GMP Documentation Assistant (m/w/d)

Aurora Europe GmbH; Germany (OH); On-site; USD 58,568 - 81,995; Full time

Benefits offered by this job

Kostenloser Kaffee und frisches Obst

Geförderte Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Familienfreundliche Arbeitszeiten

Job summary

Aurora Europe GmbH sucht einen GMP Documentation Assistant, der eine Schlüsselrolle im Produktionsumfeld einnimmt. Zu den Aufgaben gehören die Prüfung von Dokumenten, die Vorbereitung für Audits und die Schulungsverwaltung.

Wir bieten eine Vollzeitstelle mit familienfreundlichen Arbeitszeiten, täglichen Snacks im Büro und einer geförderten Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden.

Qualifications

• Erfahrung im GMP-Umfeld oder in regulierten Dokumentationsprozessen ist ein Plus.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch von Vorteil.
• Erfahrung im Dokumentenmanagement oder QA-/Compliance-nahen Bereichen von Vorteil.

Responsibilities

• Prüfung von Batch Records und Logbüchern auf Vollständigkeit.
• Vorbereitung kompletter Dokumentenpakete für Audits.
• Pflege und Aktualisierung der GMP-Trainingsmatrix.

Skills

GMP-Dokumentation

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Education

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im wissenschaftlichen Bereich

Tools

MS Office

Digitale Dokumentationssysteme

Job description

Verantwortlichkeiten

Als GMP Documentation Assistant übernimmst du eine Schlüsselrolle im Produktionsumfeld: Du sorgst dafür, dass alle Dokumentationsabläufe gemäß GMP‑Vorgaben zuverlässig, strukturiert und rechtssicher funktionieren. Du bist das organisatorische Rückgrat zwischen Operations und QA – und stellst sicher, dass Unterlagen vollständig, korrekt und auditbereit sind.

• Prüfung von Batch Records, Logbüchern und weiteren Produktionsunterlagen auf Vollständigkeit und Genauigkeit.
• Steuerung des gesamten Dokumentenlebenszyklus: Erstellung, Verteilung, Nachverfolgung, Archivierung.
• Pflege von Dokumentenregistern, Versionsständen und gelenkten Formularen.
• Fristgerechte Sammlung, Digitalisierung und sichere Ablage aller manufacturing‑relevanten Dokumente.

Audit & Inspektionsvorbereitung

• Vorbereitung kompletter Dokumentenpakete für interne Audits, behördliche Inspektionen und QA‑Reviews.
• Nachverfolgung von Maßnahmen aus Audits, CAPA‑Prozessen und Change Controls.
• Unterstützung bei Geräte‑, Reinigungs- und Trainingslogbüchern.

Trainingsmanagement

• Pflege und Aktualisierung der GMP‑Trainingsmatrix.
• Verfolgung der Trainingsabschlüsse zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft.
• Abstimmung mit Supervisors und der LdH für Trainingsplanung und Follow‑ups.

Administrative Unterstützung des Manufacturing‑Bereichs

• Unterstützung bei Meeting‑Organisation, Protokollführung und Action Tracking.
• Erstellung von KPI‑Auswertungen, Dokumentationsübersichten und monatlichen Reports.
• Vertrauliche und sichere Handhabung sensibler Produktions‑ und Qualitätsdaten.

Schnittstellenfunktion

• Hauptansprechpartner*in für den Dokumentenfluss zwischen Operations und QA.
• Enge Zusammenarbeit mit Supervisors, GMP Technicians, Logistik und Cultivation.
• Klare Kommunikation der Dokumentationsanforderungen an das GMP‑Team.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im wissenschaftlichen, administrativen, technischen oder pharmazeutischen Bereich.
• Erste Erfahrung im GMP‑Umfeld oder in regulierten Dokumentationsprozessen ist ein Plus, aber kein Muss.
• Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in QA‑/Compliance‑nahen Bereichen von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in GMP‑Dokumentation oder die Bereitschaft, sich tief in das Thema einzuarbeiten.
• Sehr hohes Maß an Genauigkeit, Struktur und Verantwortungsbewusstsein.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Freude an paralleler Dokumentensteuerung.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und eine zuverlässige, selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Dokumentationssystemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch von Vorteil.

Weiterer Hinweis

Vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgt eine Sicherheitsüberprüfung unter Vorlage eines aktuellen polizeilichen Führungszeugnisses.

Wir bieten Dir

• Eine Karriere beim europäischen Marktführer für medizinisches Cannabis – in einem der jüngsten und weltweit am schnellsten wachsenden Sektoren
• Vollzeitbeschäftigung
• Familienfreundliche Arbeitszeiten (Montag bis Freitag)
• Täglich kostenloser Kaffee, frisches Obst und Snacks im Büro
• Zur Unterstützung von Gesundheit und Wohlbefinden bieten wir eine geförderte Mitgliedschaft im Urban Sports Club