Hausverwaltungsassistent:in (m/w/d)

Immomedien; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Immomedien sucht eine engagierte Assistenz in der Hausverwaltung in Wien. Sie betreuen Eigentümer:innen, Mieter:innen, Behörden professionell telefonisch und schriftlich und koordinieren Abläufe im Verwaltungsteam.

Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, Abwicklung von Kleinreparaturen, Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung von Vorschreibungen sowie Jahresabrechnungen. Eine strukturierte Arbeitsweise und Serviceorientierung sind willkommen.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung.
• Erste Berufserfahrung in der Hausverwaltung oder vergleichbarer Position ist von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Responsibilities

• Ansprechpartner für Eigentümer:innen, Mieter:innen, Professionist: innen und Behörden – telefonisch und schriftlich.
• Unterstützung des Verwaltungsteams bei der Betreuung von Wohn- und Eigentumsobjekten.
• Organisation und Koordination von Terminen sowie Beauftragung und Abwicklung von Kleinreparaturen.
• Koordination und administrative Abwicklung von Versicherungsschäden.
• Elektronische Pflege von Stammdaten sowie Ablage und Verwaltung von Akten und Dokumentationen.

Skills

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Verhandlungsgeschick

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Dokumentenmanagement Systeme

Job description

Kompetente Ansprechperson für Eigentümer:innen, Mieter:innen, Professionist: innen und Behörden – telefonisch und schriftlich

Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen den einzelnen Abteilungen und Unterstützung eines reibungslosen Informationsflusses

Unterstützung des Verwaltungsteams bei der Betreuung von Wohn- und Eigentumsobjekten (MRG-, WE- und Mischhäuser)

Organisation und Koordination von Terminen sowie Beauftragung und Abwicklung von Kleinreparaturen

Koordination und administrative Abwicklung von Versicherungsschäden

Elektronische Pflege von Stammdaten sowie strukturierte Ablage und Verwaltung von Akten und Dokumentationen

Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung für die weitere buchhalterische Bearbeitung

Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Vorschreibungen und Jahresabrechnungen

Aufbereitung von Unterlagen und Projekten für Eigentümerversammlungen sowie bei Bedarf Teilnahme und administrative Unterstützung vor Ort

Professionelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Anfragen, Anliegen und Beschwerden

Eigenständiges, vorausschauendes Arbeiten sowie aktive Unterstützung des gesamten Verwaltungsteams

Mit Ihrer Leidenschaft für die Hausverwaltung überzeugen Sie uns durch:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre, Matura oder vergleichbare Qualifikation)

Erste Berufserfahrung in der Hausverwaltung oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil

Grundkenntnisse im MRG und WEG sind wünschenswert

Interesse an Immobilien sowie Freude am persönlichen und telefonischen Kontakt mit Menschen

Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Programmen

Kenntnisse im Umgang mit Real Data sind von Vorteil

Eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten

Eine strukturierte, sorgfältige, selbstständige und genaue Arbeitsweise

Teamgeist, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten

Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, aktiv mitzudenken und Lösungen zu finden

Ihr persönliches Profil:

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen und ein sicherer Umgang mit digitalen Tools

Fundiertes kaufmännisches Verständnis, ergänzt durch idealerweise gute Kenntnisse in der Abwicklung von Schadensfällen

Organisationstalent und Freude daran, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten

Serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit mit einem professionellen Auftreten

Das erwartet Sie bei uns

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit umfassendem Aufgabengebiet

Ein familiäres und kollegiales Team mit persönlicher Arbeitsatmosphäre – ein Arbeitsplatz zum Wohlfühlen

Ein stabiles und angenehmes Arbeitsumfeld in einem etablierten Unternehmen mit einem engagierten Team

Ein ruhiger Arbeitsplatz, der konzentriertes und selbstständiges Arbeiten ermöglicht

Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeitregelung

Kostenlose Getränke, Kaffee sowie frisches Obst und Gemüse

Eine langfristige Zusammenarbeit ist ausdrücklich erwünscht