Office Manager:in

Join; Germany (OH); On-site; Confidential; Full time

Benefits offered by this job

betriebliche Altersvorsorge

Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing

Essenszuschuss

Urlaubstage

Homeoffice-Policy

Weiterbildungsbudget

Job summary

Join sucht eine:n Office Manager:in, der/die das Office für ein KMU mit 20-100 Mitarbeitenden steuert und den HR-Erstkontakt begleitet. Sie berichten an die Geschäftsführung und koordinieren Lieferanten, Räume, Verwaltung, Reisekosten und interne Events.

Sie bringen 3-7 Jahre Erfahrung im Office Management mit, beherrschen moderne Reisekosten-Tools und führen Rahmenprojekte. HR-Erstkontakt-Erfahrung ist wünschenswert; Aufgaben umfassen Prozedurenaufbau und Onboarding.

Qualifications

• 3-7 Jahre Erfahrung in Office Management oder einer vergleichbaren Rolle in einem KMU mit 20-100 Mitarbeitenden.
• Beherrschung mindestens eines modernen Reisekosten-Tools (Circula, Spendesk, Pleo oder Mooncard).
• Fähigkeit, ein Rahmen-Projekt zu führen (Umzug, Lieferanten-Audit, erstes Event für 60+).
• Erfahrung im HR-Erstkontakt im KMU (Sozialversicherung, Krankenkasse, Personalakten) wünschenswert.
• Konzeption von Office-Prozeduren und Abläufen zur Reduktion von Abhängigkeiten.

Responsibilities

• Steuerung der Office-Lieferanten: Räume, Reinigung, Telekom, IT, Verpflegung, Events; Audit bestehender Verträge.
• Verwaltung der Reisekosten über Circula/Spendesk/Pleo/Mooncard: Freigabe, Belegkontrolle, Erstattungslauf.
• Empfang und logistisches Onboarding neuer Mitarbeitender: Material, Empfang, Begrüßungs-Set, Check-in T0/T+3/T+7.
• Organisation interner Events: 4–6 Events pro Jahr von Standortwahl bis Koordination.
• HR-Erstkontakt im KMU: Sozialversicherung, Krankenkasse, Personalakten, Urlaubsverfolgung.
• Pflege des Kalenders und Fristen, Aufbau und Verbreitung von Office-Prozessen.

Skills

Office Management

Lieferantensteuerung

HR-Erstkontakt

Eventorganisation

Projektführung

Tools

Circula

Spendesk

Pleo

Mooncard

Notion

Confluence

Personio

HRWorks

Factorial

Job description

So stellen Sie eine:n Office Manager:in für Ihr KMU ein

Bevor Sie die Stellenausschreibung schreiben, klären Sie drei Fragen. Sie bestimmen, welches Profil Sie wirklich brauchen, und vermeiden die häufigsten Scope-Fehler in deutschen KMUs.

Frage 1: Office Manager:in, Assistenz der Geschäftsführung oder Personalreferent:in? Die drei Rollen überschneiden sich teilweise, sind aber nicht gleichwertig. Die Assistenz der Geschäftsführung bedient eine oder zwei Personen (CEO, COO) mit Kalender, Reisen und Post. Die:der Personalreferent:in deckt Arbeitsrecht, Recruiting, Lohnabrechnung, Mitarbeitergespräche und Beziehungen zum Betriebsrat ab. Die:der Office Manager:in steuert das Office für das gesamte Unternehmen: Lieferanten, Räume, allgemeine Verwaltung, Reisekosten, interne Events, logistisches Onboarding, oft mit einem HR-Erstkontakt in KMUs unter 50 Mitarbeitenden. Die drei in einer Anzeige zu vermischen zieht schlecht passende Bewerbungen an und kostet Zeit. Präzisieren Sie die Funktion schon im Titel: Office Manager:in (m/w/d), nicht polyvalentes Profil Verwaltung und HR, was nichts aussagt.

Frage 2: Welcher genaue Scope? Im KMU variiert der Scope einer:eines Office Manager:in erheblich: reine Office-Steuerung, mit oder ohne HR-Erstkontakt, mit oder ohne Lohnvorbereitung, mit oder ohne intensive Eventorganisation. Listen Sie die abgedeckten Themen explizit in der Anzeige auf. Eine:n Office Manager:in ohne HR-Erfahrung braucht 3-6 Monate Begleitung, wenn dieser Anteil zu tragen ist ; ein polyvalentes Profil erwartet abwechslungsreiche Themen und langweilt sich schnell in reiner Verwaltung.

Frage 3: Welche Teamgröße ist zu bedienen? Eine:n Office Manager:in, die:der 15 Mitarbeitende bedient hat, arbeitet anders als jemand, der:die 80 bedient hat. Rituale, Kadenz, Prozess-Strukturierung und Lieferantensteuerung unterscheiden sich. Suchen Sie ein Profil, dessen vorherige Teamgröße höchstens 2× kleiner oder größer als Ihre ist ; größere Abstände erfordern echte Neuanpassung. Im deutschen KMU mit 20-100 Mitarbeitenden rechtfertigt sich die Vollzeitstelle ab 25-30 Mitarbeitenden ; darunter reichen eine:n Assistenz der Geschäftsführung oder eine:n fraktionierte:n Office Manager:in.

Konvergieren die drei Antworten zu einer:einem Vollzeit-Office-Manager:in für ein KMU von 20-100 Mitarbeitenden (und nicht zu einer Assistenz der Geschäftsführung oder einer:einem Personalreferent:in), gehen Sie zum Anzeigen-Modell weiter unten.

Office Manager:in (m/w/d) im deutschen KMU

[Firmenname], KMU [Branche] mit Sitz in [Stadt], [X] Mitarbeitende, [X] M€ Umsatz, sucht eine:n Office Manager:in zur Steuerung des gesamten Office-Bereichs und zur Übernahme des HR-Erstkontakts.

Ihre Aufgabe

Als Office Manager:in steuern Sie den Office-Bereich für [20-100] Mitarbeitende: Lieferanten, Räume, allgemeine Verwaltung, Reisekosten, interne Events, logistisches Onboarding. [Falls anwendbar] Sie tragen den HR-Erstkontakt vor der Einstellung einer:eines Personalreferent:in. Sie berichten an die [Geschäftsführung / DAF / COO].

Hauptverantwortlichkeiten

• Steuerung der Office-Lieferanten: Räume, Reinigung, Telekom, IT, Verpflegung, Events. Audit bestehender Verträge, Neuverhandlung von Verlängerungen, Auswahl neuer Anbieter.
• Verwaltung der Reisekosten über [Circula / Spendesk / Pleo / Mooncard]: Freigabe, Belegkontrolle, monatlicher Erstattungslauf.
• Empfang und logistisches Onboarding neuer Mitarbeitender: Material vor T0 bestellt, persönlicher Empfang, Begrüßungs-Set, Check-in an T+3 und T+7.
• Organisation interner Events: [4-6] Events pro Jahr (Offsites, Sommerfest, Jahresabschluss, All-hands), von der Standortwahl bis zur logistischen Koordination.
• [Falls anwendbar] HR-Erstkontakt im KMU: Anmeldungen Sozialversicherung, Mitgliedschaften Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Personalakten, Urlaubsverfolgung, Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorge, Abstimmung mit dem Steuerberater zur Lohnabrechnung.
• Pflege des Kalenders wiederkehrender administrativer Pflichten (Vertragsverlängerungen, Meldungen, gesetzliche Aushänge) und rechtzeitige Warnung bei Fristen.
• Aufbau und Verbreitung der Office-Prozeduren (Reisekosten, Onboarding, Events, Einkauf), um die individuelle Abhängigkeit zu reduzieren.
• Unverzichtbar: 3-7 Jahre Erfahrung in Office Management oder einer vergleichbaren Rolle in einem KMU mit [20-100] Mitarbeitenden ; Beherrschung mindestens eines modernen Reisekosten-Tools (Circula, Spendesk, Pleo, Mooncard) ; Fähigkeit, ein Rahmen-Projekt zu führen (Umzug, Lieferanten-Audit, erstes Event für 60+).
• Wünschenswert: Erfahrung im HR-Erstkontakt im KMU (Sozialversicherung, Krankenkasse, Personalakten) ; Vertrautheit mit einem HR-Light-Tool (Personio, HRWorks, Factorial) ; Erfahrung in einem schnell wachsenden Scale-up ; operative Beherrschung von Notion oder Confluence für Dokumentenmanagement.
• Disqualifizierend: keine eigenständige Lieferantensteuerung in der Vergangenheit ; Ablehnung moderner Tools (Reisekosten, HR-Light, Dokumentenmanagement) ; reine Ausführungs-Haltung ohne Fähigkeit, der Geschäftsführung Nein zu sagen ; Instabilität (mehrere 12-Monats-Stationen hintereinander).

Was wir bieten

• Bruttojahresvergütung: Fix [35-52] k€ nach Erfahrung und Scope. Kein struktureller Variabel-Anteil ; [ggf. 13. Monatsgehalt, Erfolgsbeteiligung oder einfache Bonusregelung je nach Unternehmenspraxis].
• Modell: [Vollzeit, hybrid 2-3 Tage / Woche vor Ort, Basis in Stadt].
• Benefits: [betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing, Essenszuschuss, Urlaubstage, Homeoffice-Policy, Weiterbildungsbudget].
• Stack: [Reisekosten-Tool, HR-Light-Tool falls anwendbar, ERP/Buchhaltung, Dokumentenmanagement].

Gehaltsband

Festgehalt, brutto pro Jahr

Bruttofixgehalt pro Jahr für eine:n Office Manager:in mit 3-7 Jahren Erfahrung in einem deutschen KMU (20-100 Mitarbeitende). München, Frankfurt und Hamburg ziehen die Bandbreite um 10-15% nach oben; ländliche Regionen sowie der Osten ziehen sie um 5-10% nach unten. Profile, die einen erweiterten HR-Anteil tragen (Onboarding, Lohnvorbereitung, einfache arbeitsrechtliche Themen) oder einen erweiterten Office-Anteil (Multi-Site, intensive Eventorganisation) tragen, liegen am oberen Ende. Die Rolle hat keinen strukturellen Variabel-Anteil; einzelne KMUs zahlen ein 13. Monatsgehalt oder eine einfache Erfolgsbeteiligung.