Occupancy Clerk

ADP, Inc.; Bayamón (PR); On-site; USD 35,000 - 55,000; Full time

Job summary

ADP, Inc. busca personal para gestionar la recertificación anual de arrendamientos en Puerto Rico, orientando a las familias y asegurando el cumplimiento de los procesos de re-examen.

El rol implica enviar notificaciones en plazos específicos, verificar documentación de ingresos y registrar datos en YARDI para determinar renta mensual, además de realizar re-exámenes especiales cuando surjan discrepancias o cambios familiares.

Responsibilities

• Orienta a las familias sobre el proceso de recertificación anual del contrato de arrendamiento y sus responsabilidades en cuanto al pago de renta.
• Realiza los re-exámenes anuales y especiales a los residentes.
• Envía notificaciones escritas 120 días antes de la fecha de vencimiento para el proceso de re-examen anual, indicando fecha, hora y lugar para la entrevista.
• Envia 90 días antes a los residentes que no respondieron a la primera notificación y 60 días antes a los que no respondieron a la segunda.
• Entrega cartas de notificación de aumento de renta, con al menos 30 días de antelación a la efectividad del re-examen anual, o las envía por correo certificado.
• Valida la documentación requerida (ingresos, activos, deducciones, composición familiar, cumplimiento con el servicio comunitario).
• Registra en Yardi Voyager los datos de la familia para determinar el pago de renta mensual.
• Realiza re-exámenes especiales ante discrepancias en EIV, vencimiento de períodos de exclusión de ingresos o cambios en ingresos/composición familiar.
• Prepara contratos de arrendamiento o complementos según resultados de recertificaciones.
• Prepara la forma HUD 50058 (Tenant Report) registrando datos del re-examen en YARDI.
• Refiere al Due Process Coordinator casos de residentes que no respondieron a la cita de certificación.
• Asiste a las familias para notificar cambios de ingresos y otras situaciones que afecten la renta para evitar deudas.
• Digitaliza documentos en YARDI y archiva expedientes de ocupación y promociones de re-exámenes.
• Mantiene registros de residentes con exclusión de renta y depura expedientes de ocupación de la familia.
• Protege la confidencialidad de expedientes y realiza otras tareas según sea requerido.

Job description

• Orienta a las familias sobre el proceso de recertificación anual del contrato de arrendamiento y sus responsabilidades en cuanto al pago de renta.
• Realiza los re-exámenes anuales y especiales a los residentes.
• Envía 120 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, notificación escrita a los residentes para el proceso de re-examen anual, la cual contiene: fecha, hora y lugar para entrevista e información y documentación requerida. La notificación se enviará el día 1ro de mes.
• Envía 90 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una segunda notificación a los residentes que no hayan respondido a la primera notificación.
• Envía 60 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una tercera notificación a los residentes que no hayan respondido a la segunda notificación.
• Visita a los residentes y entrega personalmente las cartas de notificaciones sobre aumento en el pago de renta, con al menos 30 días de antelación a la efectividad del re-examen anual. Si el jefe de familia no está en su hogar, deja la carta debajo de la puerta o la envía a través de correo certificado.
• Valida que el residente presente la documentación requerida para realizar su re-examen y verifica que la información suministrada sea fidedigna. La información requerida incluye: información actual y precisa sobre los ingresos, activos, deducciones, composición familiar y el cumplimiento con el servicio comunitario.
• Registra en el sistema Yardi Voyager los datos de la familia, requeridos en el re-examen anual para determinar el pago de renta mensual.
• Realiza re-exámenes especiales cuando se identifiquen discrepancias en el sistema de EIV, venza el periodo de exclusión de ingresos, surjan cambios en los ingresos de la familia o en la composición familiar.
• Envía cartas a los residentes de cambios mandatorios como resultado del re-examen anual.
• Prepara los contratos de arrendamiento o complementos de acuerdo a los resultados obtenidos en las re-certificaciones especiales y anuales.
• Prepara la forma HUD 50058 (Tenant Report), registrando los datos del re-examen en el sistema YARDI.
• Refiere al Due Process Coordinatorlos casos de residentes que no respondieron a la cita para realizar su certificación anual.
• Orienta a las familias que notifiquen a la oficina de administración cuando ocurran cambios en sus ingresos, composición familiar y otras situaciones que ameriten ajuste de renta, para evitar deudas futuras.
• Asiste a los residentes en la búsqueda de documentos requeridos para el re-examen.
• Da seguimiento a los casos pendientes del re-examen anual, para evitar retraso en el alquiler.
• Visita a los residentes con alguna situación especial que les impida llegar hasta las oficinas para completar la re-certificación especial o anual, de manera que se puedan evitar retrasos en el alquiler.
• Orienta a los residentes acerca de los cambios en su pago de renta.
• Informa al Coordinador/a de Traslado los cambios mandatorios de los residentes y los traslados.
• Digitaliza todos los documentos e informes en el sistema YARDI y archiva los re-exámenes anuales y especiales, cartas de citas y documentos personales en el expediente de ocupación del residente.
• Trabaja las verificaciones deEIV System (Enterprise Income Verification).
• Mantiene un registro de residentes con exclusión de renta.
• Depura los expedientes de ocupación de composición familiar.
• Protege la confidencialidad de los expedientes de ocupación de cada composición familiar.
• Realiza cualquier otra tarea según requerida.