Gerente de Oficina AM

Spanish Schoolhouse; Cypress (TX); On-site; USD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Seguro médico

Seguro dental

Seguro de visión

Seguro de vida

Seguro de incapacidad

Días festivos pagados

Descuento del 75% en matrícula

Capacitación pagada

Job summary

Spanish Schoolhouse, la guardería de inmersión en español más grande del país, busca un Gerente de Oficina a tiempo completo. Este rol sirve como la cara amable de la marca y es clave para apoyar la matrícula y retención mediante un servicio al cliente excepcional.

Trabajarás de lunes a viernes de 8:30 am a 2:30 pm, gestionando comunicaciones, registros y coordinación de voluntarios, además de brindar apoyo administrativo al liderazgo escolar.

Qualifications

• Experiencia mínima de 2 años en administración, servicio al cliente o ventas.
• Excelentes habilidades de comunicación en inglés (oral y escrito).
• Bilingüe en inglés y español es un plus.
• Competencia en Microsoft Office.

Responsibilities

• Crear una Comunidad Escolar Acogedora y Cálida y fomentar relaciones con familias.
• Gestionar la llegada diaria, registro de estudiantes y ausencias.
• Aprender y usar nombres de estudiantes y padres para conexiones sólidas.
• Promover un entorno de aprendizaje seguro mediante simulacros y revisión de instalaciones.
• Alcanzar las metas de matrícula asesorando a las familias sobre programas.
• Proporcionar visitas personalizadas escuchando las necesidades de cada familia.
• Seguir con familias prospectivas para ayudar en matrícula y registro.
• Gestionar prospectos y mantener registros usando SSH.
• Participar en eventos escolares y comunitarios cuando sea necesario.
• Gestionar comunicaciones escolares: recordatorios, correos y redes sociales.
• Recibir a estudiantes, familias y visitantes con entusiasmo.
• Atender llamadas y correos de forma oportuna y profesional.
• Mantener comunicación sobre cierres y vacaciones escolares.
• Apoyar consultas de padres sobre registro, pagos o información general.
• Organizar y coordinar voluntarios de padres.
• Proporcionar apoyo administrativo al Director: mantener registros de estudiantes y personal.
• Mantener listas de clase y alergias actualizadas para referencia del personal.
• Asistir en planificación y ejecución de eventos.
• Brindar respaldo al Director y Asistente según sea necesario.
• Asistir a reuniones de capacitación y completar tareas ad hoc.

Skills

Inteligencia Emocional

Servicio al Cliente

Habilidades Organizativas

Habilidades de Comunicación

Competencia Técnica

Desarrollo Infantil

Resolución de Problemas

Gestión del Tiempo

Atención al Detalle

Trabajo en Equipo

Confidencialidad

Flexibilidad

Education

Diploma de secundaria o GED

Cursos universitarios o título adicional

Tools

Microsoft Office

Job description

Spanish Schoolhouse, la guardería de inmersión en español más grande del país, tiene una increíble oportunidad para un Gerente de Oficina a tiempo completo. Únete a nuestra misión de crear un futuro más grande y brillante para los niños. El Gerente de Oficina sirve como la acogedora cara y embajador de la marca de la escuela. Este papel es clave para apoyar las metas de matrícula y retención de estudiantes mediante la prestación de un servicio al cliente excepcional, el fomento de fuertes relaciones con los padres y la prestación de apoyo administrativo proactivo al liderazgo escolar. Los horarios son de lunes a viernes de 8:30 am a 2:30 pm.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

• Crear una Comunidad Escolar Acogedora y Cálida: Fomentar relaciones positivas con las familias y la comunidad local
• Comenzar cada día con música alegre de bienvenida, registrar a los estudiantes y seguir cualquier ausencia inesperada
• Aprender y usar regularmente los nombres de los estudiantes y padres para construir conexiones sólidas
• Promover un entorno de aprendizaje seguro (por ejemplo, simulacros regulares, revisiones de equipos de seguridad y revisión de las instalaciones).
• Alcanzar las Metas de Matrícula: Educar y asesorar a las familias futuras sobre nuestro programa y servicios
• Proporcionar visitas personalizadas a la escuela escuchando y comprendiendo las necesidades de cada familia
• Seguir de manera oportuna con las familias prospectivas después de las visitas para ayudar con las decisiones de matrícula y registro
• Gestionar prospectos, programar visitas y mantener registros utilizando herramientas y sistemas de gestión de prospectos de SSH
• Participar en eventos escolares y comunitarios según sea necesario
• Gestionar las Comunicaciones Escolares: Gestionar las comunicaciones escolares, incluyendo recordatorios semanales, correos electrónicos y actualizaciones de redes sociales
• Recibir a todos los estudiantes, familias y visitantes con entusiasmo
• Contestar el teléfono de la escuela y responder a los correos electrónicos de manera oportuna y profesional
• Asegurar la comunicación oportuna respecto a cierres escolares y vacaciones
• Proporcionar apoyo para las consultas de los padres relacionadas con el registro, los pagos o información general
• Organizar y coordinar voluntarios de padres según sea necesario
• Proporcionar Apoyo Administrativo al Director de la Escuela: Mantener registros de estudiantes y personal de acuerdo con los estándares requeridos
• Supervisar las cuentas pendientes y proporcionar seguimiento según sea necesario
• Mantener actualizados los listas de clase y la información de alergias para referencia del personal
• Asistir en la planificación y ejecución de eventos especiales
• Proporcionar respaldo al Director y Director Asistente según sea necesario
• Asistir a reuniones de capacitación y completar tareas ad hoc según sea necesario.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES:

• Inteligencia Emocional: Autoconciencia, empatía, habilidades sociales
• Servicio al Cliente: Servicio amigable y profesional a familias, personal e invitados
• Habilidades Organizativas: Gestión eficiente de tareas, documentos y sistemas de registro
• Habilidades de Comunicación: Comunicación verbal y escrita clara, cuidadosa y persuasiva
• Competencia Técnica: Cómodo usando Microsoft Office, correo electrónico y bases de datos escolares
• Conciencia del Desarrollo Infantil: Comprensión general del desarrollo y educación de la primera infancia (preferible)
• Resolución de Problemas: Capaz de manejar desafíos diarios con buen juicio
• Gestión del Tiempo: Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos en un entorno rápido
• Atención al Detalle: Preciso y minucioso en todas las tareas administrativas
• Trabajo en Equipo y Colaboración: Trabaja bien con otros para crear una cultura escolar positiva
• Confidencialidad: Mantiene la discreción con información sensible
• Flexibilidad: Se adapta fácilmente a las prioridades y necesidades cambiantes

REQUISITOS DE EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

• Diploma de secundaria o GED requerido, cursos universitarios o título un plus
• Mínimo de 2 años de experiencia en administración, servicio al cliente o ventas
• Fuertes habilidades de comunicación en inglés (oral y escrito) son esenciales
• Bilingüe en inglés y español un plus
• Competencia en Microsoft Office

BENEFICIOS:

• Seguro Médico, Dental, Visual, de Vida y de Incapacidad
• Días Festivos Pagados
• Descuento del 75% en Matrícula
• Capacitación Pagada
• Sonrisas y Abrazos Diarios