Institutsreferent:in

Universität Innsbruck; Innsbruck; Hybrid; EUR 14,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

We are inclusive

Job summary

Universität Innsbruck sucht eine engagierte Sekretariats- und Büromanagement-Fachkraft im Jobbereich IIIa. Zu den Aufgaben gehören Unterstützung bei Lehrveranstaltungen, Verwaltung von Lehrdaten sowie Unterstützung von Studierenden und Lehrenden.

Sie arbeiten die Institutsleitung und das Personal, kümmern sich um Ressourcenmanagement und bringen exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Teamfähigkeit, Genauigkeit und Belastbarkeit mit. Weiterbildungen werden gewünscht.

Qualifications

• Professionelle Erfahrung in Sekretariats- und Büromanagement.
• Umfassende IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, SAP, universitätsinterne Programme).
• Kenntnisse universitärer Strukturen vorteilhaft.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Hohe Service- und Qualitätsstandards.
• Teamfähigkeit, selbstständiges, strukturiertes Arbeiten.
• Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit.
• Bereitschaft zu Weiterbildungen.

Responsibilities

• Unterstützung bei Lehrveranstaltungen, Verwaltung von Lehrdaten, Unterstützung von Studierenden und Lehrenden.
• Unterstützung der Institutsleitung und des Personals.
• Ressourcenmanagement.

Skills

Secretarial work

Office management

Communication skills (German/English)

Teamwork

Independent work / structured approach

Problem solving under pressure

Willingness to undertake further培训

Tools

MS Office

SAP

University-internal programmes

Job description

• Support for teaching activities, management of teaching data, and support for students and teaching staff
• Supporting the institute's management and staff
• Resource management

Your profile:

• Professional experience in secretarial work/office management
• Comprehensive IT user skills (MS Office, SAP, university-internal programmes following induction training)
• Knowledge of university structures would be an advantage
• Excellent written and verbal communication skills in German and English
• High standards of quality and service
• Ability to work as part of a team
• Ability to work independently; a structured and meticulous approach to work
• Problem-solving skills; flexibility and the ability to work under pressure
• A willingness to undertake further training is essential

For this position in job group IIIa, a minimum gross salary of € 1.380 per month (14 times) * is stipulated in the collective agreement. Your actual starting salary will depend on your previous experience and will increase over the course of your employment. * as of 2026

The University of Innsbruck emphasizes equal opportunities and diversity in its personnel policy.

The University of Innsbruck strives to increase the percentage of women and thus expressly encourages women to apply. This is particularely true for leading positions and scientific job offers. In case of underrepresentation women with the same qualifications will be given priority.

The University of Innsbruck bears the "We are inclusive" seal of approval. We therefore expressly invite qualified individuals with disabilities and/or chronic illnesses to apply.