Executive Assistant & Office Management (Teilzeit, 30 Std.)

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw); Wien; Vor Ort; EUR 29.000 - 32.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Internationales Umfeld

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Vielseitiger Aufgabenbereich

Zusammenfassung

Das Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) sucht eine administrative Kraft zur eigenständigen Organisation des Office Managements und zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und betreuen Empfang, Telefonzentrale sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Organisation von Veranstaltungen, die Pflege der Kundendatenbank sowie die Mitwirkung an

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar.
• Mind. 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS Office- und MS 365-Kenntnisse.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sorgfältige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Office Managements.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
• Empfang und Telefonzentrale; Korrespondenz in Deutsch/Englisch.
• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen.
• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank.
• Unterstützung bei HR-Prozessen: Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und Auswertungen.

Kenntnisse

Office-Management

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA/ESA)

Tools

Microsoft Office

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Das Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) sucht eine administrative Kraft zur eigenständigen Organisation des Office Managements und zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und betreuen Empfang, Telefonzentrale sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Organisation von Veranstaltungen, die Pflege der Kundendatenbank sowie die Mitwirkung an