Stage Management & Operations Coordinator

Centerparcs; Town of Belgium (WI); On-site; USD 40,000 - 56,000; Full time

Job description

• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Professionele informatie en reglementering bijwerkenDocumenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiserenTelefonische oproepen en bezoekers filteren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellenDe leveringen controleren