Personal Assistant

SmartRecruiters, Inc.; East Longmeadow (MA); On-site; USD 51,000 - 74,000; Full time

Job summary

Henco in België zoekt een Personal Assistant voor de CEO en Commercieel Directeur om hen dagelijks te ondersteunen in agenda, correspondentie en verslaggeving. Je beheert vergaderingen, notuleert en verzorgt reis- en CRM-gerelateerde taken.

Daarnaast lever je administratieve ondersteuning, help je HR-processen en organiseer je bedrijfsbezoeken. Een proactieve, discrete en communicatieve instelling is vereist, met sterke Nederlandse/Engelse/Franse/Duitse taalvaardigheid.

Qualifications

• Bachelor- of Master diploma in office gerelateerde richting vereist
• Gedegen ervaring als directie assistant of management assistant
• Goede IT-vaardigheden met Microsoft Office toepassingen
• Integriteit en professionele omgang met vertrouwelijke informatie
• Nauwkeurigheid en een gestructureerde werkwijze
• Initiatief tonen en voorstellen tot verbetering
• Sterke plannings- en organisatietalenten
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands/Engels/Frans/Duits

Responsibilities

• Beheer van agenda en verzetten van afspraken voor de CEO en directieteam
• Verzorgen van correspondentie namens de CEO
• Notuleren van vergaderingen en invoeren in CRM
• Coördineren van bedrijfs- en commerciële reizen
• Redigeren en verwerken van administratieve taken
• Ondersteunen van HR-processen en familiedagen of geschenken
• Back-up voor receptie en administratieve taken
• Optimaliseren van travel app en reisschema’s

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Plannen & organisatie

Proactief

Education

Bachelor- of Master diploma Office Management

Tools

Microsoft Office

Job description

Henco in Herentals (Antwerpen – België) is in een periode van 30 jaar een belangrijke Europese producent geworden van buizen, koppelingen en toebehoren van uitstekende kwaliteit. Producten voor verwarmings-, gas- en sanitaire installaties die hun toepassing vinden in woningbouw en utiliteit. Daarnaast biedt het bedrijf een breed assortiment ten behoeve van vloerverwarmingsinstallaties. Er wordt jaarlijks een wereldwijde afzet gerealiseerd van meer dan 130 miljoen meter buis en meer dan 11 miljoen koppelingen met meer dan 300 medewerkers. In de fabriek in België wordt door middel van een verfijnd ontwikkelings- en productieproces continu een uitstekende kwaliteit gegarandeerd. Henco beschikt over moderne productielijnen en magazijnen, die constant uitgebreid worden om op een flexibele manier aan de vragen uit de markt te kunnen voldoen.

Functieomschrijving

Voor onze internationaal groeiende onderneming zijn wij op zoek naar een Personal Assistant voor onze CEO. Je bent hierbij de rechterhand van onze CEO en tevens ook Commercieel Directeur waarbij je hem ondersteunt in zijn dagelijks werk aan de hand van volgens takenpakket:

• Je bent verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer, het screenen en beantwoorden van oproepen, e-mails en het organiseren van vergaderingen voor het directieteam zowel intern als extern;
• Proactief prioriteiten stellen bij afspraken en vergaderingen om de beschikbaarheid van onze CEO te maximaliseren;
• Verzorgen van correspondentie in naam van onze CEO;
• Bijwonen en notuleren van vergaderingen met onze CEO en deze in CRM plaatsen;
• Je zorgt voor een vlekkeloze administratie in alle facetten;
• Je fungeert als back-up voor de organisatie van bedrijfs- en commerciële bezoeken en reisbeheer van onze werknemers met ondersteuning van een travel app;
• Het reisbeheer van onze CEO ligt volledig bij jou, waarbij je de CEO ook ondersteunt met gevraagde statistieken, info over de klant, etc.;
• Key-user van onze travel app die je in samenspraak met ons reisbureau voortdurend optimaliseert;
• Je takenpakket zal afgewisseld worden met receptie ondersteuning;
• Je denkt actief mee na over verbetering van processen waarmee je in aanraking komt, je denkt na in de vorm van oplossingen in plaats van in problemen;
• Je levert een administratieve ondersteuning aan de interne sales;
• Ondersteunen bij verscheidene HR processen en taken zoals het organiseren van familiedagen of bestellen van geschenken;
• Verder zal je verschillende ad hoc taken voor je rekening nemen.

Als Personal Assistant zit het in je bloed om alles steeds tot in de puntjes te organiseren en plannen met oog voor alle details en bijhorende administratie. Daarnaast ben je gedreven, communicatief en positief ingesteld. Mensen ondersteunen en een gevarieerd takenpakket zijn zaken die je plezier in jouw werk geven. Herken je jezelf in onderstaande?

• Bij voorkeur bezit je een bachelor-oor master diploma in een office gerelateerde richting zoals Office Management of Bedrijfsmanagement;
• Je hebt gedegen ervaring als directie assistant of management assistant;
• Met je vlotte IT kennis kan je je weg goed vinden in alle Microsoft office toepassingen;
• Op een integere en professionele manier omgaan met vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie is een evidentie voor jou die je hoog in het vaandel draagt;
• Je bent een administratieve duizendpoot en kan nauwkeurig en gestructureerd werken;
• Je hebt een kritische geest en oog voor detail: je durft initiatief nemen en verbeteringen of optimalisaties voor te stellen waar nodig zodat toekomstige problemen op een proactieve manier vermeden worden;
• Plannen en organiseren zijn jouw sterktes, je hebt een helikopterview waardoor je het overzicht kan bewaren;
• Met het nodige geduld sta je stevig in je schoenen en weet je op flexibele wijze door te zetten;
• Je bent communicatief sterk en je hebt een goede taalvaardigheid Nederlands/Engels/Frans/Duits;
• Naast enthousiast en gemotiveerd ben je leergierig en kom je graag goed voor de dag.

Aanvullende informatie

Werken bij Henco betekent werken in een snelgroeiende, internationaal georiënteerde onderneming. Op professionele wijze werken wij aan een optimale dienstverlening voor onze klanten.

Een aantrekkelijk verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen, alles binnen glijdende werkuren in een 40-uren stelsel waarbij je 12 aanvullende vakantiedagen per jaar opbouwt.

Je komt terecht in een functie met de nodige verantwoordelijkheid en afwisseling waarbij je als geen ander je service weet te bieden aan de CEO en alle bijhorende processen.