Assistenz Facility Management (m/w/d)

IFM Immobilien Facility Management und Development; Wien; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

6 Urlaubswochen

Home Office

Erfolgsprämien

Mitarbeitervergünstigungen

Teamevents

Obst & Getränke

Job summary

IFM Immobilien Facility Management und Development GmbH in Wien sucht eine engagierte Assistenz im Facility Management. Sie unterstützen den Facility Manager bei der Betreuung mehrerer Logistikparks und Mieter, koordinieren Techniker, erstellen Angebote und prüfen Rechnungen.

Sie bringen eine kaufmännische oder technische Ausbildung, Erfahrung im Back Office und sehr gute Deutschkenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten, Home Office und Benefits gehören dazu.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (HAK, HAS, HTL, Lehre).
• Einschlägige Berufserfahrung im Back Office, Auftragsabwicklung oder Assistenz Facility Management.
• Technisches Grundverständnis, Freude am Kontakt mit Menschen, sehr gute Deutschkenntnisse.
• Gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS-Office) und sorgfältige Dokumentation.

Responsibilities

• Unterstützung des Facility Managers bei der Betreuung mehrerer Objekte.
• Störungen entgegennehmen, Dringlichkeit einschätzen, Arbeitsscheine erstellen und Koordination.
• Offene Aufträge und Termine im Blick behalten, Kunden zuverlässig informieren.
• Angebote einholen, Offerten erstellen und Vergleiche für Kunden durchführen.
• Rechnungen prüfen, Abweichungen klären, Kontakte zu Kunden, Mietern und Dienstleistern pflegen.
• Office-Talent, Einarbeitung in Abläufe, Vertretung der Kollegin auch im Urlaub.

Skills

Back Office

Auftragsabwicklung

Assistenz Facility Management

MS-Office

Kundendialog

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung (HAK, HAS, HTL, Lehre)

Tools

MS-Office Suite

Job description

Teamspirit und Flexibilität - unser Erfolg!

Wir wachsen weiter! Für die Betreuung unserer Logistikparks und Gewerbeimmobilien suchen wir ab sofort am Standort Wien eine engagierte Verstärkung:

Assistenz Facility Management (m/w/d) – Vollzeit | 6 Wochen Urlaub

Das erwartet Sie bei uns:

• Teamwork: Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer Abteilung mit einem sehr kollegialen und freundschaftlichen Umgang
• Gute Lage: Zentrale Lage mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit (Nähe U6 Westbahnhof / U4 Schönbrumm)
• Einschulung: Detaillierte Einschulung und eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit eigenem Verantwortungsbereich
• Mehr Freizeit und ausgewogene Work-Life-Balance: 6 Urlaubswochen für alle MitarbeiterInnen der IFM
• Benefits: Flexible Arbeitszeiten mit Abstimmung im Team, Home Office, Erfolgsprämien, diverse Mitarbeitervergünstigungen und Teamevents, frisches Obst und Gemüse sowie Softdrinks und Kaffee/Tee u.v.m.
• Faire Bezahlung: Eine marktkonforme Bezahlung ab EUR 2.500,00 brutto monatlich (Basis für 38,5h/Woche) – abhängig von Ihrem Erfahrungs- und Qualifikationsprofils ist eine Überzahlung möglich

Ihr Verantwortungsbereich als AssistentIn im Facility Management beinhaltet:

• Sie unterstützen unseren Facility Manager bei der laufenden Betreuung mehrerer Logistikparks mit unterschiedlichen KundInnen und MieterInnen
• Sie nehmen Störungen entgegen, schätzen deren Dringlichkeit ein, erstellen Arbeitsscheine und koordinieren Techniker und Dienstleister
• Sie behalten offene Aufträge und Termine im Blick, fragen selbstständig nach und informieren Kunden zuverlässig über den aktuellen Stand
• Sie holen Angebote von Dritten ein, erstellen Offerte und Vergleiche für unsere Kunden, bearbeiten Bestellungen und verfolgen Freigaben
• Sie prüfen Rechnungen anhand von Angeboten, Bestellungen und Leistungsnachweisen und klären Abweichungen
• Sie haben laufend Kontakt mit unterschiedlichen KundInnen, MieterInnen und DienstleisterInnen und pflegen Daten und Verträge
• Sie sind ein Office-Talent und lernen sich in alle Abläufe ein, um auch im Urlaub die Kollegin vertreten zu können.

Sie bringen folgende Kompetenzen als AssistentIn im Facility Management mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (HAK, HAS, HTL, Lehre)
• Einschlägige Berufserfahrung im Back Office, in der Auftragsabwicklung oder als Assistenz Facility Management
• Technisches Grundverständnis, Freude am Kontakt mit Menschen und sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS-Office), sorgfältige Dokumentation und einen klaren Überblick überlaufende Vorgänge
• Eine selbstständige, verlässliche und lösungsorientierte Arbeitsweise, Struktur und Belastbarkeit sowie den Ehrgeiz und die Motivation, Aufgaben konsequent bis zum erfolgreichen Abschluss zu begleiten

IFM Immobilien Facility Management und Development GmbH I z.H. Monja Warmuth I Lehnergasse 3 I 1150 Wien I Tel: [phone]