Global Event & Project Coordinator (70–80%)

The Talents Lab GmbH; Lavamünd; Hybrid; EUR 48,000 - 69,000; Full time

Job summary

The Talents Lab GmbH sucht eine Projekt- & Executive Coordinator (70-80%). Die Rolle fokussiert zentrale Koordination, Fristen- und Meilenstein-Management sowie die Organisation von Meetings und Entscheidungsgrundlagen. Sie agieren als Bindeglied zu nationalen und internationalen Partnerorganisationen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildungen im Bereich Projektkoordination und mehrere Jahre Erfahrung in der Koordination von Projekten bzw. Events.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung abgeschlossen.
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Koordination bevorzugt.
• Mehrjährige Koordinationserfahrung, idealerweise in Non-Profit oder Eventumfeld.

Responsibilities

• Zentrale Führung, Koordination und Terminplanung für Generalsekretariat und Organisation.
• Steuerung komplexer Abläufe und Vernetzung relevanter Stakeholdern.
• Sicherstellung von Fristen und Meilensteinen.
• Aufgaben-, Decision- und Deadlines- Nachverfolgung; Handlungsbedarf frühzeitig aufzeigen.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings sowie Entscheidungsgrundlagen.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Bereichen.
• Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente.
• Koordination von organisationsweiten Terminen, Sitzungen und Workshops.
• Bindeglied bei administrativen Belangen zu nationalen und internationalen Partnerorganisationen.
• Pflege/Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente und Ablagestrukturen.
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement und Rekrutierungsprozessen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Projektkoordination

Teamfähigkeit

Deutsch (Muttersprache)

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Eigeninitiative

Troubleshooting

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung in Betriebswirtschaft/Projektleitung/Eventmanagement

Tools

Microsoft 365

Job description

The Talents Lab GmbH sucht eine Projekt- & Executive Coordinator (70-80%). Die Rolle fokussiert zentrale Koordination, Fristen- und Meilenstein-Management sowie die Organisation von Meetings und Entscheidungsgrundlagen. Sie agieren als Bindeglied zu nationalen und internationalen Partnerorganisationen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildungen im Bereich Projektkoordination und mehrere Jahre Erfahrung in der Koordination von Projekten bzw. Events.