Administrative and Logistics Assistant / Asistente Administrativo y Logístico – Venezuela

The Mentor Initiative; Caracas; Hybrid; VES 6,932,000 - 14,854,000; Full time

Job summary

The MENTOR Initiative busca un Asistente Administrativo y Logístico para apoyar operaciones en Venezuela. El/la candidato/a gestionará documentación, inventarios y procesos logísticos, asegurando trazabilidad y cumplimiento de normas institucionales y de donantes.

Se requiere formación en Administración/Logística y 2–3 años de experiencia; manejo de plataformas en la nube y herramientas ofimáticas. Se valorarán conocimientos de políticas de rendición de donantes y capacidad de trabajo en equipo.

Qualifications

• Técnico o profesional en Administración/Logística/Contabilidad.
• Mínimo 2–3 años en funciones administrativas, control de inventarios o gestión de donaciones/proyectos.
• Conocimiento de políticas de rendición financiera de donantes (valorado: ECHO, Oxfam).

Responsibilities

• Gestión administrativa y documental: cargar y mantener soportes en plataformas institucionales.
• Gestión logística: registrar donaciones, compras y delivery; asegurar concordancia entre entregas y registros.
• Coordinación de distribución, recepción y almacenamiento de materiales institucionales.
• Coordinación de traslados del personal en Caracas y La Guaira; inventario y conciliaciones.

Skills

Atención al detalle

Gestión del tiempo

Orientación a resultados

Integridad procesal

Education

Técnico o profesional en Administración/Logística/Contabilidad

Tools

Excel

Word

Box

Drive

Job description

Administrative and Logistics Assistant / Asistente Administrativo y Logístico – Venezuela

Personal competencies

Brindar soporte operativo, logístico y administrativo en la gestión documental, el control de inventarios y la preparación de soportes financieros, garantizando la precisión de los reportes, la trazabilidad de la información y el cumplimiento de la normativa institucional y de los donantes.

Funciones y Responsabilidades Principales

Gestión Administrativa y Documental

• Cargar, verificar y mantener actualizados los soportes administrativos y financieros en la plataforma de seguimiento correspondientes (ej. Box), asegurando que cumplan con los estándares requeridos para su aprobación.
• Elaborar y organizar expedientes documentales físicos y digitales para auditorías internas y externas.

Gestión Logístico y Control de Entregas

• Registrar y reportar con precisión las donaciones, insumos y entregas en los formatos institucionales establecidos.
• Realizar y apoyar en los procesos de compras desde el inicio: solicitud de cotización, tablas comparativas, ordenes de compra, notas de entrega y facturas.
• Garantizar la consistencia total entre los bienes/servicios entregados y los registros documentados (producto entregado = producto reportado), cumpliendo estrictamente con las normativas del donante y de la organización.
• Coordinar la logística de distribución, recepción y almacenamiento de materiales o bienes institucionales.
• Coordinar los traslados del personal local en Caracas y La Guaira
• Mantener el inventario actualizado y realizar conciliaciones periódicas con el área de compras/almacén.

Perfil Requerido

Técnico o profesional en Administración de Empresas, Logística, Contabilidad o áreas afines.

Experiencia

• Mínimo 2 a 3 años de experiencia en funciones administrativas, control de inventarios, gestión de plataformas en la nube (Box, Drive, etc.) o manejo de donaciones/proyectos.
• Conocimiento de políticas de rendición financiera de donantes como ECHO, Oxfam es altamente valorado.

Conocimientos técnicos

• Manejo intermedio/avanzado de herramientas ofimáticas (Excel, Word).
• Manejo de plataformas de almacenamiento y seguimiento institucional.
• Conocimiento en elaboración y verificación de soportes contables y administrativos.

Competencias personales

• Alta atención al detalle y capacidad analítica.
• Organización y gestión del tiempo.
• Orientación a resultados e integridad procesal.
• Comunicación asertiva y trabajo en equipo.

The MENTOR Initiative es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y valora la diversidad en la organización. Garantizamos la no discriminación constante durante todo el proceso de contratación.

The MENTOR Initiative se compromete a promover la diversidad y la igualdad de género, y anima firmemente a postularse a candidatos/as de grupos infrarrepresentados.

The MENTOR Initiative aplica un enfoque de tolerancia cero frente a la explotación sexual, el abuso, el maltrato o el acoso, así como frente a otros comportamientos no éticos, incluido el fraude.

The MENTOR Initiative contactará a empleadores anteriores de los/as solicitantes para determinar si tienen antecedentes de incumplimiento de normas internacionales y códigos de conducta relacionados con estas cuestiones.