Portefeulje-administrateur/ Portfolio Administrator

Pro-Match Recruitment; Hermanus; On-site; ZAR 180,000 - 240,000; Full time

Job summary

Pro-Match Recruitment soek ’n administratiewe bestuurder vir portefeulje-/eiendoms-/finansiële administrasie in Hermanus. U koördineer AGM’s en Trustee-vergaderings, hanteer dokumentasie en notules, en sorg vir professionele korrespondensie.

Vereistes sluit Matric en ’n relevante kwalifikasie in administrasie of finansies in, asook ervaring met MS Office en WeConnectU indien moontlik. Sterk kommunikasie en akkuraatheid is noodsaaklik vir suksesvolle prestasie.

Qualifications

• Matric/ Graad 12 is vereis.
• Relevante kwalifikasie in administrasie, finansies, eiendomsbestuur of ’n verwante rigting is voordelig.
• Voorkeur vir portefeulje-/eiendoms-/finansiële administrasie-ervaring.
• Goeie rekenaarvaardighede en kennis van administratiewe prosesse.
• Uitstekende skriftelike en mondelinge kommunikasievaardighede.

Responsibilities

• Koördineer en bestuur AGM’s en Trustee-vergaderings, insluitend agendas & notules.
• Verseker voldoening aan CSOS, POPIA en PAIA vereistes en regsregistrasies.
• Bestuur finansiële administrasie: begrotings, heffings, rekonsiliasie en finansiële verslae.
• Hanteer UIF, WCA, versekering, bankmandate en statutêre rekords.
• Beheer eienaars- en Trustee-navrae en korrespondensie.
• Koördineer herstelwerk en instandhouding, insluitend kontrakteurs en opvolg.
• Onderhou akkurate rekords van reëls, notules en finansiële dokumentasie in WeConnectU.
• Werk saam met die Community Manager/Administrator om versoeke effektief uit te voer.
• Generiese kantooradministrasie en na-ure noodnavrae soos vereis.

Skills

Rekenaarvaardighede

Kommunikasievaardighede

Organisasievaardighede

Vinnige leer

Education

Graad 12 / Matric

Relevante administrasie/finansies/eiendomsbestuur kwalifikasie

Tools

Microsoft Office

Job description

Sleutelverantwoordelikhede

• Koördineer en bestuur AGM’s en Trustee-vergaderings, insluitend agendas, kennisgewings, dokumentasie, notules en opvolg van aksie-items.
• Verseker voldoening aan CSOS, POPIA en PAIA-vereistes en hanteer relevante registrasies, opgawes en dokumentasie.
• Bestuur finansiële administrasie, insluitend begrotings, heffings, debiteure, krediteure, finansiële verslae en jaarlikse oudits.
• Hanteer UIF, WCA, versekering, bankmandate en statutêre rekords.
• Bestuur eienaars- en Trustee-navrae, korrespondensie en klagtes professioneel en tydig.
• Koördineer herstelwerk en instandhouding, insluitend terreinbesoeke, kwotasies, kontrakteurs en opvolg van werk.
• Onderhou akkurate rekords van reëls, notules, resolusies, versekering, planne en ander belangrike dokumentasie op WeConnectU en maatskappystelsels.
• Werk nou saam met die Community Manager en Community Administrator om te verseker dat instruksies en versoeke effektief uitgevoer word.
• Hanteer algemene kantooradministrasie, kommunikasie met eienaars en kontrakteurs, asook na-ure noodnavrae soos vereis.

Minimum Vereistes

• Matriek / Graad 12.
• Relevante kwalifikasie in administrasie, finansies, eiendomsbestuur of ’n verwante rigting sal voordelig wees.
• Vorige ervaring in portefeulje-administrasie, eiendomsadministrasie, finansiële administrasie of gemeenskapskemas.
• Goeie rekenaarvaardighede en kennis van Microsoft Office.
• Goeie kennis van administratiewe en finansiële prosesse.
• Uitstekende skriftelike en mondelinge kommunikasievaardighede.

Voordelige Ervaring

• Ervaring met WeConnectU.
• Kennis van CSOS, POPIA en PAIA.
• Ervaring met Body Corporate / HOA-administrasie.
• Kennis van heffings, begrotings, debiteure en gemeenskapskema-finansies.
• Ervaring met kontrakteurs, instandhouding en eiendomsverwante administrasie.

Persoonlike Eienskappe

• Uiters georganiseerd en detailgeoriënteerd.
• Akkuraat en sistematies.
• Professioneel, betroubaar en kliëntediensgerig.
• Sterk kommunikasie-, opvolg- en probleemoplossingsvaardighede.
• Vermoë om verskeie portefeuljes en sperdatums effektief te bestuur.
• Hoë vlak van integriteit, aanspreeklikheid en vertroulikheid.
• Vermoë om onafhanklik sowel as binne ’n span te funksioneer.