Coordinador de Atención al Paciente

Neighborhood Services Organization; Oklahoma City (OK); On-site; USD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Neighborhood Services Organization busca un Coordinador de Atención al Paciente Dental para apoyar la coordinación de la atención, mantener la precisión de registros y servir como primer punto de contacto para pacientes.

El rol requiere experiencia en oficina dental, programación de citas y manejo de información de pacientes, con énfasis en la confidencialidad y la excelencia en el servicio.

Qualifications

• Diploma de secundaria o GED requerido.
• Experiencia en oficina dental, coordinación de pacientes o administrativa dental.
• Conocimiento de terminología dental y registros dentales.
• Competencia en programación de citas y sistemas de gestión de práctica.
• Habilidades de servicio al cliente y relaciones con pacientes.

Responsibilities

• Proporcionar experiencia acogedora y profesional para pacientes.
• Ser punto de contacto para preguntas sobre citas, tratamientos y referencias.
• Comunicar planes de tratamiento y siguientes pasos a pacientes.
• Asistir con formularios y documentos a través de portal del paciente y sistemas de oficina.
• Mantener confidencialidad y cumplir con HIPAA y políticas de NSO.
• Programar, reprogramar y cancelar citas por múltiples canales.
• Coordinar transporte para pacientes elegibles.
• Asegurar precisión de información del paciente en EHRs y sistemas.

Skills

Customer service

Verbal communication

Written communication

Organizational skills

Multitasking

Confidentiality

Education

High school diploma or GED

Tools

Practice management software

Electronic health records

Job description

El Coordinador de Atención al Paciente Dental apoya la misión, los valores y los estándares de servicio de Neighborhood Services Organization (NSO) proporcionando una coordinación compasiva, profesional y eficiente de la atención al paciente.

Calificaciones

Diploma de escuela secundaria o GED requerido. Mínimo de dos años de experiencia en oficina dental, coordinación de pacientes dentales o experiencia administrativa dental comparable requerida. Conocimiento de terminología dental, procedimientos dentales comunes y prácticas de registro dental requerido. Experiencia con programación de citas y sistemas de gestión de práctica dental requerido. Servicio al cliente y habilidades de relaciones con pacientes demostradas. Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita. Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido. Atención al detalle y precisión demostradas. Habilidades básicas de matemáticas y capacidad para manejar y reconciliar pagos de pacientes con precisión. Dominio básico de computadoras, correo electrónico, registros electrónicos, procesamiento de texto, hojas de cálculo y equipos de oficina. Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar adecuadamente la información médica protegida. Capacidad para completar con éxito todos los requisitos previos al empleo establecidos por NSO para el puesto.

Proporcionar una experiencia acogedora, respetuosa, compasiva y profesional para todos los pacientes.

Servir como punto de contacto principal para los pacientes con preguntas sobre citas, tratamientos planificados, referencias y procedimientos de la clínica.

Comunicar planes de tratamiento y próximos pasos a los pacientes basándose en la información proporcionada y aprobada por el dentista tratante.

Preguntas clínicas directas o preguntas que requieran diagnóstico o juicio clínico al proveedor dental con licencia correspondiente.

Asistir a los pacientes con la completación de los formularios y documentos requeridos a través del portal del paciente, iPads de la oficina u otros métodos aprobados.

Verificar y actualizar la información demográfica, de contacto, médica y otra información requerida del paciente.

Proteja la privacidad del paciente, la confidencialidad y la información de salud protegida (PHI) de acuerdo con las políticas de NSO y los requisitos aplicables de HIPAA.

Programar, reprogramar y cancelar citas de pacientes por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico, sistemas aprobados de comunicación con pacientes y en persona.

Programe las citas de seguimiento, las visitas de mantenimiento y el tratamiento restaurador o especializado según lo indique el equipo clínico.

Revisar el horario diario de citas y trabajar para mantener los objetivos establecidos de programación y productividad.

Mantenga y utilice la lista de Rápido Llenado o cancelación de la clínica para llenar las citas abiertas cuando sea posible.

Contactar a los pacientes que no han confirmado las citas programadas de acuerdo con los procedimientos de la clínica.

Responda rápidamente a las solicitudes de citas recibidas a través de RevenueWell u otras plataformas aprobadas de comunicación con pacientes.

Seguimiento con los pacientes sobre planes de tratamiento incompletos y necesidades de atención pendientes.

Coordinar el transporte NSO para los pacientes elegibles que solicitan asistencia de transporte.

Asegúrese de que los pacientes reciban copias de los planes de tratamiento y entiendan los siguientes pasos de agendamiento y administrativos.

Seguir el seguimiento con los pacientes con respecto a los planes de tratamiento aprobados y ayudar con la programación de la atención recomendada.

Preparar, enviar, rastrear y dar seguimiento a las referencias a especialistas dentales externos y otros proveedores de atención dental.

Preparar, enviar, seguir y dar seguimiento a las solicitudes de consulta médica a proveedores médicos externos.

Presentar y realizar el seguimiento de planes de tratamiento y documentación relacionada con agencias y organizaciones asociadas que operan bajo acuerdos actuales o memorandos de entendimiento, de acuerdo con los requisitos de autorización y privacidad.

Coordinar la comunicación entre la NSO, agencias asociadas, proveedores médicos, especialistas dentales, laboratorios y otras partes autorizadas según sea necesario para apoyar la continuidad de la atención.

Seguimiento de las referencias y consultas pendientes y comunicación de actualizaciones de estado al personal clínico correspondiente.

Coordinar y enviar casos de laboratorio dental y documentación relacionada de acuerdo con los procedimientos de la clínica.

Ingrese con precisión la información relevante del paciente en los sistemas de gestión de consultorios dentales y de registros electrónicos.

Mantener registros precisos y completos de los pacientes de acuerdo con las políticas de NSO y los requisitos aplicables de privacidad, seguridad y retención de registros.

Escanear y archivar adecuadamente los documentos, incluyendo listas de medicación, consultas médicas, derivaciones y otros registros del paciente.

Ayudar con el mantenimiento de expedientes de pacientes, registros de clínica y documentación administrativa.

Monitorar y responder adecuadamente a llamadas telefónicas, mensajes de voz, correos electrónicos, mensajes electrónicos y solicitudes de información.

Operar múltiples líneas telefónicas; filtrar, transferir y enrutar llamadas; proporcionar información aprobada y documentar mensajes detallados.

Realizar tareas administrativas generales que incluyen escanear, copiar, archivar, faxear y preparar documentos.

Utilice medidas de protección razonables al transmitir o recibir información confidencial del paciente.

Revisar las políticas financieras de la clínica aplicables y las expectativas de pago con los pacientes.

Revise a los pacientes después de las citas y programe el cuidado de seguimiento necesario.

Recoge y publica con precisión los pagos de los pacientes de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Proporcione recibos y documentación de pago apropiada.

Mantenga las medidas de seguridad adecuadas al manejar efectivo, cheques, transacciones con tarjetas de crédito/débito y otras formas de pago.

En ausencia del Gerente de la Clínica Dental, complete los informes designados de fin de día y concilie los informes de producción/pago y depósitos aplicables para Contabilidad.

Informen de inmediato a la Gerente de Clínica Dental o al supervisor apropiado sobre las discrepancias de pago o problemas de reconciliación.

Mantenga la confidencialidad del paciente y cumpla con las políticas de privacidad y seguridad de NSO y los requisitos aplicables de HIPAA.

Siga los procedimientos aplicables de OSHA, control de infecciones, seguridad en el lugar de trabajo y control de exposición.

Mantener relaciones de trabajo profesionales y colaborativas con dentistas, higienistas, asistentes dentales, liderazgo de la clínica, personal de NSO, pacientes y socios comunitarios.

Participar en las reuniones de personal, capacitaciones y actividades clínicas requeridas.

Mantener una asistencia regular y confiable, así como puntualidad.

Cumpla con todas las políticas, procedimientos, estándares profesionales y códigos de conducta de NSO.

Realizar otras tareas razonablemente relacionadas con el puesto asignado.