Spécialiste en administration à l'ANS

General Secretariat GS-FDF; Berne Township (OH); On-site; USD 109,000 - 146,000; Full time

Job summary

Le Secrétariat général du Département fédéral des finances (DFF) recherche une personne polyvalente pour assurer des tâches administratives variées et autonomes, principalement en allemand. Vous agirez comme interlocuteur principal, coordonnerez les rendez-vous et le courrier, et soutiendrez l'exploitation opérationnelle.

Vous contribuerez à l'amélioration des processus, à l'assurance qualité et à l'organisation de séances, de présentations et de procès-verbaux, tout en garantissant un archivage

Qualifications

• Formation commerciale et plusieurs années d'expérience dans une fonction polyvalente d'assistance, d'administration ou de coordination.
• Intérêt marqué pour les méthodes de travail numériques, maîtrise de la suite MS Office et, dans l'idéal, connaissance de GEVER/Acta Nova
• Sens de l'organisation, méthode de travail structurée et autonome, capacité à établir des priorités
• Fiabilité, sens du service et de la communication, esprit d'équipe, flexibilité
• Très bonne connaissance de deux langues officielles

Responsibilities

• Gérer de façon autonome des tâches administratives variées dans les domaines de l'organisation, de la gestion de l'information, des acquisitions et de l'administration, principalement en langue allemande
• Assumer le rôle de principal point de contact et coordonner les rendez-vous, la correspondance et les points en suspens
• Participer activement à l'optimisation de processus, à l'assurance qualité et au soutien de l'exploitation opérationnelle
• Fournir un appui à l'organisation et à la coordination de séances et d'événements, y compris la préparation de documents, de présentations et de procès-verbaux
• Aider à garantir l'archivage structuré des documents et un échange d'information fluide

Skills

Formation commerciale

Expérience polyvalente

Maîtrise MS Office

GEVER/Acta Nova

Bilingue FR/DE

Tools

GEVER/Acta Nova

Job description

• Gérer de façon autonome des tâches administratives variées dans les domaines de l'organisation, de la gestion de l'information, des acquisitions et de l'administration, principalement en langue allemande
• Assumer le rôle de principal point de contact et coordonner les rendez-vous, la correspondance et les points en suspens
• Participer activement à l'optimisation de processus, à l'assurance qualité et au soutien de l'exploitation opérationnelle
• Fournir un appui à l'organisation et à la coordination de séances et d'événements, y compris la préparation de documents, de présentations et de procès-verbaux
• Aider à garantir l'archivage structuré des documents et un échange d'information fluide

Berne, Suisse | 80-100%

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Gérer de façon autonome des tâches administratives variées dans les domaines de l'organisation, de la gestion de l'information, des acquisitions et de l'administration, principalement en langue allemande
• Assumer le rôle de principal point de contact et coordonner les rendez-vous, la correspondance et les points en suspens
• Participer activement à l'optimisation de processus, à l'assurance qualité et au soutien de l'exploitation opérationnelle
• Fournir un appui à l'organisation et à la coordination de séances et d'événements, y compris la préparation de documents, de présentations et de procès-verbaux
• Aider à garantir l'archivage structuré des documents et un échange d'information fluide

Ce qui vous rend unique

• Formation commerciale et plusieurs années d'expérience dans une fonction polyvalente d'assistance, d'administration ou de coordination
• Intérêt marqué pour les méthodes de travail numériques, maîtrise de la suite MS Office et, dans l'idéal, connaissance de GEVER/Acta Nova
• Sens de l'organisation, méthode de travail structurée et autonome, capacité à établir des priorités
• Fiabilité, sens du service et de la communication, esprit d'équipe, flexibilité
• Très bonne connaissance de deux langues officielles

En quelques mots

Vous avez un bon sens de l'organisation et du service, vous aimez avoir une vue d'ensemble, coordonner les priorités et fournir un appui à différentes parties prenantes ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons pour ce poste à l'Administration numérique suisse (ANS). Dans cette fonction variée, vous soutiendrez la responsable du domaine Services et secrétariat, le chargé de mission et les domaines spécialisés, et vous contribuerez à une collaboration fluide et efficace.

Ce que nous offrons

• Travailler pour la Suisse Nous nous engageons pour le succès du modèle suisse et pour le bien-être de la population.
• La diversité au quotidien Nous veillons à l'égalité des chances, qui nous permet de déployer nos compétences et d'exprimer des points de vue différents.
• Santé au travail Nous assistons et conseillons nos collaboratrices et collaborateurs pour toutes les questions liées à la santé physique ou psychique.

Tous les avantages

Organe d'état-major central du département, le Secrétariat général du DFF (SG-DFF) comprend les divisions État-major, Communication, Ressources, Service juridique, Numérisation et informatique ainsi que la déléguée fédérale au plurilinguisme et l'Administration numérique suisse (ANS). L'Administration numérique suisse (ANS) est rattachée sur le plan administratif au Secrétariat général du Département fédéral des finances. L'ANS coordonne et pilote la transformation numérique de la Confédération, des cantons et des communes, développe la stratégie pour l'administration numérique et s'engage pour le développement des services de base et la diffusion des prestations électroniques. Elle encourage la normalisation et l'harmonisation des processus techniques et spécialisés, et crée à cet effet des groupes de travail et des groupes spécialisés au sein desquels peuvent collaborer des experts issus de l'administration, de l'économie, du monde scientifique et de la société civile. Elle travaille en réseau avec des organisations apparentées. Vous trouverez davantage d'informations sous www.administration-numerique-suisse.ch.

Questions sur le poste

Monika Reber Responsable Services et secrétariat de l'ANS [phone]