Analista Control de Documentos

Alimentos Kiri; Estado Zulia; Presencial; VES 20.219.000 - 30.329.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Alimentos Kiri busca un responsable de documentación para el departamento de Obras Civiles. Administrar la documentación de los proyectos, mantener la base de datos y establecer un registro de control de documentos para localización rápida en la red.

Deberá alimentar la documental de cada proyecto con planos, especificaciones, memorias, presupuestos y materiales; coordinar con proyectistas y jefatura; validar planos y preparar informes semanales.

Responsabilidades

• Administrar toda la documentación vinculada con los proyectos.
• Generar y mantener base de datos de proyectos generados por el departamento y/o contratados por el mismo.
• Establecer un registro de control de documento que permita la ubicación fácil y rápida de los mismos en la red.
• Administrar, mantener y actualizar la planoteca digital del departamento de Obras Civiles.
• Alimentar la base documental de cada proyecto con planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, cómputos métricos, presupuestos base y lista actualizada de materiales por obra o proyecto.
• Mantener comunicación permanente con proyectistas, calculistas, coordinadores y jefatura de OC en la formalidad de la entrega de documentos.
• Garantizar la perfecta confiabilidad de los documentos o proyectos que maneja el departamento de obras civiles.
• Presentar informe semanal de actividades y avance a la coordinación administrativa
• Validar todos los planos que se generan en el departamento.
• Apoyar a la coordinacion de proyectos con la elaboracion de planos de plantas, instalaciones y estructuras a través de programas asistidos por computador.
• Registrar y resguardar los archivos de información recolectada de cada una de las actividades ejecutadas en los sistemas corporativos.
• Registrar y mantener el resguardo del dossier de minutas y oficios de los contratos.
• Monitorear el avance físico del proyecto con apoyo de la coordinacion administrativa, proyecto y operacional.
• Mantener permanentemente informado al coordinador administrativo del desarrollo de las actividades y logros obtenidos en su gestión, así como cualquier desviación que se observe durante la ejecución del proyecto.
• Consolidar todo tipo de documentos generales de consulta y control
• Hacer seguimiento de las solicitudes emitidas en cada uno de los departamentos correspondientes
• Procesar el pago de las valuaciones de las obras ante el Departamento de Finanzas
• Elaborar reportes de desembolso de los pagos efectuados y los procesos pendientes por pagar
• Canalizar los trámites necesarios para la cancelación de facturas pendientes a las contratistas
• Mantener informado al Analista de Talento Humano sobre las novedades de la nómina de obras civiles (asistencia, faltas, permisos, suspensiones, entre otros).
• Informar las fallas del sistema administrativo o equipos de computación al Gerente de IT para realizar los arreglos pertinentes.
• Las demás funciones o actividades que le asigne la coordinacion administrativa o DIRECTIVA dentro del campo de su competencia.
• Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad, higiene y ambiente en los diferentes departamentos de la organización, así como los deberes que como trabajador debe cumplir según lo establecido en la LOPCYMAT.
• Realizar cualquier otra actividad asignada por el supervisor inmediato, que contribuya con el beneficio de la organización.
• Cumplir con las políticas, normas y procedimientos asociados al cargo.

Descripción del empleo

• Administrar toda la documentación vinculada con los proyectos.
• Generar y mantener base de datos de proyectos generados por el departamento y/o contratados por el mismo.
• Establecer un registro de control de documento que permita la ubicación fácil y rápida de los mismos en la red.
• Administrar, mantener y actualizar la planoteca digital del departamento de Obras Civiles.
• Alimentar la base documental de cada proyecto con planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, cómputos métricos, presupuestos base y lista actualizada de materiales por obra o proyecto.
• Mantener comunicación permanente con proyectistas, calculistas, coordinadores y jefatura de OC en la formalidad de la entrega de documentos.
• Garantizar la perfecta confiabilidad de los documentos o proyectos que maneja el departamento de obras civiles.
• Presentar informe semanal de actividades y avance a la coordinación administrativa
• Validar todos los planos que se generan en el departamento.
• Apoyar a la coordinacion de proyectos con la elaboracion de planos de plantas, instalaciones y estructuras a través de programas asistidos por computador.
• Registrar y resguardar los archivos de información recolectada de cada una de las actividades ejecutadas en los sistemas corporativos.
• Registrar y mantener el resguardo del dossier de minutas y oficios de los contratos.
• Monitorear el avance físico del proyecto con apoyo de la coordinacion administrativa, proyecto y operacional.
• Mantener permanentemente informado al coordinador administrativo del desarrollo de las actividades y logros obtenidos en su gestión, así como cualquier desviación que se observe durante la ejecución del proyecto.
• Consolidar todo tipo de documentos generales de consulta y control
• Hacer seguimiento de las solicitudes emitidas en cada uno de los departamentos correspondientes
• Procesar el pago de las valuaciones de las obras ante el Departamento de Finanzas
• Elaborar reportes de desembolso de los pagos efectuados y los procesos pendientes por pagar
• Canalizar los trámites necesarios para la cancelación de facturas pendientes a las contratistas
• Mantener informado al Analista de Talento Humano sobre las novedades de la nómina de obras civiles (asistencia, faltas, permisos, suspensiones, entre otros).
• Informar las fallas del sistema administrativo o equipos de computación al Gerente de IT para realizar los arreglos pertinentes.
• Las demás funciones o actividades que le asigne la coordinacion administrativa o DIRECTIVA dentro del campo de su competencia.
• Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad, higiene y ambiente en los diferentes departamentos de la organización, así como los deberes que como trabajador debe cumplir según lo establecido en la LOPCYMAT.
• Realizar cualquier otra actividad asignada por el supervisor inmediato, que contribuya con el beneficio de la organización.
• Cumplir con las políticas, normas y procedimientos asociados al cargo.