Management Assistenz - Office Management (w/m/d)

IW Group GmbH; Pottenbrunn; On-site; EUR 23,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Team-Events

Kostenloses Mittagessen

Gleitzeitflexibilität

Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes Büro

Job summary

IW Group GmbH sucht im Office-Management in Pottenbrunn bei St. Pölten eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Du unterstützt Executive- und Administrative Aufgaben, verwaltest Termine, kümmerst dich um Gästebetreuung, Dienstreisen und Protokolle in Word/Excel/PowerPoint, Notizen.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens zwei Jahre Erfahrung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2) sowie sicherer Umgang mit MS-Office.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erforderlich.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Assistenzrolle von Führungskräften.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch mind. B2.
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und Führungskräften im Termin- und Kalendermanagement.
• Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, Notes).
• Besucher-Management und Erstkontakt – Repräsentation des Unternehmens.
• Office Management: Koordination externer Dienstleister und Materialbestellungen.

Skills

Executive Support

Organisationstalent

MS Office

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Job description

Über uns

Die IW Group ist eine österreichische Finanzholding, die unternehmerisches Denken mit klaren Werten verbindet. Wir investieren langfristig in Industrie, Technologie, Immobilien, Private Equity und Finanzprodukte. Wir unterstützen unsere Beteiligungen aktiv mit professionellen Steuerungs- und Servicefunktionen und sind eine professionelle Expertenorganisation.
Was uns auszeichnet? Kurze Wege, Vertrauen, Verantwortung – und der Anspruch, nachhaltige Wertschöpfung zu gestalten. Bei uns arbeiten Menschen, die gerne gestalten, mitdenken und gemeinsam etwas bewegen wollen.

Aufgaben

Aufgrund einer geplanten Weiterentwicklung in unserem Office-Management-Team freuen wir uns über Zuwachs in diesem Bereich. In enger Zusammenarbeit mit einer zweiten Person erwarten Dich in unserem wunderschönen Bürogebäude in Pottenbrunn bei St. Pölten folgende Aufgaben:

• Executive Support:Du unterstützt unsere Geschäftsführung und weitere Führungskräfte in organisatorischen oder anderen administrativen Angelegenheiten. Dies umfasst zum Beispiel das Termin-und Kalendermanagement, Gästebetreuung, Dienstreise-Management und Reiseabrechnungen sowie Sonderprojekte der Geschäftsführung.
• Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten:Du erstellst Unterlagen, Dokumente, Briefe und Protokolle in Word, Excel, Power-Point, Notes u.ä.
• Besucher-Management und Erstkontakt:Gemeinsam mit einer Kolleg*in bist du die erste Visitenkarte unseres Unternehmens nach außen. Du repräsentierst die IW Group persönlich und empfängst und betreust Gäste bis zur Übergabe an die internen Adressaten.
• Office Management:Du unterstützt und vertrittst eine Kollegin im Bereich Fuhrparkmanagement und in der Koordination und Anleitung von externen Dienstleistern (Handwerker, Gärtner, Reinigung etc.), sowie bei der Bestellung von Büromaterialien und im Bereich Telefon.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Assistenzrolle von Führungskräften
• Du magst Menschen und verstehst dich auf einen professionellen, respektvollen und freundlichen Umgang mit Personen unterschiedlicher Rollen und Prägungen (von Eigentümern, Führungskräften, Mitarbeitern bis zu Lieferanten und externen Partnern) und bist gerne serviceorientierter Dienstleister
• Du verfügst über eine strukturierte Arbeitsweise und organisatorisches Geschick
• Mit MS-Office bist du gut vertraut und verfügst generell über eine hohe Affinität für IT-Anwendungen
• Neben deiner Arbeitssprache Deutsch (in Wort und Schrift) kannst du auch auf Englisch kommunizieren (zumindest B2)

Unser Angebot

Bei uns erwartet dich ein wirtschaftlich stabiles, zukunftssicheres Unternehmen, in dem Teamspirit, Eigenverantwortung und moderne Arbeitsbedingungen selbstverständlich sind.
Wir bieten ein attraktives, marktkonformes Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.303,13 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis), das sich an deiner Erfahrung und Qualifikation orientiert.

Benefits

• Kultur & Zusammenarbeit: Wir pflegen eine wertschätzende Du-Kultur, leben flache Hierarchien und setzen auf respektvolle Zusammenarbeit in einem familiären Umfeld.
• Teamspirit & Alltag: Dich erwarten coole Team- und Firmenevents, frisch gekochtes Mittagessen (gratis) von Montag bis Donnerstag in Pottenbrunn, gute öffentliche Anbindung und ausreichend Parkplätze direkt vor der Tür.
• Flexibilität: Dank Gleitzeit kannst du deine Arbeitszeit in Absprache mit Deiner Kolleg*in flexibel gestalten. Dein moderner Arbeitsplatz im Büro bleibt jedoch unser gemeinsamer Dreh- und Angelpunkt.
• Weiterbildung: Wir fördern dich mit individuellen Weiterbildungen, regelmäßigen Schulungen und echten Chancen, deine Ideen einzubringen.
• Modernes Arbeitsumfeld:Ein helles, modernes Büro mit ergonomischem Arbeitsumfeld und angenehmer Arbeitsatmosphäre.