Institutskoordinator*in

Univie; Wien; Vor Ort; EUR 33.480 - 40.176; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Remote-Arbeit möglich

Interne Weiterbildung

Gute öffentliche Anbindung

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Universität Wien sucht eine/n Institutskoordinator/in zur ganzheitlichen Organisation des Instituts. Sie koordinieren, planen, monitoren und optimieren zentrale Verwaltungsprozesse eigenverantwortlich.

Die Position ist befristet auf 1 Jahr, mit Aussicht auf Verlängerung und einem offenen, internationalen Arbeitsumfeld. Zu Ihren Aufgaben gehört die Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeitenden, sowie die Zusammenarbeit mit Fakultäts- und Universitätsverwaltung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Office-Management-Erfahrung, vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext.
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse (ab B2).
• Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen ist vorteilhaft (i3v, SAP, HR4u).
• Koordination, Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeitenden und Kommunikation auf Uni-Ebene.
• Unterstützung der Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
• Steuerung zentraler administrativer Prozesse der Institutsverwaltung.
• Verwaltung des Institutsbudgets und fachliche Anleitung des Admin-Personals.
• Zusammenarbeit mit Fakultäts- und Universitätsadministration in Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung.
• Koordination des Auswahlverfahrens für Fellowships und Vertragswesen.
• Administrative Betreuung von Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Erhebung von Basisdaten zur strategischen Raumplanung; Koordination von Umbauarbeiten.

Kenntnisse

Office-Management

MS Office (Excel, PowerPoint)

Englisch (B2)

Deutsch (B2)

Stakeholder-Management

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Koordination

Vertragskoordination

Ausbildung

Allgemeine/mittlere oder höhere Schule oder Studium

Lehrabschluss (Kaufmännisch) bzw. gleichwertige Praxis

Tools

Typo3

SAP

HR4u

i3v

Jobbeschreibung

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen. Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

46 Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft

Besetzung ab:01.11.2026 | Stundenausmaß:20.00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID: 5777

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren/administrieren/koordinieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in sind Sie für den gesamten organisatorischen Bereich des Instituts zuständig und koordinieren, planen, monitorieren und optimieren diese Arbeitsprozesse in allen Belangen der Institutsverwaltung eigenverantwortlich. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende Verlängerung ist möglich und wird ausdrücklich angestrebt. Das Institut Wiener Kreis sucht eine*n kompetente*n, motivierte*n, engagierte*n und selbständige*n Institutskoordinatorin*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bereich. Das Institut Wiener Kreis bietet ein freundliches und internationales Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung an einer der ältesten und größten Universitäten Europas.

Mitarbeiter*innen schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Miteinander, hoher Internationalität, exzellenter Forschung, und großer Diversität geprägt wird. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind die zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner*in zwischen der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.).
• Sie unterstützen die Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind für die Steuerung und Optimierung der zentralen administrativen Prozesse in der Verwaltung des Instituts sowie für die Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
• Sie sind für die Planung- und Verwaltung des Institutsbudgets zuständig.
• Sie sind verantwortlich für die Koordination und die fachliche Anleitung des administrativen Personals am Institut.
• Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und der Universität in den Bereichen Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung des Instituts eng zusammen.
• Sie koordinieren das Auswahlverfahren für die IVC-Research-Fellowships und sind für die Koordination der Vertragserstellung zuständig.
• Sie sind für die administrative Betreuung der IVC-Research-Fellows zuständig.
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie sind für die Erhebung notwendiger Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig und koordinieren allfällige Umbauarbeiten (Schnittstellenfunktion zwischen den beauftragten Firmen, der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext).
• Sie haben eine Allgemeine/Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule/Studium abgeschlossen oder aber einen Lehrabschluss und viel Praxis im kaufmännischen Bereich des selbstständigen Administrationsmanagements.
• Sie bringen ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (insb. Excel und PowerPoint) mit.
• Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch (ab B2-Level).
• Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen ist von Vorteil (i3v, SAP, HR4u).
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo3 – cent ral CMS).
• Darüber hinaus wünschenswert wäre:
• Erfahrung im Stakeholder-Management auf verschiedenen Ebenen der Universitätsverwaltung.
• Praktische Erfahrungen in der Unterstützung von Wissenschaftler*innen, z.B. Forschungsdatenmanagement, Publikationen, Konferenzorganisation.
• Ausgeprägte Management-, Organisations- und Koordinationsfähigkeit.
• Erfahrung in der Personalführung.
• Selbstständigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Hohe soziale, kommunikative und interkulturelle Kompetenz.
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung.
• Bereitschaft zur Weiterbildung.
• Hohe mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3131,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.