Programme, Global Energy Transition Initiative: Assistenz der Geschäftsleitung

ClimateWorks Foundation; San Francisco (CA); On-site; USD 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

ClimateWorks Foundation sucht eine Executive Assistant zur administrativen Unterstützung des Senior Director der Global Energy Transition Initiative (GETI) in San Francisco. Sie leiten das EA-Team und koordinieren komplexe Termine sowie Logistik für Meetings und Reisen.

Zu den Aufgaben gehören die enge Zusammenarbeit mit Förderern, Stakeholdern und dem Team, die Vorbereitung umfangreicher Unterlagen und die Gewährleistung reibungsloser Abläufe.

Qualifications

• 5+ Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich, davon 2+ Jahre in einer leitenden Verwaltungs- oder Assistenzfunktion für Führungskräfte.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sowie in der Terminplanung über internationale Zeitzonen hinweg.
• Frühere Erfahrung mit der Verwaltung komplexer Kalender, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen.

Responsibilities

• Verwalte den Kalender des Senior Director und koordiniere die Kalender des gesamten Teams.
• Erstelle Terminabfragen und trage Ergebnisse ein; unterstütze interne/externe Gruppentreffen.
• Koordiniere Reisebuchungen (Inland/International) und Organisation logistischer Details.
• Sorge dafür, dass der Senior Director über Besprechungen, Veranstaltungen und Reisen gut informiert ist und bereite Reisepläne vor.

Skills

Kalenderverwaltung

Reiseorganisation

Besprechungskoordination

Dokumentenmanagement

Englischkenntnisse

MS Office & Google Docs

Tools

Microsoft Office

Google Docs

Salesforce

Asana

Stova

Job description

Über die Stelle

Die Assistenz der Geschäftsleitung (Executive Assistant, EA) unterstützt administrativ und arbeitet direkt mit dem Senior Director der Global Energy Transition Initiative (GETI) zusammen. Dazu gehört auch die umfassendere Unterstützung dieses zehnköpfigen Teams. Die Stelle ist der Associate Director, Programs Administration, unterstellt. Diese Person leitet das EA-Team innerhalb des größeren Programmteams und bietet Mentoring und Anleitung zur effektiven Steuerung von Arbeitsaufkommen und Kapazitäten. Zu den Aufgaben gehören die dynamische und oft komplexe Termin- und Kalenderverwaltung, die Koordination zwischen Förderern und anderen wichtigen Stakeholdern, die Organisation von Logistik und Unterlagen für Besprechungen und Veranstaltungen, Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Spesenabrechnungen sowie weitere damit verbundene Aufgaben nach Bedarf.

Abteilungsübersicht

Die Abteilung Programs entwickelt die Strategien und Fördermaßnahmen von ClimateWorks, um Klimaschutzlösungen weltweit voranzubringen. Das Team arbeitet mit Förderern, regionalen Förderorganisationen, Fachleuten aus dem jeweiligen Bereich und führenden Akteuren an vorderster Front zusammen, um wirkungsstarke Förderportfolios in verschiedenen Sektoren zu konzipieren, umzusetzen und zu begleiten. Zu den Schwerpunktbereichen gehören erneuerbare Energien, die Dekarbonisierung der Industrie, elektrischer Verkehr, nachhaltige Finanzierung, Anpassung und Resilienz sowie weitere Themen. Auf der Grundlage von Daten, lokalen Gegebenheiten und Fachwissen aus dem jeweiligen Bereich erkennen die Programmteams neue Chancen, skalieren Lösungen und statten Partner mit den Erkenntnissen und Kapazitäten aus, die sie für einen grundlegenden Fortschritt beim Klimaschutz benötigen. Mit strategischer Förderung und vertrauensvollen Beziehungen unterstützt die Abteilung Programs die Bemühungen von ClimateWorks, dauerhafte und skalierbare Veränderungen anzustoßen.

Abteilungsübersicht

Die Global Energy Transition Initiative (GETI) der ClimateWorks Foundation (CWF) unterstützt Bemühungen, den globalen Stromsektor rasch auf saubere Energie umzustellen. Ausgangspunkt sind 15 Schwellenländer in Afrika, Asien und Lateinamerika. In diesen Ländern wird ein rascher Anstieg der Stromnachfrage prognostiziert, und in diesem Jahrzehnt besteht großes Potenzial für den Ausbau von Solar-, Wind- und anderen erneuerbaren Energien. Die Vorteile einer Umstellung auf saubere Energie gehen weit über die Reduzierung von Treibhausgasemissionen und die Eindämmung des Klimawandels hinaus. Sie schafft Arbeitsplätze, baut lokale Wertschöpfungsketten in der Fertigung auf, verbessert die Infrastruktur, schützt die öffentliche Gesundheit, indem sie Schadstoffe aus der Luft fernhält, und sorgt für bezahlbare und zugängliche Energieversorgung. Durch den Wechsel zu sauberer Energie können Entwicklungsländer eine widerstandsfähige und prosperierende Zukunft sichern.

So leistest du einen Beitrag

• Verwalte den Kalender des Senior Director und koordiniere die Kalender des gesamten Teams.
• Erstelle Terminabfragen und trage die Ergebnisse ein. Unterstütze die Terminplanung für interne und externe Gruppentreffen.
• Koordiniere dich mit dem Reisebüro von CWF und unterstütze die Organisation von Inlands- und Auslandsreisen: Flüge, Hotels, Bodentransport und alle erforderlichen organisatorischen Details.
• Sorge dafür, dass der Senior Director umfassend über Besprechungen, Veranstaltungen und Reisen informiert und darauf vorbereitet ist. Dazu kann gehören, Hintergrundinformationen zu den jeweiligen Terminen einzuholen und detaillierte Reisepläne bereitzustellen.

Erforderliche Qualifikationen

Muss-Kriterien:

• 5+ Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich, davon 2+ Jahre in einer leitenden Verwaltungs- oder Assistenzfunktion für Führungskräfte.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sowie in der Terminplanung und Koordination über internationale Zeitzonen hinweg.
• Frühere Erfahrung mit der Verwaltung komplexer Kalender und der Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem globalen Team bei der Planung der Logistik für effektive Gruppengespräche und Besprechungen.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten; Englisch als Muttersprache.
• Sorgfalt und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint) sowie Google Docs.
• Fähigkeit, die relative Bedeutung von Themen einzuschätzen und eigenständig zu handeln, um sie anzugehen, dabei die angemessene Dringlichkeit anzusetzen und Ergebnisse zu erzielen.
• Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben, mehrere und mitunter konkurrierende Aufgaben zu priorisieren und zu bewältigen sowie mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
• Gute zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Probleme schnell und präzise zu analysieren und geeignete Lösungen zu erkennen.
• Fähigkeit, mit sensiblen Angelegenheiten diskret umzugehen.
• Taktgefühl, souveränes Auftreten, Professionalität, diplomatisches Geschick und Sinn für Humor; Fähigkeit, im Team zu arbeiten und mit Menschen unterschiedlichster Lebenswege umzugehen.
• Fähigkeit, effektiv und effizient sowohl virtuell als auch persönlich und mit minimaler Aufsicht zu arbeiten.
• Engagement für ein vielfältiges, inklusives und gerechtes Arbeitsumfeld.
• Reisen sind erforderlich, mindestens ein paar Mal im Jahr.

Wünschenswert:

• Bachelorabschluss (BS oder BA).
• Erfahrung mit Salesforce, Asana und Stova oder einer anderen Plattform für Veranstaltungsmanagement.
• Frühere Tätigkeit bei einer philanthropischen und/oder Umweltorganisation.
• Bevorzugt wird ein Wohnort im Vereinigten Königreich; Bewerbungen aus Europa und von der US-Ostküste werden ebenfalls berücksichtigt.

Standort

Die ClimateWorks Foundation hat ihren Sitz im Finanzviertel von San Francisco. Diese Stelle ist als global eingestuft, berücksichtigt jedoch auch US Flexible. Bevorzugt wird ein Wohnort im Vereinigten Königreich; Bewerbungen aus Europa und von der US-Ostküste werden ebenfalls berücksichtigt.

Vergütung

ClimateWorks bietet ein hervorragendes Leistungspaket und ein wettbewerbsfähiges, der Erfahrung entsprechendes Gehalt. Je nach Standort wird eine geografische Differenzierung angewendet.

Die internationale Gehaltsspanne wird anhand des Standorts und der lokalen Arbeitskosten festgelegt.

Uns ist bewusst, dass Vergütung und Leistungen je nach Land unterschiedlich sein können und wichtige Fragen aufwerfen. Unser Ziel ist es, in jedem lokalen Kontext Fairness, Gerechtigkeit und Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Dafür richten wir unsere Vergütungsstruktur an den wirtschaftlichen Bedingungen, den Dynamiken des Arbeitsmarkts und den Sozialleistungssystemen der Regionen aus, in denen wir tätig sind.

Die Gehälter werden auf Grundlage der Arbeitsmärkte des jeweiligen Landes festgelegt. So können wir eine in jeder Region wettbewerbsfähige Vergütung anbieten, die mit der anderer internationaler Organisationen vergleichbar ist. Die Vergütung ist bewusst so gestaltet, dass sie über den lokalen Marktdurchschnittswerten liegt und den regionalen Arbeitskosten angemessen ist. Dieser Ansatz unterstützt unser Engagement für Gerechtigkeit in unserer weltweiten Belegschaft und ermöglicht es uns zugleich, an verschiedenen Standorten herausragende Talente zu gewinnen und zu halten.

Beispiel: Die Gehaltsspanne für diese Stelle im Vereinigten Königreich läge bei GBP 61.000 bis GBP 70.000 jährlich. Ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket wird über Pebl, einen externen PEO-Anbieter, angeboten.

Kultur

Die Kultur von ClimateWorks basiert auf unseren zentralen Werten: Zusammenarbeit, Bescheidenheit, Neugier, Lernen und Risikobereitschaft. Wir kommen zusammen, um gemeinsame Ziele zu verfolgen, schöpfen Kraft aus unterschiedlichen Perspektiven und begegnen Herausforderungen mit Offenheit. Durch Erfahrung entwickeln wir uns weiter und gehen mutig neue Wege, um in der Klimaphilanthropie eine bedeutende Wirkung zu erzielen. Gemeinsam setzen wir Ambitionen in Taten um, indem wir große Chancen erkennen, Menschen zusammenbringen und dabei helfen, mutige Lösungen zu skalieren.

Als global verteilte Organisation bietet ClimateWorks den Mitarbeitenden jedes Jahr mehrere Gelegenheiten, sich persönlich zu treffen, Beziehungen zu pflegen und die Zusammenarbeit zu stärken. Von den Mitarbeitenden wird erwartet, jedes Jahr an einer Woche mit Präsenzarbeit in San Francisco, einem Retreat für alle Mitarbeitenden und einem Retreat der jeweiligen Abteilung teilzunehmen.

Über die ClimateWorks Foundation

Die ClimateWorks Foundation ist eine treibende Kraft, um den Klimaschutz zu beschleunigen und mutige Lösungen voranzubringen, die den Menschen und dem Planeten zugutekommen. Wir bringen Förderer und umsetzende Organisationen weltweit zusammen, um sektor- und regionsübergreifend transformative Lösungen zu erkennen und zu skalieren und so gemeinsam schneller eine größere Wirkung zu erzielen. Seit 2008 hat ClimateWorks über 2 Milliarden US-Dollar an mehr als 850 Fördermittelempfänger in 50 Ländern vergeben und mit über 80 Förderern zusammengearbeitet.

Die ClimateWorks Foundation ist eine Arbeitgeberin, die Chancengleichheit fördert

Die ClimateWorks Foundation bekennt sich zu den Grundsätzen der Chancengleichheit bei der Beschäftigung und zur Einhaltung aller bundesweiten, einzelstaatlichen und lokalen Gesetze zur Diskriminierung im Beschäftigungsbereich, einschließlich des Americans with Disabilities Act. Bei Entscheidungen zu allen Aspekten unserer Beschäftigungspraktiken berücksichtigen wir nicht Rasse, Hautfarbe, Alter, nationale Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Familienstand, Geschlecht (einschließlich Geburt, Stillen und damit verbundener medizinischer Umstände), Schwangerschaft, Status als Mitglied oder Veteran der Uniformdienste, Staatsangehörigkeitsstatus, Behinderung, geschützte medizinische Umstände, genetische Informationen oder einen anderen Status, der nach geltendem Bundes-, Landes- oder lokalem Recht geschützt ist.

Im Rahmen unseres Engagements, unterschiedliche Menschen und Perspektiven in den Mittelpunkt zu stellen und gleiche Chancen zu bieten, stellen wir sicher, dass Menschen mit Behinderungen angemessene Vorkehrungen erhalten. Wenn du für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren eine angemessene Vorkehrung benötigst, gib dies bitte in deiner Bewerbung an.