Management assistant M/F

Niko; Town of Belgium (WI); Hybrid; USD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Niko zoekt een Management Assistant die structuur brengt en dagelijkse werking vlot laat verlopen. Je ondersteunt verschillende directieleden, met focus op de Sales Director, en rapporteert aan de directie. Je beheert agenda's, regelt meetings en bereidt overzichten en rapportages voor.

Je werkt zelfstandig, anticipeert op wat nodig is en schakelt vlot tussen directie, afdelingen en externe contacten. Je hebt 5 jaar ervaring, sterke planningsskills en uitstekende NT/ENG/FR communicatie.

Qualifications

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring als Management Assistant of vergelijkbare functie.
• Sterk in plannen en organiseren met overzicht bij meerdere prioriteiten.
• Zelfstandig en proactief, denkt vooruit en neemt initiatief.
• Professionele communicatie met verschillende gesprekspartners en niveaus.
• Nauwkeurig, discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie.
• Flexibel en stressbestendig; prioriteiten bij wijzigingen.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office; werken met Teams en SharePoint.
• Vloeiende communicatie in Nederlands, Engels en Frans.

Responsibilities

• Beheert en coördineert agenda's, afspraken en prioriteiten.
• Organiseert interne en externe vergaderingen en documentatie.
• Verzorgt correspondentie en professionele communicatie.
• Beheert dossiers en administratieve processen.
• Verwerkt informatie en bereidt managementrapportages voor.
• Regelt zakenreizen, meetings en events.
• Ondersteunt en draagt bij aan digitalisering van processen.

Skills

Agenda & planning

Communicatie

Proactief

Discretie

Multitasking

Education

Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring

Tools

Microsoft Office

Teams

SharePoint

Job description

Niko is de Belgische marktleider in innovatieve oplossingen voor elektrische installaties en een gevestigde referentie in schakelmateriaal. Al meer dan 100 jaar bouwen we aan slimme, duurzame en gebruiksvriendelijke oplossingen die het leven van mensen comfortabeler en efficiënter maken.

Met een sterke lokale verankering en internationale ambitie zetten we volop in op innovatie, design en digitalisering, samen met onze partners en een gedreven team van experten.

Om onze directieleden optimaal te ondersteunen, zoeken we een Management assistant die structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de dagelijkse werking vlot verloopt.

Als Management assistant ondersteun je verschillende directieleden binnen Niko, met een belangrijke focus op onze Sales Director, aan wie je ook rapporteert.

Je bent een organisatorische spil die overzicht bewaart, prioriteiten goed inschat en anticipeert op wat nodig is. Je schakelt vlot tussen verschillende directieleden, afdelingen en externe contacten en zorgt ervoor dat zaken efficiënt en professioneel verlopen.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en weet wanneer afstemming nodig is. Daarbij werk je nauw samen met de Management Assistant van de CEO en draag je bij aan een sterke en efficiënte ondersteuning van het management.

• Je beheert en coördineert agenda's, afspraken en prioriteiten en anticipeert op mogelijke planningsconflicten.
• Je organiseert interne en externe vergaderingen, zorgt voor een goede voorbereiding en documentatie en volgt acties en afspraken op.
• Je verzorgt interne en externe correspondentie en zorgt voor een professionele en tijdige communicatie.
• Je beheert dossiers, documenten en administratieve processen nauwkeurig en gestructureerd.
• Je verzamelt en verwerkt informatie en bereidt overzichten, presentaties, rapporteringen en andere managementinformatie voor.
• Je organiseert zakenreizen, meetings en events en zorgt ervoor dat alle praktische en logistieke afspraken vlot verlopen.
• Je kijkt kritisch naar administratieve processen en neemt initiatief om werkmethodes eenvoudiger, efficiënter en waar mogelijk digitaal te organiseren.
  

Wie ben jij?

• Je beschikt over een bacheloropleiding of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring als Management Assistant, Directiesecretaresse, Executive Assistant of in een vergelijkbare functie.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt overzicht, ook wanneer verschillende prioriteiten tegelijk spelen.
• Je werkt zelfstandig en proactief, denkt vooruit en neemt initiatief.
• Je communiceert professioneel en schakelt vlot met verschillende gesprekspartners en niveaus.
• Je bent nauwkeurig, discreet en betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel en stressbestendig en weet ook bij onverwachte wijzigingen de juiste prioriteiten te stellen.
• Je hebt een uitstekende kennis van Microsoft Office en werkt vlot met digitale samenwerkingstools zoals Teams en SharePoint.
• Je communiceert zeer vlot in het Nederlands, Engels en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.

Wij bieden

Waarom Niko?

Bij Niko krijg je een veelzijdige functie dicht bij het management en met een sterke link naar onze commerciële organisatie. Je krijgt een brede kijk op verschillende activiteiten binnen Niko en werkt samen met collega's uit verschillende disciplines.

Je krijgt de autonomie om je werk te organiseren, initiatief te nemen en mee na te denken over hoe we onze managementondersteuning steeds slimmer en efficiënter kunnen organiseren.

Daarbovenop bieden we je een competitief salarispakket met tal van extralegale voordelen.

Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en ervoor zorgen dat alles achter de schermen vlot loopt?

Dan maken we graag kennis met je!

Locatie

Locatie

Specifieer regio/stad (indien van toepassing)