LIDER DE FACILIDADES Y CUMPLIMINETO

Supermercados Econo Centro De Distribucin; Carolina (PR); On-site; USD 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Supermercados Econo Centro De Distribucin busca un Coordinador/a Administrativo para supervisar Seguridad, Flota y Facilidades, asegurando documentación, compras, facturación y permisos. Apoyará proveedores, suplidores y servicios, y garantizará el cumplimiento de normativas y sistemas de gestión aplicables.

Las funciones incluyen gestionar licencias, registrar facturas y órdenes de compra, preparar reportes y apoyar auditorías ISO 22000.

Qualifications

• Experiencia mínima de 1 año en funciones administrativas relacionadas con seguridad, flota y facilidades.
• Licencia de conducir vigente en Puerto Rico.
• Dominio avanzado de Word, PowerPoint y Excel.

Responsibilities

• Coordinar reuniones, visitas y gestiones con suplidores y contratistas.
• Apoyar seguimiento y renovación de licencias, permisos y certificaciones.
• Gestionar facturas, requisiciones, órdenes de compra y pagos a través de Acumatica.
• Preparar y mantener reportes de gastos y documentos administrativos del departamento.
• Recopilar y validar documentación para creación y registro de nuevos suplidores.
• Registrar suplidores en ISO Express y enviar documentación al área de Cuentas por Pagar.
• Mantener documentación ISO 22000 física y digital.
• Apoyar auditorías internas y externas, seguimiento de acciones correctivas y cumplimiento ISO 22000.
• Apoyar coordinación de capacitaciones relacionadas con ISO 22000.
• Recibir, revisar, validar y reconciliar facturas y respaldos para preaprobación y pago en Acumatica.
• Preparar requisiciones de gastos y solicitudes de cheques para adquisición de equipos o servicios.

Skills

Microsoft Office

Job description

Objetivo de Puesto

Coordinar y dar seguimiento a los procesos administrativos y operacionales de Seguridad, Flota y Facilidades, incluyendo la documentación, las compras, la facturación, las certificaciones, los permisos, los suplidores y los servicios requeridos. Además, apoyar la coordinación y el seguimiento de las operaciones y asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios, corporativos y de los sistemas de gestión aplicables.

Responsabilidades Principales

• Coordinar reuniones, visitas, servicios y gestiones con suplidores y contratistas.
• Apoyar en el seguimiento y renovación de licencias, permisos y certificaciones requeridas.
• Coordinar y dar seguimiento a facturas, requisiciones, órdenes de compra y pagos a través de Acumatica.
• Preparar y mantener actualizados los reportes de gastos y demás documentos administrativos del departamento.
• Recopilar y validar la documentación requerida para la creación y registro de nuevos suplidores.
• Registrar nuevos suplidores en ISO Express y gestionar el envío de la documentación correspondiente al Departamento de Cuentas por Pagar.
• Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital relacionada con ISO 22000.
• Apoyar las auditorías internas y externas mediante la recopilación y presentación de la documentación requerida por el departamento. Dar seguimiento a las acciones correctivas, los requisitos y los compromisos relacionados con ISO 22000 hasta documentar su atención o cierre.
• Apoyar en la coordinación de capacitaciones relacionadas con ISO 22000, incluyendo el manejo y actualización de la matriz de adiestramientos, procesos y requisitos aplicables.
• Recibir, revisar, validar y reconciliar las facturas y los documentos de respaldo requeridos para su preaprobación y procesamiento de pago en Acumatica.
• Preparar requisiciones de gastos y solicitudes de cheques para la adquisición de equipos o servicios, así como dar seguimiento a la asignación del número de orden de compra y al envío de la documentación al contratista.
• Actualizar el reporte de gastos del departamento, reconciliarlo con las facturas y las órdenes de compra procesadas e informar oportunamente cualquier discrepancia identificada.
• Apoyar al Gerente de Facilidades en la coordinación y el seguimiento de las operaciones del equipo de Facilidades y Seguridad, conforme a las prioridades, los procedimientos y las instrucciones establecidas.
• Apoyar la recopilación y revisión de la información necesaria para mantener actualizado el Plan de Emergencias de la compañía y los procedimientos aplicables a sus diferentes departamentos.
• Coordinar la comunicación con el suplidor de servicios de seguridad, documentar las situaciones informadas y dar seguimiento a los acuerdos y las acciones requeridas.
• Mantener confidencialidad de la información sensitiva manejada.
• Usar responsable y adecuadamente los equipos provistos y los recursos de la compañía.
• Procurar el aprendizaje continuo para desempeñar sus funciones con eficiencia.
• Promover un ambiente de trabajo positivo, transparente y de colaboración en beneficio del crecimiento del negocio.
• Cumplir e informar cualquier desviación con las normas, programas y políticas corporativas, las reglas de seguridad, requisitos operacionales, plan HACCP, Programa de Seguridad Alimentaria, Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), Seguridad Ocupacional y documentación (GDP) definidos por Supermercados Econo, Inc., así como por leyes federales y estatales.
• Realizar cualquier tarea adicional que le asigne su supervisor para el buen funcionamiento del Centro.

Requisitos Mínimos del Puesto

• Mínimo 1 año de experiencia comparable al puesto
• Licencia de Conducir de Puerto Rico Vigente
• Dominio avanzado en Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel)