Occupancy Clerk

Martinal Group; Bayamón (PR); On-site; USD 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Martinal Group busca personal para gestionar la recertificación anual de arrendamientos y reexámenes, orientando a las familias sobre ingresos, activos y deducciones para determinar el pago de renta.

El cargo implica preparar contratos y añadir complementos basados en los resultados de recertificaciones, registrar datos en YARDI y coordinar con el Due Process Coordinator cuando sea necesario.

Responsibilities

• Orienta a las familias sobre el proceso de recertificación anual y sus responsabilidades en el pago de renta.
• Realiza re-exámenes anuales y especiales a los residentes.
• Envía 120 días antes de vencimiento del contrato una notificación escrita con fecha, hora y lugar para la entrevista.
• Envía 90 días antes del vencimiento una segunda notificación a los residentes que no respondieron.
• Envía 60 días antes del vencimiento una tercera notificación a los que no respondieron.
• Entrega cartas de notificación de aumento de renta con 30 días de antelación, en persona o por correo certificado.
• Verifica la documentación requerida para el re-examen y su veracidad.
• Registra en Yardi Voyager los datos de la familia para calcular el pago de renta.
• Realiza re-exámenes especiales ante discrepancias en EIV o cambios de ingresos o composición familiar.
• Digitaliza todos los documentos en YARDI y archiva expedientes de ocupación de residentes.

Job description

• Orienta a las familias sobre el proceso de recertificación anual del contrato de arrendamiento y sus responsabilidades en cuanto al pago de renta.
• Realiza los re-exámenes anuales y especiales a los residentes.
• Envía 120 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, notificación escrita a los residentes para el proceso de re-examen anual, la cual contiene: fecha, hora y lugar para entrevista e información y documentación requerida. La notificación se enviará el día 1ro de mes.
• Envía 90 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una segunda notificación a los residentes que no hayan respondido a la primera notificación.
• Envía 60 días antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento, una tercera notificación a los residentes que no hayan respondido a la segunda notificación.
• Visita a los residentes y entrega personalmente las cartas de notificaciones sobre aumento en el pago de renta, con al menos 30 días de antelación a la efectividad del re-examen anual. Si el jefe de familia no está en su hogar, deja la carta debajo de la puerta o la envía a través de correo certificado.
• Valida que el residente presente la documentación requerida para realizar su re-examen y verifica que la información suministrada sea fidedigna. La información requerida incluye: información actual y precisa sobre los ingresos, activos, deducciones, composición familiar y el cumplimiento con el servicio comunitario.
• Registra en el sistema Yardi Voyager los datos de la familia, requeridos en el re-examen anual para determinar el pago de renta mensual.
• Realiza re-exámenes especiales cuando se identifiquen discrepancias en el sistema de EIV, venza el periodo de exclusión de ingresos, surjan cambios en los ingresos de la familia o en la composición familiar.
• Envía cartas a los residentes de cambios mandatorios como resultado del re-examen anual.
• Prepara los contratos de arrendamiento o complementos de acuerdo a los resultados obtenidos en las re-certificaciones especiales y anuales.
• Prepara la forma HUD 50058 (Tenant Report), registrando los datos del re-examen en el sistema YARDI.
• Refiere al Due Process Coordinatorlos casos de residentes que no respondieron a la cita para realizar su certificación anual.
• Orienta a las familias que notifiquen a la oficina de administración cuando ocurran cambios en sus ingresos, composición familiar y otras situaciones que ameriten ajuste de renta, para evitar deudas futuras.
• Asiste a los residentes en la búsqueda de documentos requeridos para el re-examen.
• Da seguimiento a los casos pendientes del re-examen anual, para evitar retraso en el alquiler.
• Visita a los residentes con alguna situación especial que les impida llegar hasta las oficinas para completar la re-certificación especial o anual, de manera que se puedan evitar retrasos en el alquiler.
• Orienta a los residentes acerca de los cambios en su pago de renta.
• Informa al Coordinador/a de Traslado los cambios mandatorios de los residentes y los traslados.
• Digitaliza todos los documentos e informes en el sistema YARDI y archiva los re-exámenes anuales y especiales, cartas de citas y documentos personales en el expediente de ocupación del residente.
• Trabaja las verificaciones deEIV System (Enterprise Income Verification).
• Mantiene un registro de residentes con exclusión de renta.
• Depura los expedientes de ocupación de composición familiar.
• Protege la confidencialidad de los expedientes de ocupación de cada composición familiar.
• Realiza cualquier otra tarea según requerida.