Institutsmanager*in

Wirtschaftsuniversität Wien; Wien; Vor Ort; EUR 30.400 - 36.414; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

6 Wochen Urlaub/Erholungszeit

Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der G

Mobiles Arbeiten

Zusammenfassung

Die Wirtschaftsuniversität Wien sucht am Institut für Nonprofit Management und Governance eine engagierte Assistenz in Vollzeit (40 Stunden/Woche) ab 01.10.2026. Sie übernehmen organisatorische Abläufe, unterstützen Mitarbeitende und Studierende und tragen so zur erfolgreichen Forschung und Lehre bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Lehrveranstaltungsorganisation, Raumbuchungen, Budget- und Drittmittelmanagement sowie die Pflege der Institut-Webseite in TYPO3 und die LinkedIn-Präsenz.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung: Matura oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung als Assistent/in oder im universitären Umfeld vorteilhaft.
• Bereitschaft, sich in neue Themen und Systeme einzuarbeiten.
• Gute IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere MS-Office; SAP/TYPO3-Kenntnisse wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Back-Office-Verantwortung: Überblick über Agenden, eigenständige Verwaltung aller administrativen Belange.
• Unterstützung von Wissenschaft und Lehre, Terminmanagement, Lehrveranstaltungsplanung in Canvas, Lehrsupport, Unterstützung bei Auswahlverfahren, Raumbuchungen, Reisen und Drittmittel-Management.
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle für Mitarbeitende, Lehrende, Studierende und interne Einheiten.
• Events koordinieren und durchführen: Planung von Lehrveranstaltungen, Meetings, Workshops, Tagungen und Konferenzen.
• Budget- und Drittmittel-Überwachung in SAP, Bestellungen und Abrechnungen.
• Digitale Präsenz gestalten: TYPO3-Webseiten aktuell halten und LinkedIn-Präsenz betreuen.

Kenntnisse

Eigeninitiative

Flexibilität

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Matura oder vergleichbare fachliche Qualifikation

Tools

MS Office

SAP

TYPO3

Jobbeschreibung

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am Institut für Nonprofit Management und Governance. Vollzeit, 40 Stunden/Woche, ab 01.10.2026. Sie möchten kommunikativer Dreh- und Angelpunkt eines wissenschaftlichen Instituts sein? In dieser vielseitigen Rolle sind Sie zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Studierende. Sie übernehmen Verantwortung für organisatorische und administrative Abläufe und schaffen damit die Grundlage für erfolgreiche Forschung und Lehre.

Was Sie erwartet

• Back-Office: Sie behalten den Überblick über die Agenden des Instituts und kümmern sich eigenverantwortlich um alle administrativen Belange.
• Wissenschaft und Lehre unterstützen: Sie unterstützen Professor*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag – von Terminmanagement, Lehrveranstaltungsplanung und -organisation in Canvas sowie Lehrsupport über die Begleitung von Auswahlverfahren für Studierende bis hin zu Raumbuchungen, Reiseabrechnungen, dem Management von Drittmittelprojekten, der Betreuung der Forschungsdatenbank PURE sowie Datenarchivierung und Datenmanagement.
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle: Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Vortragende, Studierende und WU-interne Einheiten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Events koordinieren und durchführen: Ihr organisatorisches Geschick stellen Sie bei der Planung und Vorbereitung von Lehrveranstaltungen, internen und externen Meetings, Workshops, Seminaren, Tagungen und Konferenzen unter Beweis.
• Sie behalten Budget und Drittmittel in SAP im Auge und übernehmen Bestellungen und Abrechnungen.
• Digitale Präsenz gestalten: Gemeinsam mit dem Team halten Sie die Webseiten des Instituts in TYPO3 aktuell und betreuen die LinkedIn-Präsenz.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen über eine Matura oder eine vergleichbare fachliche Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen idealerweise Berufserfahrung als Assistent*in oder im universitären Umfeld mit.
• Lernbereitschaft: Sie arbeiten sich gerne in neue Themen und Systeme ein und zeichnen sich durch eine hohe Bereitschaft zum selbstständigen Lernen und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung aus.
• IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und interessiert, Kenntnisse in WU-Anwendungssoftware (z. B. SAP, TYPO3, etc.) zu erwerben und laufend zu erweitern.
• Sprachkompetenz: Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Arbeitsweise und Organisation: Sie arbeiten strukturiert, selbstständig, verlässlich und genau.
• Persönliche Kompetenzen: Sie überzeugen durch Eigeninitiative, Flexibilität, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung und schätzen die Zusammenarbeit in einem diversen und internationalen Umfeld.

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber, was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden? Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 26.08.2026 (Kennzahl: 2857). Wir freuen uns auf Sie!

Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.