Project Manager Groups & Events

ATPI NORWAY AS; New Jersey; On-site; USD 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

ATPI Norway AS søker prosjektleder for Groups & Events i Norge. Du vil planlegge, koordinere og gjennomføre gruppe-, event- og sportsreiseprosjekter fra behovsavklaring til fakturering og evaluering.

Rollen krever erfaring med prosjektkoordinering og reisebestilling, samt sterke norsk- og engelskkunnskaper. Du vil være ansvarlig for kundekommunikasjon, leverandørkontakt og kostnadsoppfølging i et hektisk miljø.

Qualifications

• Erfaring med prosjektkoordinering, gruppereiser, events eller sportsreiser
• God forståelse for reisebestilling og leverandøroppfølging
• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk
• God tallforståelse og nøyaktighet i kalkyler og fakturagrunnlag
• Strukturert og serviceorientert
• Løsningsorientert og rolig under tidspress

Responsibilities

• Planlegge og styre gruppe-, event- og sportsreiseprosjekter fra behovsavklaring til evaluering
• Utarbeide prosjektplaner, aktivitetslister og tidsfrister, og sikre tydelig ansvarsfordeling
• Koordinere fly, hotell, transport, møter og andre avtalte elementer
• Følge opp deltakere, påmeldinger og nødvendige reisedokumenter
• Sikre fremdrift og eskalere risiko og kapasitetsutfordringer
• Være kundens daglige kontaktpunkt og gi tydelig status og frister
• Presentere anbefalte løsninger og alternativer
• Samarbeide med andre ressurser om booking og dokumentleveranse
• Følge prosesser for kvalitet, personvern og datasikkerhet
• Erfaring med kompleks kundeleveranse innen reisebransjen

Skills

Prosjektledelse

Gruppereiser og events

Reisebestilling & leverandøroppfølging

Norsk og engelsk kommunikasjon

Job description

Planlegging, koordinering og gjennomføring av gruppe-, event- og sportsreiseprosjekter fra tilbud til fakturering.

• Erfaring med prosjektkoordinering, gruppereiser, events eller sportsreiser
• God forståelse for reisebestilling og leverandøroppfølging
• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk
• God tallforståelse og nøyaktighet i kalkyler og fakturagrunnlag

På grunn av økende oppdragsmengde ønsker vi flere medarbeidere til vårt Groups & Events Team.

Project Manager Groups & Events har ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av gruppe-, event- og sportsreiseprosjekter.

Rollen følger prosjektet fra behovsavklaring og tilbud til gjennomføring, fakturering og evaluering.

Planlegging og prosjektstyring

Avklare kundens behov, mål, deltakere, reiseelementer, tidslinje, budsjett og særlige krav.

Utarbeide prosjektplan, aktivitetsliste, tidsfrister og tydelig ansvarsfordeling.

Koordinere fly, hotell, transport, møter, konferanser, aktiviteter og andre avtalte elementer.

Følge opp deltakerlister, påmeldinger, endringer, romfordeling og nødvendig reisedokumentasjon.

Sikre fremdrift og eskalere risiko, kapasitetsutfordringer eller avvik til riktig nivå.

Være kundens daglige kontaktpunkt i egne prosjekter.

Gi tydelig og proaktiv informasjon om status, frister, endringer, billettregler og relevante reisevilkår.

Presentere anbefalte løsninger og alternativer på en oversiktlig og kommersiell måte.

Bidra til en profesjonell kundeopplevelse før, under og etter reisen eller arrangementet.

Leverandør- og reiseproduksjon

Innhente, sammenligne og følge opp tilbud fra relevante leverandører.

Foreta eller koordinere bestillinger i relevante systemer og sikre at avtalte frister overholdes.

Samarbeide med andre interne ressurser om booking, kvalitetssikring og dokumentleveranse.

Økonomi, kvalitet og etterarbeid

Følge gjeldende prosedyrer for kvalitet, personvern, datasikkerhet, avvik og bærekraft.

Gjennomføre kvalitetssjekk før viktige utsendelser og leveranser.

Erfaring med prosjektkoordinering, gruppereiser, events, sportsreiser eller annen kompleks kundeleveranse.

God forståelse for reisebestilling, leverandøroppfølging, priser, vilkår og frister.

God tallforståelse og nøyaktighet i kalkyler, kostnadsoppfølging og fakturagrunnlag.

Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, skriftlig og muntlig.

Strukturert, nøyaktig og serviceinnstilt.

Løsningsorientert og rolig under tidspress.

God til å prioritere og følge opp detaljer uten å miste helheten.

Stillingsbeskrivelsen angir rollens hovedansvar.

Oppgaver og prioriteringer kan justeres i tråd med kundebehov, forretningsmessige krav og organisasjonens utvikling.