Persoonlike Assistent / Personal Assistant
Werfnet
An application made for this job — a tailored resume and cover letter that speak straight to the posting.
Job summary
Werfnet in Centurion soek 'n Administratiewe en Persoonlike Assistent vir die Besturende Direkteur. Die rol behels administratiewe ondersteuning, kalenderbeplanning, vergaderingskoordinering en reisreëlings met fokus op akkuraatheid en integriteit.
Jy sal professionele kommunikasie in Afrikaans en Engels hanteer, notules neem en opvolgaksies byhou. Vereistes sluit sterk tydsbestuur, diskresie en die vermoë om multi-taak opdragte te bestuur in.
Qualifications
- Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede en akkuraatheid.
- Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasie in Afrikaans en Engels.
- Vermoe om vertroulike inligting professioneel te hanteer.
- Vermoe om meerdere take gelyktydig te bestuur.
Responsibilities
- Uitvoer van algemene administratiewe en kantoorverwante take.
- Opstel, tik, formatering en redigering van briewe, verslae en dokumentasie.
- Elektroniese en fisiese liassering van dokumente en besigheidsrekords.
- Verseker dat dokumentasie akkuraat en toeganklik is.
- Notules en aksie-items tydens vergaderings.
- Kalender- en reisreëlings vir die Besturende Direkteur.
- Hantering van inkomende/uitgaande korrespondensie.
Skills
Tools
Job description
Posbenaming: Administratiewe en Persoonlike Assistent aan die Besturende Direkteur Ligging: Centurion, Gauteng Pos Tipe: Permanent Werksomgewing: Kantoor-gebaseer Werksure: Maandag tot Vrydag: 08:00 - 17:00
'n Gevestigde onderneming is op soek na 'n professionele, hoogs georganiseerde en betroubare Administratiewe en Persoonlike Assistent om administratiewe, organisatoriese en persoonlike ondersteuning aan die Besturende Direkteur en verskeie departemente te bied. Die ideale kandidaat moet uitters akkuraat wees, sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede hê en in staat wees om verskeie take en prioriteite gelyktydig te bestuur. Hierdie rol vereis 'n proaktiewe en verantwoordelike individu wat nie voortdurend op instruksies wag nie, goeie oordeel aan die dag lê en take konsekwent opvolg totdat dit afgehandel is. Die kandidaat moet professioneel, diskret en betroubaar wees, met die vermoë om vertroulike besigheids-, finansiële-, personeel- en bestuursinligting met die hoogste vlak van integriteit te hanteer.
- Uitvoer van algemene administratiewe en kantoorverwante take
- Opstel, tik, formatering en redigering van briewe, verslae en dokumentasie
- Elektroniese en fisiese liassering van dokumente en besigheidsrekords
- Verseker dat dokumentasie akkuraat, volledig en maklik toeganklik is
- Datavaslegging en instandhouding van administratiewe rekords en sigblaaie
- Hantering en verspreiding van inkomende en uitgaande korrespondensie
- Skandering, kopiëring en elektroniese verspreiding van dokumentasie
- Ondersteuning aan ander afdelings met administratiewe take waar nodig
- Opvolg van uitstaande dokumentasie, inligting en aksies
- Bestuur en koördinering van die Besturende Direkteur se kalender en dagboek
- Reël en bevestig vergaderings, afsprake en ander verpligtinge
- Herinner die Besturende Direkteur aan belangrike vergaderings, sperdatums en opvolgaksies
- Voorbereiding van dokumentasie en inligting wat vir vergaderings benodig word
- Neem van notules en verspreiding van aksiepunte waar nodig
- Opvolg met personeel, kliënte, verskaffers en ander partye rakende aksies
- Koördinering van reisreëlings, besprekings en verwante administrasie
- Optree as 'n administratiewe skakel tussen die Besturende Direkteur en interne of eksterne partye
- Help om die Besturende Direkteur se tyd effektief te bestuur en prioriteite te identifiseer
- Professionele hantering van telefoonoproepe, e-posse en boodskappe
- Opstel van professionele e-posse en korrespondensie namens of vir die Besturende Direkteur
- Verseker dat belangrike kommunikasie betyds aan die korrekte persone deurgegee word
- Opvolg van e-posse, versoeke en aksiepunte
- Professionele kommunikaie met kliënte, verskaffers, personeel, bestuur en ander belanghebbendes
- Skedulering en koördinering van interne en eksterne vergaderings
- Voorbereiding van agendas en relevante dokumentasie
- Neem en verspreiding van notules wanneer vereis
- Handhawing van 'n akkurate aksielys van besluite en take
- Opvolg met verantwoordelike persone rakende sperdatums en uitstaande take
- Rapporteer uitstaande of vertraagde aksies aan die Besturende Direkteur
- Ondersteuning met algemene finansiële administrasie
- Administratiewe ondersteuning met debiteure en krediteure
- Ondersteuning met begrotings en finansiële rekords
- Datavaslegging en instandhouding van finansiële inligting
- Ervaring met boekhou-sisteme en finansiële administrasie sal 'n sterk voordeel wees
- Hantering van vertroulike besigheids-, finansiële-, personeel-, kliënte- en bestuursinligting
- Handhaaf die hoogste vlak van diskresie en professionele vertroulikheid
- Verseker dat dokumente en elektroniese inligting veilig bewaar word
- Moet nooit vertroulike inligting sonder behoorlike toestemming openbaar nie
- Respekteer te alle tye die vertroulikheid van die onderneming en Besturende Direkteur
- Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede
- Uitstekende aandag aan detail en akkuraatheid
- Sterk tydsbestuur en vermoë om prioriteite te bepaal
- Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede
- Vlot in Afrikaans en Engels
- Goeie rekenaarvaardighede, veral Microsoft Word, Excel en Outlook
- Vermoë om onafhanklik te werk en verantwoordelikheid te neem
- Vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur
- Sterk probleemoplossingsvaardighede
- Vermoë om onder druk te werk en sperdatums na te kom
- Boekhou- of finansiële administrasie-ervaring sal sterk voorkeur geniet
- Ervaring met debiteure en krediteure sal 'n sterk voordeel wees
- Kennis van begrotings en finansiële administrasie sal 'n sterk voordeel wees
- Professioneel en volwasse
- Proaktief en selfgemotiveerd
- Betroubaar en verantwoordelik
- Hoogs georganiseerd en sistematies
- Akkuraat en detail-georiënteerd
- Sterk communicatievaardighede
- Diskreet en vertroulik
- Goeie oordeel en probleemoplossingsvermoë
- Bereid om verantwoordelikheid te neem en take selfstandig te voltooi
- Moet nie voortdurend op instruksies wag om basiese take uit te voer nie
- Sterk opvolgvermoë
- Bereidwillig om ander afdelings te ondersteun waar nodig
- Vermoë om onder druk te werk
- Langtermyn ingesteldheid
Binne die eerste paar maande behoort die kandidaat:
- Aakkurate en professionele administrasie te handhaaf
- Die Besturende Direkteur se kalender en administratiewe behoeftes effektief te bestuur
- Take en aksiepunte betyds op te volg
- Akkurate rekordhouding en dokumentbeheer te handhaaf
- Professionele kommunikasie met interne en eksterne belanghebbendes te verseker
- Take onafhanklik en binne sperdatums te voltooi
- Die werkslading effektief te organiseer en prioriteite korrek te bepaal
- Vertroulike inligting professioneel en diskreet te hanteer
- Betroubaarheid en konsekwente uitvoering van verantwoordelikhede te toon
'/%3e%3cpath%20d='M101.744%2012.4726L102.894%2016.1947L99.0021%2013.2201L101.744%2012.4726ZM105.3%208.40937H100.488L99.0026%203.59473L97.5116%208.41047L92.7%208.40385L96.5965%2011.3834L95.1055%2016.1942L99.0021%2013.2196L101.408%2011.3834L105.3%208.40992V8.40937Z'%20fill='white'/%3e%3cdefs%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_5593_1381'%20x1='90'%20y1='9.44471'%20x2='99'%20y2='9.44471'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20stop-color='%2300AD70'/%3e%3cstop%20offset='0.998594'%20stop-color='%2300B67A'/%3e%3cstop%20offset='1'%20stop-color='%23DCDCE6'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e){kind=small}
