OFICIAL DE LOGISTICA_CARACAS VENEZUELA

ReliefWeb; Porlamar; On-site; VES 8,936,000 - 12,907,000; Full time

Job summary

ACTED busca un Oficial de Logística para gestionar la cadena de suministro a nivel nacional desde Caracas, coordinando compras, inventario y transporte, manteniendo estándares institucionales y contacto con proveedores.

El rol requiere educación universitaria en administración/logística, al menos 1 año de experiencia y disponibilidad para trabajar de forma presencial en Caracas con viajes a regiones.

Qualifications

• Educación universitaria en administración logística o afín.
• Al menos 1 año de experiencia en procesos logísticos.
• Conocimiento de compras, inventarios y contratación de proveedores.
• Experiencia en entornos humanitarios deseable.
• Conocimientos de Windows y herramientas de oficina.

Responsibilities

• Realizar compras y gestiones de proveedores, con cotizaciones y contratos.
• Gestionar inventarios y control de activos.
• Coordinar transporte y servicios logísticos para proyectos.
• Preparar y presentar reportes de progreso logístico.
• Mantener comunicación proactiva con supervisor directo y equipos.
• Asegurar cumplimiento de políticas y procedimientos ACTED.

Skills

Amabilidad

Empatía

Escucha activa

Respeto

Trabajo en equipo

Orientación a resultados

Transparencia

Education

Licenciatura en administración logística

Tools

Windows

Job description

Agency for Technical Cooperation and Development

OFICIAL DE LOGISTICA_CARACAS VENEZUELA

Venezuela (Bolivarian Republic of)

Organization

Objetivo del trabajo

El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, conforme a las políticas y procedimientos logísticos de ACTED.

Cadena de mando

• Director País / Regional
• Encargo del departamento de Logística
• Responsable directo y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED - REACH en Colombia y Venezuela.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;
• Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;
• Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;
• Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.
• responsable de la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.
• Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;
• Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales;
• Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

• Compras
• Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contrato para revisión/ firma del supervisor/a directa;
• Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;
• Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.
• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
• Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.
• Gestión del inventario
• Responsable de la gestión y mantenimiento de los inventarios;
• Responsable de la gestión a los procedimientos de recepción y envío de bienes;
• Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;
• Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario.
• Gestión de los Activos
• Elaboración y control de la lista de activos;
• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;
• Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;
• Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;
• Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización.
• Reportes
• Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al responsable del departamento de Logística. .
• Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.
• Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.
• Transportes
• Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;
• gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.
• Responsable de la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno
• Comunicación interna
• Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;
• Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;
• Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.
• Habilidades interpersonales:
• Amabilidad, aceptación y solidaridad
• Empatía
• Escucha activa
• Respeto,
• Competencias:
• Dinamismo
• Lógica - Trabajo en equipo
• Responsabilidad
• Compromiso
• Orientado a los resultados
• Transparencia – alta atención al detalle - Alta capacidad de adaptación

PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

• Educación universitaria en carreras como: administración logística, administración de empresas, o carreras afines.
• Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;
• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
• Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país.
• Conocimientos y experiencia con sistemas operativos Microsoft Windows

Condiciones Contractuales

• Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño.
• Lugar de trabajo: Oficina de Acted en Caracas.
• Honorarios profesionales según la escala de la organización.
• Prestación de Servicios de forma presencia y traslados frecuentes a zonas afectadas por el doblete sísmico.
• Caracas – Distrito Capital Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.
• Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Venezuela y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.