Occupancy Clerk

Martinal Group; Toa Baja (PR); On-site; USD 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Martinal Group está buscando un perfil para orientar a las familias durante el proceso de recertificación anual y sus responsabilidades de pago de renta. El puesto implica realizar recertificaciones anuales y especiales, enviar notificaciones en plazos específicos y entregar cartas de aumento de renta.

Además, se requiere verificar la información proporcionada, registrar datos en Yardi Voyager y preparar el HUD 50058.

Responsibilities

• Acompañar a las familias para el proceso de recertificación anual y sus responsabilidades de pago de renta.
• Realizar recertificaciones anuales y especiales de los residentes.
• Enviar notificaciones 120 días antes del vencimiento del contrato con fecha, hora y lugar de entrevista.
• Enviar notificaciones 90 días antes a residentes que no respondieron a la primera.
• Enviar 60 días antes a los que no respondieron a la segunda.
• Entregar personalmente las cartas de notificación de aumentos de renta o enviarlas por correo certificado.
• Validar documentación y verificar exactitud de ingresos, activos, deducciones y composición familiar.
• Registrar en Yardi Voyager los datos de la familia para determinar el pago de renta mensual.
• Realizar recertificaciones especiales ante discrepancias en EIV o cambios de ingresos/composición familiar.
• Enviar cartas a residentes con cambios mandatorios tras el re-examen anual.
• Preparar contratos de arrendamiento o suplementos según resultados de recertificaciones.
• Preparar la HUD 50058 (Tenant Report) registrando datos en YARDI.
• Derivar a Due Process Coordinator los casos que no respondieron a la cita.
• Guiar a las familias sobre cambios en ingresos y composición familiar para evitar deudas.
• Asistir a los residentes en la obtención de documentos requeridos para el re-examen.
• Dar seguimiento a casos pendientes del re-examen para evitar retrasos en el alquiler.
• Visitar a residentes con situaciones especiales para completar recertificación y evitar retrasos.
• Informar al Coordinador/a de Traslado sobre cambios mandatorios y traslados.
• Digitalizar documentos e informes en YARDI y archivar expedientes de ocupación.

Job description

• Orienta a las familias sobre el proceso de recertificación anual del contrato de arrendamiento y sus responsabilidades en cuanto al pago de renta.
• Realiza los re-exámenes anuales y especiales a los residentes.
• Envía 120 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, notificación escrita a los residentes para el proceso de re-examen anual, la cual contiene: fecha, hora y lugar para entrevista e información y documentación requerida. La notificación se enviará el día 1ro de mes.
• Envía 90 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una segunda notificación a los residentes que no hayan respondido a la primera notificación.
• Envía 60 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una tercera notificación a los residentes que no hayan respondido a la segunda notificación.
• Visita a los residentes y entrega personalmente las cartas de notificaciones sobre aumento en el pago de renta, con al menos 30 días de antelación a la efectividad del re-examen anual. Si el jefe de familia no está en su hogar, deja la carta debajo de la puerta o la envía a través de correo certificado.
• Valida que el residente presente la documentación requerida para realizar su re-examen y verifica que la información suministrada sea fidedigna. La información requerida incluye: información actual y precisa sobre los ingresos, activos, deducciones, composición familiar y el cumplimiento con el servicio comunitario.
• Registra en el sistema Yardi Voyager los datos de la familia, requeridos en el re-examen anual para determinar el pago de renta mensual.
• Realiza re-exámenes especiales cuando se identifiquen discrepancias en el sistema de EIV, venza el periodo de exclusión de ingresos, surjan cambios en los ingresos de la familia o en la composición familiar.
• Envía cartas a los residentes de cambios mandatorios como resultado del re-examen anual.
• Prepara los contratos de arrendamiento o complementos de acuerdo a los resultados obtenidos en las re-certificaciones especiales y anuales.
• Prepara la forma HUD 50058 (Tenant Report), registrando los datos del re-examen en el sistema YARDI.
• Refiere al Due Process Coordinator los casos de residentes que no respondieron a la cita para realizar su certificación anual.
• Orienta a las familias que notifiquen a la oficina de administración cuando ocurran cambios en sus ingresos, composición familiar y otras situaciones que ameriten ajuste de renta, para evitar deudas futuras.
• Asiste a los residentes en la búsqueda de documentos requeridos para el re-examen.
• Da seguimiento a los casos pendientes del re-examen anual, para evitar retraso en el alquiler.
• Visita a los residentes con alguna situación especial que les impida llegar hasta las oficinas para completar la re-certificación especial o anual, de manera que se puedan evitar retrasos en el alquiler.
• Orienta a los residentes acerca de los cambios en su pago de renta.
• Informa al Coordinador/a de Traslado los cambios mandatorios de los residentes y los traslados.
• Digitaliza todos los documentos e informes en el sistema YARDI y archiva los re-exámenes anuales y especiales, cartas de citas y documentos personales en el expediente de ocupación del residente.
• Trabaja las verificaciones deEIV System (Enterprise Income Verification).
• Mantiene un registro de residentes con exclusión de renta.
• Depura los expedientes de ocupación de composición familiar.
• Protege la confidencialidad de los expedientes de ocupación de cada composición familiar.
• Realiza cualquier otra tarea según requerida.