Executive Assistant & Office Management – Teilzeit

Wiiw; Wien; Vor Ort; EUR 21.000 - 26.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Vielseitiger Aufgabenbereich

Internationales Arbeitsumfeld

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) sucht eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die das Office Management eigenständig organisiert und die Geschäftsleitung administrativ unterstützt.

Zu Ihren Aufgaben gehören die zentrale Anlaufstelle, Empfang und Korrespondenz in DE/EN, Veranstaltungsorganisation sowie die Pflege der Kundendatenbank. HR-Unterstützung rundet das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK, HBLA oder ESA.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management.
• Erfahrung in Vereinen oder wissenschaftlichem Umfeld von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office und Microsoft 365.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Office Managements.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
• Empfang und Telefonzentrale; Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen.
• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank.
• HR-Unterstützung: Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und Auswertungen.

Kenntnisse

Office Management

Vereinsmanagement

Datenpflege

Bewerbermanagement

Onboarding

Mitarbeiterbetreuung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Microsoft 365

Organisationstalent

Teamorientierung

Serviceorientierung

Verlässlichkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) sucht eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die das Office Management eigenständig organisiert und die Geschäftsleitung administrativ unterstützt.

Zu Ihren Aufgaben gehören die zentrale Anlaufstelle, Empfang und Korrespondenz in DE/EN, Veranstaltungsorganisation sowie die Pflege der Kundendatenbank. HR-Unterstützung rundet das Profil ab.