Leitung Gästemanagement (m/w/d)

Filmfestival Max Ophüls Preis gGmbH; Delaware; On-site; USD 32,000 - 58,000; Part time

Benefits offered by this job

Renommiertes kulturelles Projekt

Mitgestaltung Guest-Journey

Humorvolles Team

Job summary

Filmfestival Max Ophüls Preis gGmbH sucht zur internen Leitung des Gästemanagements eine freiberufliche Mitarbeiterin bzw. einen freiberuflichen Mitarbeiter. Sie koordinieren Einladungen, Datenbankpflege und Ansprechpartnerfunktion vor Ort, verhandeln Hotelkontingente, organisieren Reisen und erstellen Abrechnungen. Die Position ist honorarbasiert vom 01.

Oktober 2026 bis 28. Februar 2027, mit Perspektive auf eine längerfristige Zusammenarbeit. Anforderungen: Studium bzw.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, Ausbildung etc. oder nachgewiesene praktische Erfahrungen.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise.
• Sicher im Umgang mit Datenbanken und Excel.
• Interesse am Film- und Kinobereich.
• Bereitschaft zur Arbeit auch außerhalb der üblichen Bürozeiten.
• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch obligatorisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Einladungsmanagement für Fachbesucher, Branchenvertreter und Filmschaffende.
• Konzeption, Pflege und Aktualisierung der Datenbank im Bereich Fachbesuchermanagement.
• Ansprechpartner:in für vor-Ort eingeladene akkreditierte Fachbesucher:innen und Filmschaffende.
• Verhandlung von Zimmerpreisen und Kontingenten mit Festivalhotels.
• Reise- und Hotelbuchungen, Koordination von Stornierungen und Reservierungsänderungen.
• Vorlagen für Reisekostenabrechnungen erstellen und aktualisieren.
• Aufbau und Aktualisierung der Budgetliste für Gästemanagement.
• Mitarbeit bei der Broschüre für Akkreditierte und Gäste.
• Betreuung der Festivalgäste vor Ort.
• Durchführung und Prüfung der Hotel- und Reisekostenabrechnungen.
• Akquise und Durchführung des DB-Veranstaltungstickets in Kooperation mit der Deutschen Bahn.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

schriftliche Ausdrucksweise

mündliche Ausdrucksweise

Datenbankkenntnisse

Excel

Film/ Kino

flexible Arbeitszeiten

Deutsch & Englisch

Französisch vorteilhaft

Education

Hochschulabschluss oder vergleichbare Erfahrung

Tools

Datenbanken

Excel

Job description

Die Filmfestival Max Ophüls Preis gGmbH sucht eine:n freie:n Mitarbeiter:in

Leitung Gästemanagement (m/w/d)

Das Filmfestival Max Ophüls Preis ist das bedeutendste Festival für Talente aus dem deutschsprachigen Raum in Europa. Jährlich verzeichnet das Filmfestival mehr als 36.000 Besucher:innen und mehr als 1.500 akkreditierte Branchenvertreter:innen. Filme, Themen und Talente strahlen von hier aus bis über die europäischen Grenzen hinaus und bestimmen Trends, Diskussionen und Entwicklungen im aktuellen Kinogeschehen.

Die Leitung Gästemanagement (m/w/d) wird im Rahmen einer freien Mitarbeit auf Honorarbasis vom 01. Oktober 2026 bis zum 28. Februar 2027 projektbezogen für die 48. Ausgabe des Filmfestivals Max Ophüls Preis (Januar 2027) ausgeschrieben. Perspektivisch wird eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt.

Wir bieten

• Mitwirkung an einem renommierten kulturellen Projekt für den deutschsprachigen Filmnachwuchs mit hoher gesellschaftlicher Strahlkraft
• Die Möglichkeit, eigene Ideen zur Optimierung der Guest-Journey aktiv einzubringen und umzusetzen
• Ein humoriges Team, dass aufeinander achtgibt und sich gegenseitig unterstützt

Deine Aufgaben

• Einladungsmanagement für mit Kostenübernahme eingeladene Fachbesucher:innen, Branchenvertreter:innen, Filmschaffende etc., inklusive Erstellung des Einladungsverteilers (in Zusammenarbeit mit der Akkreditierung und in Absprache mit der Festivalleitung)
• Konzeption, Pflege und Aktualisierung der Datenbank für den Bereich Fachbesuchermanagement
• Ansprechpartner:in für vor-Ort-eingeladene akkreditierte Fachbesucher:innen und Filmschaffende
• Verhandlung Zimmerpreise und -kontingente mit den verschiedenen Festivalhotels
• Reise- und Hotelbuchung für eingeladene Festivalgäste inkl. Koordination der Zimmerstornierungen und Reservierungsänderungen
• Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen für die Reisekostenabrechnung
• Aufbau und fortwährende Aktualisierung der Budgetliste für den Bereich Gästemanagement
• Mitarbeit bei der Erstellung der Broschüre für Akkreditierte und Gäste
• Betreuung der Festivalgäste vor Ort
• Durchführung und Prüfung der Hotel- und Reisekostenabrechnungen
• Akquise und Durchführung des DB Veranstaltungsticket (Kooperation mit der Deutschen Bahn)

Qualifikation

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, Ausbildung etc. oder nachgewiesene praktische Erfahrungen
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
• Sicher im Umgang mit Datenbanken und Excel
• Interesse am Film- und Kinobereich
• Bereitschaft zur Arbeit auch außerhalb der üblichen Bürozeiten
• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch obligatorisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil

Menschen mit strukturellen Diskriminierungserfahrungen werden bei gleicher Eignung im Auswahlverfahren besonders berücksichtigt (§ 5 AGG).

Fragen beantwortet Julia Ebersbach, Organisationsleitung
[e-mail], Tel.:[phone]

Filmfestival Max Ophüls Preis gGmbH, Europaallee 22, 66113 Saarbrücken
www.ffmop.de

Arbeitsort: Vor Ort