Kfm. Mitarbeiter Verwaltung / Office Administration (m/w/d)

Milk the Sun GmbH; Dubai; On-site; AED 67,000 - 112,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Job summary

Milk the Sun GmbH in Dubai sucht eine/n kfm. Mitarbeiter/in Verwaltung / Office Administration (m/w/d).

Sie unterstützen und organisieren den Büroalltag, bearbeiten eingehende E-Mails und Termine, pflegen digitale Unterlagen und bereiten Besprechungen vor. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, haben erste Erfahrungen in Verwaltung, beherrschen Deutsch sicher und Englisch gut, sowie MS Office (Outlook, Word, Excel).

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Responsibilities

• Unterstützung und Organisation der allgemeinen Büro- und Verwaltungsabläufe.
• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Anfragen und Korrespondenz
• Strukturierte Ablage und Pflege digitaler Dokumente, Stammdaten und interner Übersichten
• Anforderung, Zusammenstellung und Prüfung von Rechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
• Weiterleitung von Rechnungen und Belegen zur zuständigen Prüfung, Freigabe und Buchhaltung
• Koordination von Terminen und organisatorische Vorbereitung von Besprechungen
• Kommunikation und Abstimmung mit Dienstleistern, Lieferanten und internen Ansprechpartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Pflege von Geräte- und Bestandslisten
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende
• Administrative Unterstützung des HR-Teams, beispielsweise bei der Terminorganisation und Zusammenstellung von Onboarding-Unterlagen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
• Nachverfolgung offener Rückmeldungen, Unterlagen und vereinbarter Aufgaben
• Mitwirkung an der Verbesserung und Dokumentation interner Verwaltungsprozesse

Skills

Deutsch (Wort & Schrift)

Englisch (Grundkenntnisse)

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

Job description

# Kfm. Mitarbeiter Verwaltung / Office Administration (m/w/d)Jetzt bewerbenOffice DubaiFestanstellungVollzeitRechtswesenAlle Stellen## Ihre Aufgaben * Unterstützung und Organisation der allgemeinen Büro- und Verwaltungsabläufe* Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Anfragen und Korrespondenz* Strukturierte Ablage und Pflege digitaler Dokumente, Stammdaten und interner Übersichten* Anforderung, Zusammenstellung und Prüfung von Rechnungsunterlagen auf Vollständigkeit* Weiterleitung von Rechnungen und Belegen zur zuständigen Prüfung, Freigabe und Buchhaltung* Koordination von Terminen und organisatorische Vorbereitung von Besprechungen* Kommunikation und Abstimmung mit Dienstleistern, Lieferanten und internen Ansprechpartnern* Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Pflege von Geräte- und Bestandslisten* Unterstützung bei der Bereitstellung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende* Administrative Unterstützung des HR-Teams, beispielsweise bei der Terminorganisation und Zusammenstellung von Onboarding-Unterlagen* Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben* Nachverfolgung offener Rückmeldungen, Unterlagen und vereinbarter Aufgaben* Mitwirkung an der Verbesserung und Dokumentation interner Verwaltungsprozesse## Ihr Profil* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation* Erste Berufserfahrung in der Verwaltung, Büroorganisation, Sachbearbeitung oder Assistenz* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse* Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel* Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-, CRM- oder ERP-Systemen von Vorteil* Gutes Verständnis kaufmännischer Abläufe und sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und Zahlen* Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren* Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise* Freundliche und professionelle Kommunikation* Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen* Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten## Warum wir?* Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in unterschiedliche Unternehmensbereiche* Eine wichtige Rolle bei der Organisation unseres Büroalltags* Enge Zusammenarbeit mit HR, Buchhaltung, den Fachabteilungen und der Geschäftsführung* Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation* Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und interne Abläufe mitzugestalten* Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld mit einem kollegialen Team und starkem Zusammenhalt* Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten* Eine attraktive Vergütung