Especialista en Gestión Documental y Operaciones

International Rescue Committee; Maracaibo; Presencial; VES 10.110.000 - 20.219.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

El IRC en Venezuela busca un profesional para gestionar el sistema documental digital del proyecto FHV, asegurando que documentos de costos y personal estén debidamente escaneados, nombrados y archivados en Box conforme a lineamientos del donante y CIR-VE.

Las funciones incluyen crear y mantener estructuras de carpetas, gestionar digitalización y preparar documentación para auditorías internas y externas, manteniendo alta calidad y trazabilidad.

Formación

• Técnico, tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines.
• Mínimo 1 año de experiencia en gestión documental, archivo o apoyo administrativo/financiero.
• Manejo de Box u otras plataformas de gestión documental en la nube.

Responsabilidades

• Coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital del proyecto, garantizando archivos organizados y disponibles.
• Mantener estructura de carpetas en Box y actualizarla ante cambios del proyecto.
• Apoyar durante visitas de Spot Check financiero con la documentación requerida.
• Gestión documental de transacciones de costos directos, por código de proyecto y mes fiscal.
• Controlar calidad documental y mantener un tracker de estado de documentos.
• Coordinación interáreas para entrega y archivo de expedientes.

Conocimientos

Gestión documental

Box Drive

Excel

Trabajo en equipo

Educación

Técnico/Tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines

Herramientas

Box

OneDrive

SharePoint

Google Drive

Descripción del empleo

El IRC en Venezuela busca un profesional para gestionar el sistema documental digital del proyecto FHV, asegurando que documentos de costos y personal estén debidamente escaneados, nombrados y archivados en Box conforme a lineamientos del donante y CIR-VE.

Las funciones incluyen crear y mantener estructuras de carpetas, gestionar digitalización y preparar documentación para auditorías internas y externas, manteniendo alta calidad y trazabilidad.