Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

VIVATIS Holding; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibler Gleitzeitrahmen

1 Tag Homeoffice pro Woche

Mittagessen vor Ort

moderne Ausstattung (Laptop/Smartphone

fundierte Einschulung

faire Bezahlung gemäß Kollektivvertrag

Job summary

GOURMET sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Organisationstalent. Sie koordinieren Termine und Reisen der drei Geschäftsführer, betreuen Korrespondenz und E-Mail-Postfächer, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle in Meetings.

Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf hohem Niveau, sicherer Umgang mit MS-Office und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise. Homeoffice-Option und umfangreiche Einarbeitung runden das Angebot ab.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz
• Routine im Termin- und Reisemanagement für Führungskräfte
• Sichere Kommunikation in Wort und Schrift dank sehr guter Deutschkenntnisse
• Sichere MS-Office-Kenntnisse
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten

Responsibilities

• Koordination von Terminen und Reisen für drei Geschäftsführer
• Bearbeitung von Korrespondenz, Telefon und Posteingängen sowie E-Mail-Postfächern
• Aufbereitung von Unterlagen für diverse Besprechungen
• Protokollführung in Geschäftsleitungs-, Krisen- und Projektmeetings
• Abwicklung von Diäten- und Reisekostenabrechnungen sowie Prüfung des Rechnungseingangs im digitalen Freigabe-Workflow
• Organisation interner und externer Veranstaltungen, Büroorganisation und Gästebetreuung

Skills

Berufserfahrung in der Assistenz

Termin- & Reisemanagement

stilsichere Kommunikation

MS-Office-Kenntnisse

strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Loyalität

professionelles Auftreten

Job description

GOURMET stellt sich vor...

seit über 50 Jahren sorgen wir dafür, dass gutes Essen und gelebte Gastfreundschaft dort ankommen, wo Menschen leben, lernen, arbeiten, genesen oder feiern. Als Marktführer in der Gemeinschaftsverpflegung in Österreich und Betreiber renommierter Gastronomiebetriebe sowie Cateringpartner für Veranstaltungen jeder Größenordnung steht GOURMET für kulinarische Kompetenz und Verlässlichkeit.

Was uns ausmacht? Ein Miteinander, das verbindet, und der Anspruch, jeden Tag Gutes besser zu machen.Die Stabstelle Assistenz der Geschäftsführung ist eine zentrale Schnittstelle innerhalb von GOURMET und verbindet die Geschäftsführung mit den verschiedenen Unternehmensbereichen. Sie behalten auch bei drei vollen Kalendern den Überblick? Als Assistenz der Geschäftsführungkoordinieren Sie Termine und Reisen, betreuen Korrespondenz und Postfächer und sind die zentrale Informationsschnittstelle nach innen und außen.

Bei uns arbeiten Sie...

• an der Terminkoordination und dem Reisemanagement für unsere drei Geschäftsführer
• an der Betreuung von Korrespondenz, Telefon und Posteingängen sowie der E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung inklusive Wiedervorlage terminierter Unterlagen
• an der Aufbereitung von Unterlagen für diverse Besprechungensowie an der Protokollführung in Geschäftsleitungs-, Krisen- und Projektmeetings
• an der Abwicklung vonDiäten- und Reisekostenabrechnungen und am Rechnungseingang im digitalen Freigabe-Workflow
• an der Organisation interner und externer Veranstaltungen, der Büroorganisation und der Betreuung unserer Gäste

Wir freuen uns auf Sie und...

• Ihre mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz
• Ihre Routine im Termin- und Reisemanagement für Führungskräfte
• Ihre stilsichere Kommunikation in Wort und Schrift dank sehr guter Deutschkenntnisse sowie Ihre sicheren MS-Office-Kenntnisse
• Ihre strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Ihr Gespür für Prioritäten
• Ihre Diskretion, Ihre Loyalität und Ihr professionelles Auftreten

Wir machen Gutes besser...

• mit flexiblem Gleitzeitrahmen und bei Bedarf auch einem Tag Homeoffice pro Woche
• mit modernem Firmenlaptop sowie Smartphone, auch zur privaten Nutzung
• mit einem frischen und kostenlosen Mittagessen vor Ort
• mit einer fundierten und umfangreichen Einschulung für einen erfolgreichen Start
• mit fairer Entlohnung gemäß dem Kollektivvertrag Gastronomie, von monatlich mindestens € 3.150,- brutto auf Basis einer 40-Stunden-Woche als fair gelebter All-In-Vertrag. Bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung ist eine Bereitschaft zurweiteren Überzahlung gegeben.

Wir richten uns mit dieser Ausschreibung sehr gerne an Wiedereinsteiger:innen.

Ob Berufseinstieg, Spezialisierung oder neue Perspektiven: Bei GOURMET eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Dazu bieten wir attraktive Vorteile für Mitarbeiter:innen, verlässliche Rahmenbedingungen und ein Arbeitsumfeld, das unterschiedliche Lebenssituationen berücksichtigt.