Administrative Assistant

Jobtailor; Wien; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Wien sucht eine/n Sachbearbeiter/in Spedition, der/die POD- und Inventarprozesse steuert, Abhol- und Lieferlisten pflegt und die Buchhaltung zwischen Filialen koordiniert. Sie arbeiten eng mit Kunden und Spediteuren zusammen und überwachen den Zahlungsverkehr sowie die Abrechnung.

Die Stelle erfordert eine abgeschlossene Berufsausbildung im Speditions- oder kaufmännischen Bereich, sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Speditions- oder kaufmännischen Bereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Excel.
• Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Prioritäten auch in schwierigen Situationen zu setzen.

Aufgaben

• POD-Bearbeitung für Kurier- und Direkttransporte.
• Inventarverwaltung von wiederverwendbarem Verpackungsmaterial.
• Pflege von Abhol- und Lieferzielen.
• Interne Buchhaltung und Abrechnung zwischen Filialen.
• Abgleich von Konten mit Kunden und Spediteuren.
• Organisation des Transports von Leergut und Paletten.
• Erfassung und Freigabe von Abholungen und Lieferungen.
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
• Überwachung von Ladeausrüstung und deren Aufzeichnungen.
• Überweisungen zwischen Konten
• Erstellung ausgehender Rechnungen für Transportdienstleistungen
• Abstimmung von Balances mit pallet-ausgetauschten Ländern

Kenntnisse

German language proficiency

English language proficiency

MS Office proficiency

Ausbildung

Vocational training in freight forwarding

Tools

Excel

MS Office

Jobbeschreibung

• Process PODs for short-distance deliveries and direct transports
• Process inventories of returnable packaging
• Maintain pickup and delivery destination lists
• Handle internal accounting and interbranch accounting
• Reconcile accounts with customers and freight forwarders
• Organize the transportation of empty Euro pallets and mesh boxes, including customer pickups and deliveries
• Approve and record pickups and deliveries of returnable packaging
• Process incoming invoices
• Manage, inspect, and record load-securing equipment
• Transfer amounts between accounts
• Create outgoing invoices for load-carrier requirements
• Reconcile load-carrier balances with countries participating in pallet exchange

Requirements

• Completed vocational training in freight forwarding or a commercial field
• Very good German language skills
• Good English language skills
• Proficiency in MS Office
• Confident and regular use of Excel
• Structured, careful, and solution-oriented approach to work
• Ability to maintain an overview and set priorities in challenging situations

Core Competencies

Demonstrates expertise in freight forwarding processes, including inventory management, account reconciliation, and invoice processing, while maintaining strong organizational skills and proficiency in both German and English.

Hard Skills

• POD Processing
• Invoice Processing
• Load-Securing Equipment Management
• Account Transfer Management
• Outgoing Invoice Creation

Soft Skills

• Structured Approach
• Solution-Oriented Mindset
• Ability to Set Priorities

Certifications & Qualifications

• Vocational Training in Freight Forwarding

Tools & Technologies

• Excel