Institutssekretär_in (20 WStd.)

University of Music and Performing Arts; Wien; Vor Ort; EUR 16.000 - 19.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

flexibles Arbeitszeitmodell

Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

betriebliches Gesundheitsförderungs-</

familienfreundliches Umfeld

Zusammenfassung

mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien sucht eine engagierte Assistenz der Institutsleitung in Teilzeit. Die Anstellung umfasst Büroorganisation, Schriftverkehr, Terminkoordination, Dienstreisen und Protokollführung. Sie arbeiten als Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Studierenden und Verwaltung und unterstützen Lehr- sowie Prüfungsangelegenheiten.

Voraussetzung ist die Matura bzw. mehrjährige Berufserfahrung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ausgeprägte

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation sowie Buchhaltung und grundlegende kaufmännische Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte digitale Fertigkeiten, darunter gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), idealerweise auch SAP, CMS, Social Media und KI
• Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem und effizientem Arbeiten
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, ausgeprägte mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohes Maß an sozialer Kompetenz
• Belastbarkeit und Flexibilität
• Gute Allgemeinbildung und Interesse an den Fachgebieten des Instituts

Aufgaben

• Assistenz der Institutsleitung
• Allgemeine Büroadministration wie z. B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Führung von Telefonaten, Parteienverkehr, Terminkoordination, Koordination von Dienstreisen, Protokollführung
• Schnittstellenfunktion zwischen Institutsleitung, Studierenden und zentraler Verwaltung
• Verwaltung von Lehr- und Prüfungsangelegenheiten, Raumverwaltung
• Unterstützung in Bereichen der analogen und digitalen Lehre
• Budgetverwaltung und Erstellung der Budgetvorschläge (gemeinsam mit der Institutsleitung), selbstständige Abwicklung des Bestellwesens sowie Erledigung der Abrechnungen
• Betreuung sämtlicher Veranstaltungen des Instituts als Schnittstelle zwischen den mdw-internen Organisationseinheiten, Unterstützung des jeweiligen Organisationsteams
• Betreuung der Institutsbibliothek und der Instituts-Homepage

Kenntnisse

Büroorganisation

Buchhaltung

Kaufmännische Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Digitale Kompetenzen

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Selbstständiges Arbeiten

Belastbarkeit

Ausbildung

Matura

Tools

MS Office

SAP

CMS

Social Media

KI

Jobbeschreibung

Beschäftigungsausmaß

20 Wochenstunden
Vertrag: befristet bis voraussichtlich 20. Oktober 2028 mit der Option auf Verlängerung
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt mind. € 1.526,90 (Verwendungsgruppe IIIa, Regelstufe 1) (14-mal). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist die Einreihung in eine höhere Qualifikationsstufe und ein entsprechend höheres Einstiegsgehalt möglich.

Anstellungserfordernis

Matura und/oder mehrjährige Berufserfahrung

Gewünschte Qualifikationen

• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation (im wissenschaftlichen/universitären Kontext vorteilhaft) sowie Buchhaltung und grundlegende kaufmännische Kenntnisse
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• fundierte digitale Fertigkeiten, darunter gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), idealerweise auch SAP, CMS, Social Media und KI
• strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem und effizientem Arbeiten
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, ausgeprägte mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• hohes Maß an sozialer Kompetenz
• Belastbarkeit und Flexibilität
• gute Allgemeinbildung und Interesse an den Fachgebieten des Instituts

Aufgaben

• Assistenz der Institutsleitung
• allgemeine Büroadministration wie z. B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Führung von Telefonaten, Parteienverkehr, Terminkoordination, Koordination von Dienstreisen, Protokollführung
• Schnittstellenfunktion zwischen Institutsleitung, Studierenden und zentraler Verwaltung
• Verwaltung von Lehr- und Prüfungsangelegenheiten, Raumverwaltung
• Unterstützung in Bereichen der analogen und digitalen Lehre
• Budgetverwaltung und Erstellung der Budgetvorschläge (gemeinsam mit der Institutsleitung), selbstständige Abwicklung des Bestellwesens sowie Erledigung der Abrechnungen
• Betreuung sämtlicher Veranstaltungen des Instituts als Schnittstelle zwischen den mdw-internen Organisationseinheiten, Unterstützung des jeweiligen Organisationsteams
• Betreuung der Institutsbibliothek und der Instituts-Homepage

Ende der Bewerbungsfrist

16. September 2026

wir bieten

• ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
• die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
• familienfreundliches Umfeld

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

Der hier angeführte Text entspricht dem im Mitteilungsblatt kundgemachten rechtsverbindlichen Ausschreibungstext (§ 20 Abs 6 Z 10 Universitätsgesetz).