Werkstudium Admin (m/w/d)

Join; United States; Hybrid; USD 15,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Office in Frankfurt

4-Tage-Woche

Weiterbildungsprogramme

Teamkultur auf Augenhöhe

Unterstützung durch Coaching

Job summary

ekipa sucht eine strukturierte, verantwortungsbewusste Person, die unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse reibungslos führt. Du übernimmst Lohn- und Personalabrechnung, unterstützt das SV-Meldewesen und bist Schnittstelle zum Steuerbüro.

Zudem betreust du Benefits und Rechnungsprozesse, behältst Fristen im Blick und arbeitest eng mit unseren Account Executives zusammen. Du bringst Lernbereitschaft, Diskretion und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig, auch bei wiederkehrenden Aufgaben mit festen Fristen.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware (DATEV, LexOffice).
• Du behältst den Überblick bei mehreren Fristen und kommunizierst proaktiv, wenn Informationen fehlen.
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Daten um und arbeitest migrationssicher.
• Du kommunizierst klar mit Kund:innen und Dienstleister:innen und bist teamorientiert.

Responsibilities

• Du unterstützt Lohn- und Personalabrechnung, von Lohnmeldungen bis Proben- und Endabrechnungen.
• Du koordinierst SV-Meldewesen, Kontakt zu Krankenkassen/Arbeitsagentur, Schnittstelle zum Steuerbüro.
• Du verantwortest Benefits-Verwaltung inkl. Bestellung und Rechnungskontrolle.
• Du erstellst Rechnungen über verschiedene Systeme und behältst Posten im Blick.
• Du unterstützt Forderungsmanagement und Abstimmung mit Account Executives/Kund:innen.
• Du hilfst bei Buchhaltung/Belegwesen, sammelst Belege und bereitest Jahresabschluss vor.
• Du behältst Fristen zu Fördermitteln und Spesenrichtlinien im Blick, dokumentierst sauber.

Skills

Zahlenverständnis

Präzise/strukturierte Arbeitsweise

Kommunikation

Vertraulichkeit

Lernbereitschaft

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse (gut)

Deutschkenntnisse fließend

Tools

DATEV

LexOffice

Job description

Wir sind ekipa.

Als Corporate Venturing Partner helfen wir Unternehmen und Organisationen die besten Innovationen mit den besten Partnern und einer erprobten & etablierten Methodik zu realisieren. Dafür befähigen und begleiten wir entlang des ganzen Innovationsprozesses.

Mit diesem Ansatz adressieren wir die großen Herausforderungen unserer Gegenwart und Zukunft. Vor diesem Hintergrund arbeiten wir auch mit politischen Institutionen zusammen.

Mit unseren inspirierenden Innovationsprojekten in den Bereichen Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Health Tech und weiteren Themenfeldern haben wir bereits zahlreiche Kunden befähigt, neue Lösungen, Geschäftsmodelle und Innovationen zu entwickeln. Und für die Zukunft planen wir noch Größeres.

Damit wir uns auf diesen Wachstumskurs konzentrieren können, brauchen wir ein verlässliches Fundament. Dafür suchen wir eine strukturierte, verantwortungsbewusste Person, die unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse mit Sorgfalt und Überblick am Laufen hält.

Aufgaben

Da wir ein Startup sind, kannst du im Rahmen deines Werkstudiums bei uns ab Tag 1 Verantwortung übernehmen.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Du unterstützt bei der Lohn- und Personalabrechnung: von Lohnmeldungen über DATEV bis zur Prüfung von Probe- und Endabrechnungen
• Du koordinierst das SV-Meldewesen, bearbeitest Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsagentur und bist Schnittstelle zu unserem Steuerbüro
• Du verantwortest die Benefits-Verwaltung inklusive Bestellung und Rechnungskontrolle
• Du übernimmst die Rechnungsstellung über verschiedene Systeme und Kundenportale und behältst dabei stets den Überblick über offene und fällige Posten
• Du kümmerst dich um unser Forderungsmanagement, gleichst Zahlungen ab und stimmst dich bei Rückfragen mit unseren Account Executives und Kund:innen ab
• Du unterstützt bei Buchhaltung und Belegwesen, sammelst fehlende Belege im Team ein und bereitest den Jahresabschluss mit vor
• Du behältst Fristen für Fördermittel und Spesenrichtlinien im Blick und sorgst für eine saubere Dokumentation

Qualifikation

Um diese Aufgaben erfolgreich zu meistern, sind folgende Fähigkeiten und Eigenschaften sehr hilfreich:

• Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig, auch bei wiederkehrenden Aufgaben mit festen Fristen
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und idealerweise erste Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware (z. B. DATEV, LexOffice) – notwendig ist das aber nicht, wichtiger ist deine Lernbereitschaft
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen und Fristen den Überblick und sprichst proaktiv an, wenn Informationen fehlen
• Du gehst vertraulich und sorgfältig mit sensiblen Daten um
• Du kommunizierst klar und verbindlich, auch wenn du intern nachfassen oder extern mit Kund:innen und Dienstleister:innen abstimmen musst
• Du bist lernbereit und offen für ein sich wandelndes, dynamisches Umfeld
• Du verfügst über fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und gute Englischkenntnisse

Benefits

Damit du dich stets entwickeln und wachsen kannst, schaffen wir passende Rahmenbedingungen und eine Teamkultur, die dein Wachstum kontinuierlich fördert:

• Du kannst flexibel arbeiten, wann und wo du willst – Hauptsache, das Ergebnis stimmt
• Du arbeitest im Hintergrund eines Teams, das an Trendthemen in den Bereichen Digitalisierung und Nachhaltigkeit arbeitet, und trägst mit deiner Arbeit zur Stabilität dieses Wachstums bei
• Als ein junges 25-köpfiges Team fördern wir die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Kollegialität anstatt Konkurrenz
• Wir unterstützen dich mit kontinuierlichen Coaching- und Weiterbildungsprogrammen
• Wir haben einen Office-Space mitten in der Frankfurter Innenstadt
• Da wir als Startup die 4-Tage-Woche eingeführt haben, hast auch du immer Freitags frei

Gemeinsam können wir elementarer Bestandteil einer innovativen und nachhaltigen Zukunft werden. Wir sind überzeugt, dass wir damit Menschen, Gesellschaften und unsere Welt positiv verändern können.