Office-Managerin / Office-Manager / Direktionsassistenz (d/w/m) Augenheilkunde

Charité - Universitätsmedizin Berlin; Campus (IL); On-site; USD 5,200 - 6,700; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

JobRad / Fahrradleasing

betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Charité – Universitätsmedizin Berlin sucht eine/n professionelle/n Sekretär/in zur Unterstützung der Klinikdirektion am Campus Virchow-Klinikum. Sie koordinieren alle administrativen Belange, Termine und Veranstaltungen und unterstützen das Personalwesen sowie die Öffentlichkeitsarbeit.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Gesundheitswesen oder Bürokommunikation, beherrschen MS Office und SAP, sowie Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Gesundheitswesen oder Bürokommunikation
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• MS-Office- und SAP-Kenntnisse
• Erfahrung im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
• Serviceorientierung und Diskretion in der Interaktion mit Patienten, Mitarbeitenden und Externen

Responsibilities

• Zentrale Schnittstelle zur Klinikdirektion und Klinikleitung
• Koordination administrativer Belange, Termine, Reisen, Kongressabrechnungen und Drittmittelmanagement
• Bestellvorgänge, Personalwesen, Bewerberkoordination und Öffentlichkeitsarbeit
• Erstellung von Präsentationen und Koordination der Patientenversorgung
• AnsprechpartnerIn für Patientinnen/Patienten, Mitarbeitende und Externe

Skills

Organisationstalent

Deutsch/Englisch-Kommunikation

DienstleistungsOrientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Tools

MS Office

SAP

Job description

Fachgebiet

Augenheilkunde

https://karriere.charite.de/stellenangebote/detail/8245

Arbeitszeit

Vollzeit, Teilzeit

Eintrittsdatum

01.12.2026

Dauer der Anstellung

Befristet

Bewerbungsfrist

02.11.2026

Einsatzort Charité

Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer

8245

Entgeltgruppe

E7

Arbeiten an der Charité

Die Augenklinik ist eine der größten Klinik der Charité, verteilt auf zwei Standorte. Sie wird von einer engagierten, dynamischen Direktorin geleitet, die aufgrund der vielfältigen Aufgaben dringend professionelle Unterstützung sucht. Das motivierte Team der Klinik, das sich aus Ärztinnen / Ärzten, Pflegekräften, Sekretärinnen / Sekretären und medizinisch-technischen Angestellten zusammensetzt, freut sich ebenfalls sehr auf tatkräftige Unterstützung. Die Stelle wird im Tandem besetzt.

Die Stelle im Überblick

• Sie sind die zentrale Schnittstelle zu der Klinikdirektorin und den Mitgliedern der Klinikleitung und arbeiten diesen in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung direkt zu
• Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation und halten "die Fäden zusammen" (alle administrativen Belange, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Kongressorganisation und -abrechnung, Drittmittelmanagement, Bestellvorgänge, Unterstützung im Personalwesen, PEP-Verwaltung, Bewerberkoordination, Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination in der Patientenversorgung und Betreuung von Privat- und ausländischen Patientinnen / Patienten, usw.)
• Sie sind außerdem Ansprechperson für Patientinnen / Patienten, Mitarbeitende und Externe

Danach suchen wir

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss, gern Quereinsteiger
• Sie sind ein absolutes Organisationstalent und behalten immer den Überblick
• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und schreiben zügig fehlerfreie Texte nach Diktat, aber auch selbständig
• Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie SAP
• Sie beherrschen im Idealfall die medizinische Nomenklatur
• Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen
• Sie arbeiten selbständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Sie sind belastbar und treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf
• Sie verstehen sich als Dienstleister, Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Sie sind grundsätzlich bereit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag. Es besteht die Möglichkeit der Zahlung einer leistungabhängigen Zusatzvergütung.
• Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden möglich. Eine Tätigkeit in Teilzeit ist möglich. Geben Sie bitte an, wie viele Stunden Sie pro Woche arbeiten möchten
• Die Stelle ist bis 18.04.2029 zur Vertretung gemäß TzBfG
• 14 Abs. 1 befristet
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 02.11.2026
• Kennziffer: 8245

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.

Bei Fragen Wenden Sie Sich Bitte An

Janina Rossmannek

[e-mail]

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.