pflege der Schulungsdatenbank sowie Einholung, Kontrolle und digitale Ablage erforderlicher Dokumente
• Erstellung von Anmelde- und Antrittsbestätigungen sowie weiterer Dokumente für Finanzamt, WAFF, AMS und andere Behörden
• Vorbereitung administrativer Kursunterlagen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kursen und Prüfungen
• Kursbesetzung, Suche und Koordination von Trainer:innen sowie Weitergabe relevanter Kursinformationen
• Erfassung und Ablage von Anwesenheits-, Mitarbeits- und Zeiterfassungslisten
• Erstellung von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG- und Erste-Hilfe Bestätigungen
• Rechnungslegung, Kontrolle der Zahlungseingänge und gegebenenfalls Mahnwesen
• Erstellung und Versand von Honorarnoten sowie Kontrolle und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Digitale Archivierung, Unterstützung bei der Aktualisierung digitaler Lern- und Lehrunterlagen sowie Erstellung interner Statistiken und Meldungen an Statistik Austria
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

Sonstiges

Das bietet dir der ASB:

• Eine langfristige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungspotenzial in einer gemeinnützigen Organisation
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeit und gute öffentliche Erreichbarkeit
• Vielfältige und spannende Projekte mit hoher Eigenverantwortung
• Entlohnung nach dem SWÖ-KV 2026 Verwendungsgruppe 5, je nach Vordienstzeiten; mindestens brutto € 2.676,40/Monat bei 37 Wochenstunden
• Dienstzeiten: Mo - Do 7.30 - 16.00 Uhr, Fr 07.30 - 13.00 Uhr
• Dienstort: 1150 Wien

Job-Referenznummer: 20260359