CDI - Assistant.e Administratif.ve Maintenance/Exploitation IRVE - H/F

Rejoignez l’aventure Tohmo !; Paris (TX); On-site; USD 35,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Bureaux Paris

Télétravail 3 jours/semaine

Transports remboursés

Carte Swile

Leeto (service CSE)

Job summary

Tohmo recherche un(e) Assistant(e) Administratif.ve Maintenance/Exploitation IRVE en CDI pour accompagner l’exploitation de son patrimoine d’infrastructures RE/IRVE à Paris. Vous serez l’interface entre les équipes internes, prestataires, clients et partenaires techniques pour garantir la continuité et la sécurité des installations.

Profil: Bac+2/3 en Gestion/Administration avec 2 ans d’expérience en assistanat de projets ou gestion administrative technique.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en Gestion/Administration ou Management de projet.
• Expérience d’au moins 2 ans dans l’assistanat de projet ou la gestion administrative de travaux/maintenance/exploitation.

Responsibilities

• Gérer les sinistres et les mises en demeure.
• Planifier et coordonner les interventions de maintenance.
• Réaliser les devis SAV et suivre leur acceptation.
• Veiller à la conformité documentaire des partenaires de maintenance.
• Assurer la continuité des missions de l’équipe Assistance à l’Exploitation.

Skills

Organisation

Gestion de dossiers

Communication

Relation client et syndics

Education

Bac+2/3 Gestion/Administration ou Management de projet

Tools

CRM (Salesforce)

Excel/Sheets

Job description

CDI - Assistant.e Administratif.ve Maintenance/Exploitation IRVE - H/F

Tohmo est le leader de la recharge de véhicules électriques en Europe. Notre mission est claire : lever le frein de la recharge pour accélérer la transition énergétique et rendre la mobilité électrique plus simple, plus accessible et plus performante.

Créée en 2014 notre entreprise propose aujourd’hui une offre unique à 360° : de la recharge en copropriété et en bureaux, à l’accompagnement des particuliers et des entreprises. #WeAreWhereYouAre

Présents dans 7 pays européens et forts de plus de 400 collaborateurs passionnés, nous partageons une ambition commune : bâtir un futur plus durable. Nos engagements et nos succès en témoignent :

Certifiée ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001

Label HappyIndex®Trainees 2025 : élue n°1 du secteur énergie/environnement pour le bien-être de ses stagiaires et alternants

Labellisée médaille d’argent HappyAtWork par ChooseMyCompany

Chez nous, chaque talent compte et contribue à transformer la mobilité de demain.

Pour cela, nous recherchons notre futur.e Assistant.e Administratif.ve Maintenance/Exploitation IRVE en CDI pour un démarrage dès que possible.

Votre rôle : Rattaché.e au Responsable du pôle Performance, vous êtes au cœur de l'exploitation de notre patrimoine d'infrastructures de recharge pour véhicules électriques. Véritable interface entre nos équipes internes, nos prestataires, nos clients, les syndics et le Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique, vous pilotez les processus administratifs qui garantissent la continuité de service, la conformité et la sécurité de nos installations.

Vos missions principales :

• 1. Gestion des sinistres et des mises en demeure

  Animer et piloter le processus de gestion des sinistres : déclaration, constitution des dossiers, suivi auprès des assureurs et des parties prenantes (expert, commissaire de justice, service juridique, etc) jusqu'à clôture.

  Réceptionner et traiter les mises en demeure : analyse, orientation vers la bonne équipe, animation avec le service juridique et suivi des réponses dans les délais.

• 2. Planification et coordination des interventions de maintenance

  Animer le processus de maintenance préventive : planification des campagnes, suivi de réalisation et contribution à son automatisation.

  Planifier les interventions de maintenance curative : gestion des accès, contact avec les clients et les syndics, organisation de l'agenda des électriciens et déclenchement de nos prestataires.

  Gérer les interventions du Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique sur nos points de livraison (PDL) en exploitation : gestion des accès, planification et coordination de la présence d'un technicien interne ou externe.

• 3. Devis SAV et suivi des points de livraison

  Réaliser les devis SAV et en assurer le suivi jusqu'à acceptation.

  Animer le processus de contrôle des PDL résiliés : identification, vérifications et actions correctives avec les équipes concernées.

• 4. Conformité documentaire de nos partenaires de maintenance

  Référencer nos partenaires de maintenance et tenir à jour leurs documents légaux (attestations, assurances, habilitations…).

  Établir et mettre à jour le plan de prévention annuel ainsi que les plans de prévention spécifiques à nos sites B2B.

• 5. Continuité des missions de l'équipe d'Assistance à l'Exploitation

  Pendant les congés des membres de l'équipe d'Assistance à l'Exploitation, vous assurez la continuité de leurs missions :

  Commandes fournisseurs : émettre les bons de commande de maintenance préventive et curative dans notre CRM, suivre leur validation et relancer les partenaires en cas de retard.

  Contrôle des interventions : collecter, vérifier et archiver les rapports d'intervention, contrôler leur cohérence avec les commandes et les bordereaux de prix, mettre à jour les statuts.

  Facturation : émettre les devis et factures clients, rapprocher et approuver les factures fournisseurs, traiter les litiges de facturation.

  Logistique : réaliser les bons de livraison pour l'envoi de pièces et de matériel, suivre les retours matériel (SAV, garanties).

Profile description

Ce poste est fait pour vous si :

Vous souhaitez intégrer une entreprise en croissance, dans un secteur porteur de sens.

Vous disposez d'une formation de niveau Bac+2/Bac+3 en Gestion/Administration ou Management de projet, et d'une expérience d'au moins 2 ans dans l'assistanat de projet, la gestion administrative de travaux, de maintenance ou d'exploitation (électricité, BTP, gestion immobilière, etc), ou toute autre expérience comparable.

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs simultanément sans perdre le fil.

Communication : vous avez le sens du contact, êtes à l'aise au téléphone avec les clients et les syndics, et savez faire preuve d'assertivité dans vos relances.

Outils : vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et collaboratifs. Une connaissance de Salesforce est un plus.

Une première expérience en gestion de sinistres, une connaissance des plans de prévention ou du fonctionnement du Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique sont de véritables atouts, tout comme une connaissance du secteur de la mobilité électrique (IRVE), bien que non obligatoires.

Les compétences clés pour ce poste :

Compétences techniques :

Maîtrise des outils informatiques, en particulier Excel / Sheets (TCD, formules avancées).

Aisance avec les logiciels de gestion (CRM) et les outils de planification.

Bonne compréhension des processus administratifs liés à la maintenance : devis, sinistres, documents réglementaires et prévention des risques.

Savoir-être :

Rigueur et méthode : vous suivez des dossiers à enjeux (sinistres, mises en demeure, conformité) et faites preuve de précision.

Sens de l'organisation : capacité à gérer un volume important de dossiers, à prioriser les urgences et à tenir des plannings partagés.

Communication et diplomatie : vous interagissez quotidiennement (à l'écrit comme à l'oral) avec des prestataires, des clients, des syndics, le Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique et nos équipes internes.

Ténacité : capacité à relancer efficacement vos interlocuteurs pour obtenir un accès, un document manquant ou faire avancer un dossier.

Esprit d'amélioration continue : vous êtes force de proposition pour simplifier et automatiser les processus.

Ce que nous avons à vous offrir :

Des bureaux idéalement situés en plein cœur de Paris (9ème arrondissement)

Une organisation flexible : jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l'équilibre entre vie pro et perso

Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun

Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent

Accès à la plateforme de notre CSE “Leeto” permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives…

Une vie d’entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied…) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s’engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires…)

Les prochaines étapes : notre processus de recrutement

Échange RH (30 min) : Un premier contact avec notre équipe RH pour faire connaissance, échanger sur votre parcours, vos motivations et vérifier notre affinité mutuelle.

Entretien Métier & Opérationnel avec votre Manager (45 min à 1h) : Une discussion approfondie sur vos compétences techniques, les missions concrètes du poste et vos futures collaborations au quotidien.

Échange Stratégique avec le Directeur Général (20/30 min) : Un moment dédié à la vision de l'entreprise, votre compréhension de nos enjeux de croissance et l'impact de votre rôle.

Rencontre avec l'un des Fondateurs : Un échange privilégié avec l'un de nos cofondateurs pour partager nos ambitions à long terme, valider l'adéquation avec notre culture d'équipe et répondre à vos dernières questions.