Auxiliar De Operaciones

theirc; Maracaibo; Presencial; VES 15.164.000 - 23.589.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

theirc está buscando un responsable de Gestión Documental para coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital del proyecto del FHV, garantizando el correcto archivo de documentos de costos, cadena de suministro y personal en Box, conforme a los lineamientos del donante y requerimientos de auditoría.

Entre las funciones se incluye configurar estructuras de carpetas, gestionar Box Drive, verificar gastos y mantener control de calidad documental, preparando documentación

Responsabilidades

• Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box para el proyecto del FHV.
• Utilizar Box Drive para la administración eficiente de carpetas y subcarpetas, facilitando la navegación y carga masiva de documentos.
• Actualizar la estructura ante cambios en el proyecto.
• Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de alquileres en excel
• Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de internet en excel
• Verificación de cargue de documentos por parte de los socios cuando aplique.
• Relación de gastos pago a proveedores con facturas y número de orden de compra correspondientes
• Verificación de existencia física de soportes de los procesos de compras desde la requisición hasta el soporte de pago y retención de ISLR, este último según aplique
• Archivo adecuado de lista de asistente de actividades donde se entregaron refrigerios, insumos o materiales y la carta de pago en cuenta a tercero de los proveedores.
• Verificación que los documentos para lo que aplique tengan el sello respectivo
• Mantenimiento de carpeta con información tributaria: exenciones, declaraciones y RIF.
• Antes de la visita: Envío de documentación preparatoria necesaria
• Durante la visita: Se debe tener la información impresa por cada proceso de acuerdo con las indicaciones, presentar carpeta de las facturas originales , presentar carpeta con la información constitutiva de CIR-VE y Socio (Según aplique).
• Después de la visita: Ayudar a su supervisor a resolver los hallazgos
• Recibir y archivar en Box todos los documentos soporte de transacciones de costos directos del proyecto, organizados por código de proyecto (D1) y mes del año fiscal
• Coordinar con el equipo de Finanzas la recepción oportuna de los soportes físicos para su digitalización dentro del período contable correspondiente
• Verificar el adecuado archivo en Box de todos los documentos del proceso de cotización y licitación (RFQ/RFP) relacionados con el proyecto
• Verificar que cada expediente de proceso de selección de proveedor incluya: bases, cotizaciones recibidas, cuadro comparativo, acta de selección y contrato o acuerdo firmado
• Coordinar con el equipo de Supply Chain la entrega oportuna de los expedientes físicos o digitales para su archivo en Box
• Realizar revisiones periódicas de completitud y calidad de los archivos en Box, verificando que no haya documentos faltantes, mal nombrados, ilegibles o ubicados en carpetas incorrectas
• Mantener un tracker maestro de gestión documental con estado actualizado de cada documento requerido: pendiente / en proceso / archivado / observado
• Emitir alertas preventivas a las áreas responsables cuando se detecten documentos faltantes o próximos a vencer en plazo de archivo
• Coordinar la subsanación de observaciones documentales identificadas por la Auditoría Interna de IRC o por revisiones pre-auditoría del equipo de Finanzas
• Actuar como punto focal documental del proyecto ante todas las áreas, centralizando la recepción, validación y archivo de documentos.

Descripción del empleo

Descripción general del trabajo:

Coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital del proyecto del FHV, garantizando que todos los documentos soporte de costos directos, cadena de suministro y personal estén debidamente escaneados, nombrados, organizados y archivados en Box conforme a los lineamientos obligatorios del donante, los estándares de CIR -VE y los requerimientos de auditoría interna y externa.

Durante visitas de Spot check financiero pueden solicitar documentación digital o en físico. La documentación para presentar por el área financiera, cadena de suministro y recursos humanos abarca la documentación de soporte acorde a las políticas del CIR-VE, la principal función del cargo es velar porque esta información este completa y a la mano.

Responsabilidades principales:

• Configuración y Mantenimiento de la Estructura de Carpetas en Box:
  • Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box para el proyecto del FHV.
  • Utilizar Box Drive para la administración eficiente de carpetas y subcarpetas, facilitando la navegación y carga masiva de documentos
  • Actualizar la estructura ante cambios en el proyecto.
  • Agrupación de los procesos con el orden establecido; Agrupación por Nombre de Categoría, Código Donante, etc.
  • Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de alquileres en excel
  • Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de internet en excel
  • Verificación de cargue de documentos por parte de los socios cuando aplique.
  • Relación de gastos pago a proveedores con facturas y número de orden de compra correspondientes
• Mantenimiento de Archivo físico
  • Verificación de existencia física de soportes de los procesos de compras desde la requisición hasta el soporte de pago y retención de ISLR, este último según aplique
  • Archivo adecuado de lista de asistente de actividades donde se entregaron refrigerios, insumos o materiales y la carta de pago en cuenta a tercero de los proveedores.
  • Verificación que los documentos para lo que aplique tengan el sello respectivo
  • Mantenimiento de carpeta con información tributaria: exenciones, declaraciones y RIF.
• Apoyo durante vistas del Spot Check Financiero:
  • Antes de la visita: Envió de documentación preparatoria necesaria
  • Durante la visita: Se debe tener la información impresa por cada proceso de acuerdo con las indicaciones, presentar carpeta de las facturas originales , presentar carpeta con la información constitutiva de CIR-VE y Socio (Según aplique).
  • Después de la visita: Ayudar a su supervisor a resolver los hallazgos
• Gestión Documental
  • Recibir y archivar en Box todos los documentos soporte de transacciones de costos directos del proyecto, organizados por código de proyecto (D1) y mes del año fiscal
  • Coordinar con el equipo de Finanzas la recepción oportuna de los soportes físicos para su digitalización dentro del período contable correspondiente
  • Verificar el adecuado archivo en Box de todos los documentos del proceso de cotización y licitación (RFQ/RFP) relacionados con el proyecto
  • Verificar que cada expediente de proceso de selección de proveedor incluya: bases, cotizaciones recibidas, cuadro comparativo, acta de selección y contrato o acuerdo firmado
  • Coordinar con el equipo de Supply Chain la entrega oportuna de los expedientes físicos o digitales para su archivo en Box
• Control de Calidad Documental
  • Realizar revisiones periódicas de completitud y calidad de los archivos en Box, verificando que no haya documentos faltantes, mal nombrados, ilegibles o ubicados en carpetas incorrectas
  • Mantener un tracker maestro de gestión documental con estado actualizado de cada documento requerido: pendiente / en proceso / archivado / observado
  • Emitir alertas preventivas a las áreas responsables cuando se detecten documentos faltantes o próximos a vencer en plazo de archivo
  • Coordinar la subsanación de observaciones documentales identificadas por la Auditoría Interna de IRC o por revisiones pre-auditoría del equipo de Finanzas
• Coordinación Interáreas y Comunicación
  • Actuar como punto focal documental del proyecto de FHV ante todas las áreas (Finanzas, Supply Chain, RRHH, Programa), centralizando la recepción, validación y archivo de do