Executive Assistant & Business Operations

TEC-IT; Steyr; Vor Ort; EUR 26.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten ab 16 Wochenstd

Hybrides Arbeiten nach Vereinbarung

Direkter Einblick in Entscheidungen

Zusammenfassung

TEC-IT sucht eine/n Executive Assistant zur strukturierten Unterstützung der Geschäftsführung in Steyr. Die Stelle ist hybrid und ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit möglich; KV Einstufung AT. Mindestgehalt 2.547 EUR brutto monatlich bei Vollzeit, Teilzeit anteilig.

Sie koordinieren Projekte, steuern Recruitingprozesse, unterstützen Marketing- und Sales-Aktivitäten und arbeiten eng mit HR-, Marketing-, Support- und Entwicklungs-Teams zusammen.

Qualifikationen

• Erfahrung als Executive Assistant oder in Business Operations
• Gute Organisationsfähigkeit und klare Priorisierung
• Verlässliche Kommunikation und Abschlussorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Offenheit für CRM-/PM-/HR-/KI-Tools
• Diskretion, Eigeninitiative und schnelle Einarbeitung in HR/Marketing/Sales/Technologie

Aufgaben

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
• Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
• Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern

Kenntnisse

Executive Assistant Erfahrung

Organisationsvermögen

Verbindliche Kommunikation

Deutsch/Englisch

MS 365

CRM/PM/KI-Tools Offenheit

Tools

MS 365

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
• Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
• Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
• Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
• Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
• Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
• Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern

Qualifikation

• Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektkoordination, Office Management oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen Themen klare Prioritäten zu setzen
• Verbindliche Kommunikation, konsequentes Nachhalten und Freude daran, Dinge wirklich abzuschließen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für CRM-, Projektmanagement-, HR- und KI-Werkzeuge
• Diskretion, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich rasch in HR-, Marketing-, Sales- und Technologiethemen einzuarbeiten

Benefits

• Vielseitige Schlüsselrolle mit direktem Einblick in Entscheidungen und Unternehmensentwicklung
• Echte Verantwortung mit klaren Prioritäten und kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten ab 16 Wochenstunden und hybrides Arbeiten nach Vereinbarung
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Entwicklung, Support, Marketing und Sales
• International eingesetzte Softwareprodukte und Raum, Abläufe sichtbar besser zu machen

Die Position ist ab 16 Wochenstunden bis Vollzeit möglich – mit regelmäßiger Präsenz in Steyr und flexiblem Hybrid-Modell. Die vorgesehene KV-Einstufung ist AT. Das Mindestgrundgehalt in der Einstiegsstufe beträgt EUR 2.547 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis; Teilzeit anteilig. Je nach anrechenbarer Erfahrung gilt ein höheres KV-Mindestgehalt, eine Überzahlung ist möglich.